Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы в 2022 году изменился. Причина тому — в новом ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов правки первички стал недоступен. Смотрите, какой способ отпал, а какой остался.
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Согласно данным НПА при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуеется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
Пример внесения исправления в первичный учетный документ от КонсультантПлюс
При проверке требования-накладной по форме N М-11 бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо «М-400-Д20» было ошибочно указано «М-500-А10». В связи с этим 13.07.2022 в требование-накладную внесены исправления: зачеркнуто «М-500-А10», внесена верная запись — «М-400-Д20», добавлена надпись «Исправлено», дата исправления. Исправления заверены лицами, составившими требование-накладную: Красиным О.С. и Сидоровым Р.С.
Смотрите пример правок бесплатно, оформив пробный доступ к системе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
До вступления в силу ФСБУ 27/2021 налоговики разрешали вместо правки исходного документа оформить другой — исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае был подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем делали указание на то, что это исправительный документ, приводили номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.
Однако сейчас этот способ применять нельзя, считает Минфин. В Информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 (подп. г п. 
ведомство говорит, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.
Способ с заменой используют только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это прямо предусмотрено п. 20 ФСБУ 27/2021.
Удостоверьтесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Узнайте также, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.
На наглядных примерах и с юридическими комментариями объясняем, как изменить записи о Ф.И.О. или дате рождения работника, внести сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности, как исправить записи о приеме, переводе и увольнении в разделе «Сведения о работе».
Недаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.
Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках – для вас!
Изменение, дополнение или исправление?
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.
Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.
В дальнейшем и будем из этого исходить.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?
Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – «ТК РФ») – в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77–81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую – и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26–30.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.
Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.
Напомним – любая трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульного листа (сведения о работнике);
- раздела «Сведения о работе»;
- раздела «Сведения о награждении».
Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.
Меняем сведения о работнике
При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника
В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.
Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:
- ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
- записываются новые данные,
- при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.
Пример 1
Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа – Сорокина.
В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:
Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» – и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно – то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, – паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества – «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий – их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.
К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.
Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:
- Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить, составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.
class=»
Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.
Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:
- неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
- а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
- внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
- иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».
В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.
Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе – значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.
Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности
При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.
Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.
В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.
Пример 2
В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии – юрист.
Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:
Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.
Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).
Исправляем сведения о работе
Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»1. Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:
- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.
И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Исправление записей о приеме работника на работу
При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи. Тогда будет проще внести исправление.
Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.
В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:
- после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
- либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
- либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Пример 3
При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку – указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:
Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.
Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка – нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.
Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы, то исправление вносится в следующем порядке:
- после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
- делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
- это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
- в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.
В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.
В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении
В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.
Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (новая формулировка причины прекращения трудового договора)»2. Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.
Пример 4
Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ООО «Парус» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.
В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:
→
дописанному — причастие, дательный п., муж. p., прош. вр., страд, ед. ч.
↳
дописанному — причастие, дательный п., ср. p., прош. вр., страд, ед. ч.
Часть речи: инфинитив — дописать
Часть речи: глагол
Часть речи: деепричастие
Часть речи: причастие
Действительное причастие:
| Настоящее время | ||||
|---|---|---|---|---|
| Единственное число | Множественное число | |||
| Мужской род | Женский род | Средний род | ||
| Им. | ||||
| Рд. | ||||
| Дт. | ||||
| Вн. | ||||
| Тв. | ||||
| Пр. |
Страдательное причастие:
| Настоящее время | ||||
|---|---|---|---|---|
| Единственное число | Множественное число | |||
| Мужской род | Женский род | Средний род | ||
| Им. | ||||
| Рд. | ||||
| Дт. | ||||
| Вн. | ||||
| Тв. | ||||
| Пр. |
Часть речи: кр. причастие
Страдательное причастие:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Содержание
- Правила составления документов
- Исправление ошибок в документах
- Исправить ошибку в свидетельстве о собственности
- Исправить ошибку в договоре
- Как исправить ошибки в иных документах
- Как внести исправления
- Исправленному верить, как правильно пишется в бухгалтерской документации
- Ошибки в документе.
- Полезные публикации
Правила составления документов
Отсюда вытекает общее правило составления документов.
