Документа оборота как пишется

Как правильно пишется слово «документооборот»

документооборо́т

документооборо́т, -а

Источник: Орфографический
академический ресурс «Академос» Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН (словарная база
2020)

документооборот

Синонимы:

Морфемный разбор слова:

Однокоренные слова к слову:

документооборот

Смотреть что такое «документооборот» в других словарях:

Документооборот — Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот … Википедия

Документооборот — движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

документооборот — сущ., кол во синонимов: 1 • оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… … Экономический словарь

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;. Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… … Официальная терминология

Документооборот — (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации … Экономико-математический словарь

документооборот — Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТООБОРОТ — процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив … Энциклопедический словарь экономики и права

документооборот — документообор от, а … Русский орфографический словарь

Источник

Как правильно пишется слово «документооборот»

Источник: Орфографический академический ресурс «Академос» Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН (словарная база 2020)

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова берберы (существительное):

Ассоциации к слову «документооборот&raquo

Синонимы к слову «документооборот&raquo

Предложения со словом «документооборот&raquo

Сочетаемость слова «документооборот&raquo

Значение слова «документооборот&raquo

1. процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив (Викисловарь)

Отправить комментарий

Дополнительно

Значение слова «документооборот&raquo

1. процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив

Предложения со словом «документооборот&raquo

При этом ей удавалось параллельно выполнять различную ответственную работу, начиная от управления системой электронного документооборота большого предприятия и заканчивая работой профессионального шеф-повара.

Под формой бухгалтерского учёта понимается порядок сочетания учётных регистров, хронологическая последовательность записей в них, построение системы документооборота.

Организация документооборота обеспечивает увязку управленческого, бухгалтерского и налогового учёта, закладывает основы налогового планирования и прогнозирования финансового результата деятельности предприятия.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Азы ЭДО: об электронном документообороте простым языком

История электронного документооборота пишется здесь и сейчас. Несмотря на то, что этот рынок начал зарождаться еще в 1990-х годах, динамично развиваться он стал после 2010 года. Еще какие-нибудь пять-шесть лет назад внедрение системы ЭДО в компании воспринималось как серьезный ИТ-прорыв, было привилегией инноваторов и крупных игроков рынка.

По оценкам аналитиков, с 2012 года в деньгах рынок ЭДО вырос почти в два раза. Рост налицо, все больше компаний знают о документообороте не понаслышке, однако, при всем том, по экспертным оценкам, например, в сегменте внутреннего документооборота объем электронных документов не превышает 10-15% от общего оборота документов. Практически все документы сейчас создаются в электронном виде, но львиная доля из них уходит на печать и движется по документообороту на бумажном носителе. Документы распечатывают для ознакомления, согласования и т.п. Чтобы электронный документ продолжал жить «электронной жизнью» и создан ЭДО. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО?

Более 50 млрд. руб. составил оборот рынка систем электронного документооборота в России в 2019 году.

155 млн документов было передано через электронный документооборот в 2018 году.

10-15% внутреннего документооборота пока переведено на электронные рельсы.

190 000 пользовательских лицензий у Сбербанка РФ, данные за 2017-2019 год, на основе исследования TAdviser. Это один из крупнейших российских пользователей системы ЭДО.

Что такое ЭДО.

Основные «двигатели» ЭДО.

Это уже состоявшиеся, зрелые заказчики. Часть из них начали заниматься внедрением электронного документооборота еще в начале 2010-х, серьезная часть присоединилась в 2014-2016 годах. Среди них крупные игроки своих отраслей, сетевики и др. А также их партнеры и контрагенты, с которыми крупные компании ведут дела. Эти компании либо на стадии работы над ошибками, либо масштабируют свои системы, либо модернизируют их.

Сейчас компании активно стремятся переводить в электронный вид бизнес-процессы, в которые вовлечено максимальное число работников, а также улучшать уже автоматизированные процессы с помощью технологических новинок, например, чат-ботов, RPA-решений. Крупные заказчики наполняют системы новыми функциями, связанными с роботизацией, искусственным интеллектом, визуализацией данных и др.

Небольшие организации, которые на пороге внедрения. Это будет их первая система ЭДО: с функциями договорного, организационного-распорядительного оборота и канцелярии. Новички, как правило, используют готовые решения, без сложных разработок.

Согласно исследованиям мирового рынка систем электронного документооборота, внедрение и обновление ЭДО является одной из приоритетных задач для ИТ-директоров компаний.

Внешние драйверы роста ЭДО.