Для правильного составления документа необходимо:
1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
3. Точно и ясно излагать содержание документа;
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и про-писью;
7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре-менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в доку-ментах и своевременности записей их в учетных регистрах.
Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.
Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупа-телю).
Исправление ошибок в документах
При составлении документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются следующим образом. Под-лежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачер-киваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачер-кнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.
О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 127», которая заверяется лицами, подписавшими документ.
В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.
Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их состав-ления и оформления, существует строгий порядок.
За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими под-писями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бух-галтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответст-венность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дис-циплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо-сти автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве прово-дятся работы по унификации документов и созданию унифициро-ванных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязан-ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен-тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче-ских материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од-нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба-тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован-ную обработку данных, содержащихся в УСД.
Исправить ошибку в свидетельстве о собственности
В свидетельстве о праве собственности на землю 1992-1997 годов это сделать практически невозможно. Причем, надо заметить, что внутри такого документа есть запись «Свидетельство является временным документом и подлежит замене». При жизни человека нужно собрать ряд подтверждающих докментов и весь комплект зарегистрировать в Регитсрирующем органе. После смерти — с собранными доказательствами обращаться в суд.
Исправление ошибок в свидетельстве о праве собственности, выданном нотариусом, предполагает следующий порядок действий: подготовить доказательства, обратиться к нотариусу, доказать свою правоту. Если нотариус категорически не согласен на исправление, или этого сделать невозможно в силу закона, придется обращаться в суд. Если нотариуса, подготовившего документ, требующий корректировки ошибок, с прошествием времени уже не найти, звоните нам. Мы поможем.
Исправление ошибки в свидетельстве о собственности после смерти человека невозможно. Но ничего страшного, вместо этого можно устанавливать факты в судебном порядке. Эта процедура заменит собой исправление ошибки в старом документе о собственности.
После любых действий, исправленный документ о собственности на недвижимость должен быть зарегистрирован в УФСГРКК города или области.
Исправить ошибку в договоре
В договорах на покупку собственности, в дарственных, в договоре приватизации (передаче квартиры или комнаты в собственность граждан), договорах долевого участия в строительстве, инвестиционных договорах и пр., ошибки исправляются по-разному:
- для договоров, составленных в простой письменной форме, составляются дополнительные соглашения также в простой письменной форме (если в отношении таких договоров не стала обязательной нотариальная форма), теми же сторонами, которые участвовали в основном договоре. По сделкам с недвижимостью, такое соглашение впоследствии должно быть зарегистрировано Регистрирующим органом (необходимо не всегда). После смерти одной из сторон договора. придется обращаться в суд;
- для договоров, составленных в нотариальной форме, преимущественно требуется нотариальное исправление ошибок, также с необходимостью дальнейшей регистрации;
- исправить ошибку в договоре после смерти одной или обеих сторон договора, можно только в суде. Причем, в сам документ никакие исправления внести нельзя. Можно только устанавливать определенные факты или признавать права правопреемников по таким договорам.
Как исправить ошибки в иных документах
Для наших юристов любые процедуры по исправлению ошибок абсолютно известны и понятны. Сложности у граждан при самостоятельных шагах для исправления ошибок, могут быть при:
- определении органа, в который нужно обращаться;
- незнание или непонимание информации для запросов или корректировки данных;
- поиск организации в связи с переездом, или поиск архива при ликвидации организации;
- невозможность установления данных, требуемых для исправления ошбики и пр.
Опыт плюс различные информационные каналы дают нам возможность решать подобные проблемы быстро и качественно. Обращайтесь к нам за помощью.
28.03.2019: Вышла версия 4.5.1 LanguageTool!
- В версии для LibreOffice/Apache OpenOffice исправлена ошибка, из-за которой в диалоге настроек LanguageTool не отображались правила для выбранного языка.
26.03.2019: Вышла версия 4.5 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, украинского, каталанского, нидерландского, немецкого, галисийского и португальского языков.
- Расширен синтаксис встроенных правил.
- Полный список изменений.
- В словарь частей речи добавлены варианты написания слов с пропущенной буквой «Ё», заменённой на «Е».
- Созданы новые и улучшены существующие правила для проверки пунктуации и грамматики и правила встроенного контекстного анализа.