Сложная ситуация, вызванная вспышкой болезни, заставила новым взглядом посмотреть на электронный документооборот. Весной 2020 года он оказался жизненно необходим большинству компаний, вынужденных перевести значительную часть своих сотрудников на удаленку. При дистанционном формате работы электронный обмен документами стал своего рода пропуском в новую жизнь, в «игру по новым правилам». Возможность вести дела в цифровом формате стала одним из решающих факторов выживания в новых условиях.

Простые преимущества электронных документов перед бумажными «заиграли» в кризисной ситуации новыми красками, в том числе по причине отсутствия личных контактов: сотрудники не пересекаются с продавцами канцелярии и расходных материалов, не носят документы по отделам на подпись, не контактируют с курьерами и т.п.

В чем выгоды электронного документообмена.

45 рубля – средняя итоговая стоимость документа на бумаге.

10 рублей – средняя итоговая стоимость электронного документа.

Расходы формируют носитель информации, движение документа (пересылка) и хранение. Бумажный документ требует расходов по всем статьям, электронный документ состоит из затрат на передвижения документа внутри системы.

Бумажный документ нужно распечатать, согласовать, подписать – на это может уйти не один день, затем пересылка, которая занимает от четырех дней до бесконечности. Если документ требует подписи контрагента и возврата, то это еще как минимум несколько дней. В ЭДО документ подписывается электронной подписью, за считанные минуты попадает контрагенту в любую точку мира, после подписи контрагентом документ становится доступен всем участникам ЭДО.

Документу в ЭДО свойственны следующие характеристики: достоверность, сохранность и защищенность от утечки данных. Он доступен узкому кругу лиц, передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки и потери. Все действия с документом, а именно его прочтение, внесение изменений, подписание, фиксируются в системе. Также в ЭДО сведен до минимума прямой контакт работников друг с другом, что в ситуации социального дистанцирования также является важным фактором безопасности.

Ускорение документооборота способствует снижению дебиторской задолженности: клиенты быстрее видят выставленные счета и оперативнее оплачивают их, контрагенты быстрее получают оплату.

Скорость обслуживания увеличивается, качество обслуживания растет (ошибки быстро исправляются, документы не теряются и т.п.), как следствие – увеличивается лояльность к компании ее клиентов и партнеров. На высоко конкурентных рынках это чрезвычайно важное преимущество, которое дает электронный документооборот.

Как выбрать своего оператора ЭДО.

Рынок операторов ЭДО в России конкурентен. В последние годы его мощными драйверами роста стали импортозамещение и цифровизация, причем цифровизацию, как уже было сказано в статье, активно продвигает государство. При выборе оператора ЭДО перед компанией встает серьезный выбор: при первичном изучении рынка, как правило, а зоне внимания оказываются около 30 операторов электронного документооборота. На финальном этапе выбор обычно идет примерно из пяти-семи операторов ЭДО.

По каким ключевым параметрам выбирают оператора ЭДО:

В чем преимущество СБИС ЭДО? Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение.

В системе СБИС Электронный документооборот в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также в СБИС предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Сервис позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. В любом браузере устройства сотрудника на удаленном формате работы вводится логин и пароль, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. А СБИС для удаленной работы позволит уберечь бизнес от «ничегонеделанья».

О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, во всех подробностях вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Источник

Азы ЭДО: об электронном документообороте простым языком

История электронного документооборота пишется здесь и сейчас. Несмотря на то, что этот рынок начал зарождаться еще в 1990-х годах, динамично развиваться он стал после 2010 года. Еще какие-нибудь пять-шесть лет назад внедрение системы ЭДО в компании воспринималось как серьезный ИТ-прорыв, было привилегией инноваторов и крупных игроков рынка.

По оценкам аналитиков, с 2012 года в деньгах рынок ЭДО вырос почти в два раза. Рост налицо, все больше компаний знают о документообороте не понаслышке, однако, при всем том, по экспертным оценкам, например, в сегменте внутреннего документооборота объем электронных документов не превышает 10-15% от общего оборота документов. Практически все документы сейчас создаются в электронном виде, но львиная доля из них уходит на печать и движется по документообороту на бумажном носителе. Документы распечатывают для ознакомления, согласования и т.п. Чтобы электронный документ продолжал жить «электронной жизнью» и создан ЭДО. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО?

Более 50 млрд. руб. составил оборот рынка систем электронного документооборота в России в 2019 году.

155 млн документов было передано через электронный документооборот в 2018 году.

10-15% внутреннего документооборота пока переведено на электронные рельсы.

190 000 пользовательских лицензий у Сбербанка РФ, данные за 2017-2019 год, на основе исследования TAdviser. Это один из крупнейших российских пользователей системы ЭДО.

Что такое ЭДО.

Основные «двигатели» ЭДО.

Это уже состоявшиеся, зрелые заказчики. Часть из них начали заниматься внедрением электронного документооборота еще в начале 2010-х, серьезная часть присоединилась в 2014-2016 годах. Среди них крупные игроки своих отраслей, сетевики и др. А также их партнеры и контрагенты, с которыми крупные компании ведут дела. Эти компании либо на стадии работы над ошибками, либо масштабируют свои системы, либо модернизируют их.

Сейчас компании активно стремятся переводить в электронный вид бизнес-процессы, в которые вовлечено максимальное число работников, а также улучшать уже автоматизированные процессы с помощью технологических новинок, например, чат-ботов, RPA-решений. Крупные заказчики наполняют системы новыми функциями, связанными с роботизацией, искусственным интеллектом, визуализацией данных и др.

Небольшие организации, которые на пороге внедрения. Это будет их первая система ЭДО: с функциями договорного, организационного-распорядительного оборота и канцелярии. Новички, как правило, используют готовые решения, без сложных разработок.

Согласно исследованиям мирового рынка систем электронного документооборота, внедрение и обновление ЭДО является одной из приоритетных задач для ИТ-директоров компаний.

Внешние драйверы роста ЭДО.

Сложная ситуация, вызванная вспышкой болезни, заставила новым взглядом посмотреть на электронный документооборот. Весной 2020 года он оказался жизненно необходим большинству компаний, вынужденных перевести значительную часть своих сотрудников на удаленку. При дистанционном формате работы электронный обмен документами стал своего рода пропуском в новую жизнь, в «игру по новым правилам». Возможность вести дела в цифровом формате стала одним из решающих факторов выживания в новых условиях.

Простые преимущества электронных документов перед бумажными «заиграли» в кризисной ситуации новыми красками, в том числе по причине отсутствия личных контактов: сотрудники не пересекаются с продавцами канцелярии и расходных материалов, не носят документы по отделам на подпись, не контактируют с курьерами и т.п.

В чем выгоды электронного документообмена.

45 рубля – средняя итоговая стоимость документа на бумаге.

10 рублей – средняя итоговая стоимость электронного документа.

Расходы формируют носитель информации, движение документа (пересылка) и хранение. Бумажный документ требует расходов по всем статьям, электронный документ состоит из затрат на передвижения документа внутри системы.

Бумажный документ нужно распечатать, согласовать, подписать – на это может уйти не один день, затем пересылка, которая занимает от четырех дней до бесконечности. Если документ требует подписи контрагента и возврата, то это еще как минимум несколько дней. В ЭДО документ подписывается электронной подписью, за считанные минуты попадает контрагенту в любую точку мира, после подписи контрагентом документ становится доступен всем участникам ЭДО.

Документу в ЭДО свойственны следующие характеристики: достоверность, сохранность и защищенность от утечки данных. Он доступен узкому кругу лиц, передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки и потери. Все действия с документом, а именно его прочтение, внесение изменений, подписание, фиксируются в системе. Также в ЭДО сведен до минимума прямой контакт работников друг с другом, что в ситуации социального дистанцирования также является важным фактором безопасности.

Ускорение документооборота способствует снижению дебиторской задолженности: клиенты быстрее видят выставленные счета и оперативнее оплачивают их, контрагенты быстрее получают оплату.

Скорость обслуживания увеличивается, качество обслуживания растет (ошибки быстро исправляются, документы не теряются и т.п.), как следствие – увеличивается лояльность к компании ее клиентов и партнеров. На высоко конкурентных рынках это чрезвычайно важное преимущество, которое дает электронный документооборот.

Как выбрать своего оператора ЭДО.

Рынок операторов ЭДО в России конкурентен. В последние годы его мощными драйверами роста стали импортозамещение и цифровизация, причем цифровизацию, как уже было сказано в статье, активно продвигает государство. При выборе оператора ЭДО перед компанией встает серьезный выбор: при первичном изучении рынка, как правило, а зоне внимания оказываются около 30 операторов электронного документооборота. На финальном этапе выбор обычно идет примерно из пяти-семи операторов ЭДО.

По каким ключевым параметрам выбирают оператора ЭДО:

В чем преимущество СБИС ЭДО? Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение.

В системе СБИС Электронный документооборот в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также в СБИС предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Сервис позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. В любом браузере устройства сотрудника на удаленном формате работы вводится логин и пароль, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. А СБИС для удаленной работы позволит уберечь бизнес от «ничегонеделанья».

О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, во всех подробностях вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Источник

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.