- В словарь независимой версии добавлены новые слова для орфографической проверки.
* Изменения для русскоязычного модуля включают:
14.01.2019: Вышла версия 4.4.1 LanguageTool!
- Исправлен баг, препятствующий открытию диалога настроек LanguageTool в LibreOffice.
27.12.2018: Вышла версия 4.4 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, украинского, каталанского, нидерландского, немецкого, французского и португальского языков.
- Полный список изменений.
26.09.2018: Вышла версия 4.3 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, украинского, каталанского, нидерландского, эсперанто, немецкого, французского, португальского и галисийского языков.
- Полный список изменений.
26.06.2018: Вышла версия 4.2 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, бретонского, каталанского, греческого, немецкого, украинского, эсперанто, португальского, испанского и нидерландского языков.
- В англоязычном модуле обновлены словари для проверки орфографии (en_GB, en_US, en_CA).
- Полный список изменений.
- Расширен и исправлен словарь частей речи, расширено описание грамматических характеристик для некоторых групп слов.
- Созданы новые и улучшены существующие правила для проверки пунктуации и грамматики.
- В словарь независимой версии добавлены новые слова для орфографической проверки.
Изменения для русскоязычного модуля включают:
27.03.2018: Вышла версия 4.1 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, немецкого, украинского, каталанского, китайского, польского, эсперанто, португальского, испанского, французского, галисийского и нидерландского языков.
- Полный список изменений.
- Улучшены правила разбиения текста на предложения.
- Созданы новые и улучшены существующие правила для проверки пунктуации и грамматики.
- Расширен словарь частей речи.
- В словарь независимой версии добавлены новые слова для орфографической проверки.
Изменения для русскоязычного модуля включают:
29.12.2017: Вышла версия 4.0 LanguageTool!
- Обновлены модули проверки для русского, английского, португальского, польского, немецкого, украинского, каталанского, французского, галисийского и нидерландского языков.
- Добавлены правила поиска «ложных друзей переводчика» для переводов между русским и английским языками.
- Для английского, немецкого и португальского языков реализована новая модель нейросети — word2vec. Описание релизации (англ. в формате pdf). Для работы этой нейросети необходим файл данных word2vec.tar.gz.
- Полный список изменений.
- Созданы новые и улучшены существующие правила для проверки пунктуации и грамматики.
- В словарь независимой версии добавлены новые слова для орфографической проверки.
Изменения для русскоязычного модуля включают:
10.03.2016: Появилась бета-версия LanguageTool для Android — LanguageTool proofreader!
Установить LanguageTool proofreader (Корректор LanguageTool) для Android. ОЧЕНЬ ВАЖНО: После установки программы зайдите в настройки Android: Settings -> Language Input -> Spell Checker (Настройки -> Языки ввода -> Проверка орфографии) и выберите «LanguageTool proofreader» (корректор LanguageTool).
Остальные новости
Как внести исправления
Перед тем как вносить изменения в документ, необходимо его досконально изучить с целью выявления допущенных неточностей. Недостоверная информация перечеркивается горизонтальной чертой таким образом, чтобы у человека, изучающего документ, была возможность прочитать отображенные ранее сведения, которые были исправлены. Правильная информация отражается рядом с неверными сведениями или на обратной стороне документации.
Перед отображением актуальной информации, необходимо сделать приписку «исправленному верить», а после нее указать дату внесения записи и характеристики должностного лица, которым была внесена корректировка, и поставить печать фирмы. При использовании корректоров с целью удаления неточной записи, документ можно сделать неактуальным.
Если ошибка была допущена в банковской или кассовой документации, то вносить изменения в нее не стоит, поскольку единственным способом решения проблемы является уничтожение документа и оформление его новой версии. Процедура проводится посредством зачеркивания всей информации длинной чертой и нанесения надписи в верхней части листа «Аннулировано».
При внесении изменений в подотчетной документации, неточности перечеркиваются длинной чертой, а в верхней части листа отражается запись о том, что отображенные сведения неактуальны. Аннулированные документы передаются на хранение в архив и должны быть сохранены на протяжении регламентированного правовыми актами времени.
Исправленному верить, как правильно пишется в бухгалтерской документации
Больничный лист с допущенными ошибками не оплачивается Фондом. При его недостоверном заполнении необходима коррекция сведений. В листе нетрудоспособности не должно быть:
- прописных букв;
- пустых ячеек;
- лишних пробелов;
- печати на незаполненном поле;
- неправильное наименование компании, являющейся работодателем.
Ошибки, не входящие в перечень недочетов, которые могут быть откорректированы, не могут быть исправлены. При их допущении придется оформлять дубликат документа, а использованный бланк признать недействительным.
Правила внесения изменений в документы
Неверные сведения перечеркиваются тонкой чертой, а на обратной стороне делается пометка, «Исправленному верить». В документах образец, как вносить корректировки, должен быть разработан ответственными лицами на предприятии. Правильно проведенная процедура сохраняет юридический статус документа. Изменения должны быть внесены тем должностным лицом, которое изначально оформляло документацию. На ней должна стоять его подпись, заверенная печатью.
Если ошибки допущены в разделе, в котором отражается сумма начисления, то документ не подлежит корректировке, и он теряет свою юридическую силу. В такой ситуации в ФСС придется подготовить отдельную бумагу, в которой отражен пересчет пособия.
Ошибки в документе.
Ошибки в документе, предоставляющем определенные права, ведет к невозможности ими пользоваться. Установление судом факта принадлежности правоустанавливающего документа позволяет устранить последствия ошибки в документе.
Распространенная ситуация, когда гражданин обращается в Пенсионный фонд за назначением пенсии и выясняется, что в написании его фамилии, имя или отчества, либо в дате рождения допущена ошибка. Ошибки в написании установочных данных на гражданина допускаются в правоустанавливающих документах на объекты недвижимости, дипломы, завещаниях, сберегательных книжках распространённое явление.
Одним из основных и менее затратных во всех отношениях способов устранения ошибки в документе является установление факта принадлежности правоустанавливающего документа судом.
Гражданские дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа рассматриваются судом в порядке особого судопроизводства.
Прежде чем обратиться в суд с заявлением об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа в суд, необходимо предпринять попытки исправить ошибки в документе во внесудебном порядке. И только если исправить ошибки в документе иным образом нельзя можно обращаться в суд.
В заявлении об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа должно быть указано для чего заявителю нужно установить этот факт, указаны доказательства невозможности устранить ошибки в документе иным путем, Например, если устанавливается факт принадлежности трудовой книжки, в трудовой книжке указывается, что установление факта необходимо для назначения пенсии. Если устанавливается факт принадлежности завещания, в заявлении указывается, что факт устанавливается для оформления наследства.
В качестве заинтересованного лица в заявлении об установлении факта принадлежности указываются лица, которые могут быть, как то заинтересованы в существе судебного решения. При установлении факта принадлежности трудовой книжки для оформления пенсии заинтересованным лицом указывается Пенсионный фонд. При установлении факта принадлежности завещания заинтересованным лицом указываются наследники по закону.
К заявлению об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа прилагается копия правоустанавливающего документа, в котором допущены ошибки, документы подтверждающие невозможность исправления ошибки во внесудебном порядке, копии документов подтверждающих наличие ошибки в документе, копии заявления по количеству заинтересованных лиц.
Заявление об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа оплачивается государственной пошлиной в размере 200 рублей.
Не все ошибки в документе могут быть исправлены путем обращения в суд с заявлением об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа.
Закон содержит прямой запрет на установление факта принадлежности военного билета, паспорта, свидетельств выдаваемых загсом. Ошибки в документе, выданного органом ЗАГСА исправляются путем обращения в этот орган или путем подачи заявления о внесении изменений в актовую запись. Если исправление ошибки необходимо для подтверждения родства, она может быть исправлена путем установления факта родственных отношений
Наиболее безопасный способ исправить ошибку в уже заключенном договоре — внести в него изменение путем заключения допсоглашения. Ошибку, которая не влияет на смысл условий договора, допустимо исправить прямо в тексте, заверив исправление подписями сторон.
Как оформить исправление ошибки в договоре с помощью допсоглашения
Законодательство не содержит понятия «исправление ошибки в договоре» и не устанавливает порядок оформления таких исправлений. Поэтому наиболее безопасным способом видится исправление ошибок путем внесения в договор изменений. При этом нужно учитывать следующее <*>:
1. По общему правилу для внесения изменений в договор с целью исправления ошибки надо достичь соглашения сторон. Однако в договоре стороны могут предусмотреть, что наличие ошибок является основанием его изменения по требованию одной из сторон.
Обратите внимание!
Расторжение договора по требованию одной из сторон осуществляется по решению суда <*>.
2. Соглашение об изменении договора нужно заключать в той же форме, что и договор. Это правило действует, если в договоре стороны не согласовали иную форму соглашения об изменении договора.
Обратите внимание!
Так как договоры с участием юрлиц заключают в письменной форме (простой или нотариальной), то и соглашение об изменении договора нужно оформить письменно <*>.
Обычно изменения в договор оформляют в виде соглашения к договору, которое подписано уполномоченными представителями сторон.
3. По общему правилу договор считается измененным с момента достижения сторонами соглашения об этом. Стороны вправе распространить действие допсоглашения на весь период действия договора <*>. Иными словами, не смотря на то, что допсоглашение заключено после подписания договора, оно может действовать с момента заключения сторонами этого договора.
Пример формулировки условия в допсоглашении:
«Изменения, внесенные настоящим дополнительным соглашением в договор от 14.10.2019 N 08-12/894, действуют с даты подписания Сторонами указанного договора».
Как оформить исправление ошибки непосредственно в тексте договора
Запрета на исправление ошибки договора путем внесения правок в его текст законодательство не содержит. Однако и порядок внесения таких исправлений не регламентирован.
На заметку
Рекомендуем исправлять непосредственно в тексте только незначительные ошибки, которые не влияют на смысл договора.
Чтобы внести исправления в текст договора, рекомендуем руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы <*>:
— зачеркнуть неправильный текст одной чертой, так, чтобы он легко читался;
— сверху или рядом с зачеркнутым текстом разборчиво написать правильный вариант;
— проставить слова «Исправлено» и дату исправления;
— указать должности, фамилии и инициалы представителей сторон, уполномоченных подписывать договор;
— скрепить исправлении подписями представителей сторон.
Обратите внимание!
Исправление должно быть внесено во все экземпляры договора, чтобы обеспечить их идентичность. Иначе может возникнуть спор о том, согласовано ли данное условие сторонами.
Какие последствия неправильного исправления ошибки в договоре
Если при исправлении ошибки нарушены правила внесения изменений в договор, негативные последствия будут зависеть от характера допущенных нарушений. Так, если:
1) исправления внесены путем зачеркивания, дописывания и т.п. и не заверены подписями сторон, то будет отказано в совершении нотариального действия с таким договором <*>. Например, нотариус откажет в совершении исполнительной надписи для взыскания задолженности, удостоверении сделки, удостоверении копии договора;
2) исправления внесены только в один экземпляр договора, то условие договора, в котором имеются разночтения, считается не согласованным сторонами. Последствия зависят от того, текст какого условия не идентичен в разных экземплярах договора:
— если разночтение касается существенного условия договора, считается, что стороны не достигли по нему согласия, следовательно, договор является незаключенным <*>.
На заметку
Незаключенность договора, по своей сути, означает отсутствие сделки как таковой. Иными словами, такой договор не влечет никаких последствий для сторон;
— если разночтения имеются в отношении условий договора, которые не являются существенными, то считать договор незаключенным нельзя <*>. При рассмотрении спора суд может посчитать такое условие не согласованным сторонами и не принять его во внимание. Если условие не согласовано, но есть норма законодательства, которая регулирует данное правоотношение, суд может применить эту норму. В этом случае стороны договора лишаются возможности урегулировать свои отношения иначе, чем предусмотрено законодательством.
Пример
При заключении договора поставки стороны согласовали, что за непоставку товара поставщик обязан уплатить штраф в размере 5% стоимости непоставленного в срок товара. При оформлении договора в тексте этого условия была допущена опечатка: указано 50% вместо 5%. Поставщик обнаружил опечатку после подписания договора и исправил ее в своем экземпляре договора с использованием корректора.
В случае возникновения спора суд может посчитать это условие не согласованным, т.к. в экземплярах сторон указан разный размер штрафа. В этом случае суд может применить законную неустойку за непоставку товара. Такая неустойка установлена в размере 10% стоимости непоставленного в срок товара <*>. Таким образом, поставщик, который неправильно исправил ошибку в договоре, вынужден будет уплатить штраф большего размера;
3) не соблюдена простая письменная форма допсоглашения об изменении договора <*>:
— стороны не смогут ссылаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт согласования изменений в договор. При этом стороны вправе использовать другие доказательства, в т.ч. письменные;
— допсоглашение будет недействительным, если это прямо указано в законодательстве или договоре, а также если договор является внешнеэкономическим.
Обратите внимание!
Если допсоглашение к договору является недействительным, договор будет действовать в первоначальной редакции, т.е. с ошибкой <*>;
4) не соблюдены нотариальная форма и требование о госрегистрации, то допсоглашение является недействительным. Иными словами, договор будет действовать в редакции с ошибкой <*>.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Дописанному верить как пишется
Возможные причины ограничения доступа:
Доступ ограничен по решению суда или по иным основаниям, установленным законодательством Российской Федерации.
Сетевой адрес, позволяющий идентифицировать сайт в сети «Интернет», включен в Единый Реестр доменных имен, указателей страниц сайтов сети «Интернет» и сетевых адресов, позволяющих идентифицировать сайты в сети «Интернет», содержащие информацию, распространение которой в Российской Федерации запрещено.
Сетевой адрес, позволяющий идентифицировать сайт в сети «Интернет», включен в Реестр доменных имен, указателей страниц сайтов в сети «Интернет» и сетевых адресов, позволяющих идентифицировать сайты в сети «Интернет», содержащие информацию, распространяемую с нарушением исключительных прав.
Как правильно пишется слово допишешь?
Правильный вариант написания слова: допишешь
Правило
Мягкий знак в конце
Начнем с мягкого знака:
- в настоящем и будущем временах в окончании 2-го лица единственного числа глагола всегда в конце слова пишется буква «Ь». Если говорить проще, это глаголы, которые отвечают на вопросы: «Что делаешь?», «Что сделаешь?». Примеры: ты гонишь(ся), плачешь, смотришь, учишь(ся), следишь, пьешь.
Личные окончания глаголов на -ишь и -ешь
Теперь, определим правила, по которым будем правильно писать личные окончания глаголов 2-го лица под ударением и без ударения. Но для этого нам потребуется определять спряжения глаголов в самых сложных случаях.
Шаг 1. Определяем, куда падает ударение
Для начала стоит определить ударное или безударное окончание глагола. Используйте примеры ниже, чтобы точно обозначить ударный слог.
- Ударные окончания встречаются у слов: кричи’шь, молчи’шь, шуми’шь, сопи’шь, мычи’шь, стучи’шь, гори’шь, ворчи’шь.
- Безударные окончания у слов: ве’ртишь, сте’лешь, ви’дишь, хо’чешь, мо’жешь, сле’пишь.
Если в слове есть приставка вы-, при определении ударения ее убираем и проверяем ударный слог без нее. Например, в словах «вы’стучишь», «вы’растишь» (от слова «растить») ударение падает на приставку вы-, и это уводит нас от правильного варианта употребления слова. Следует убрать приставку и проверить ударение в слове без неё: «стучи’шь», «расти’шь». Иногда приставка вы- неотделима от слова, в этом случае окончание является безударным, например: вы’растешь (от слова «вырасти»).
После того, как мы правильно определили ударные и безударные окончания перейдем к следующему шагу.
Шаг 2. Вспоминаем спряжения глаголов
Напомним, в русском языке есть 2 спряжения глаголов: первое и второе. Если говорить обычным языком, то это правила, по которым меняются глаголы в зависимости от лиц, числа, времени и родов по аналогии с падежами у имен существительных.
Если слово относится к первому (I) спряжению, то его формы (личные окончания) будут -у, -ю, -ешь, -ет, -ем, -ете, -ут (-ют). Приведем пример:
стелИТЬ -> я стелЮ -> ты стелЕШЬ -> он стелЕТ -> мы стелЕМ -> вы стелЕТЕ -> они стелЮТ.
Если слово относится ко второму (II) спряжению, то его формы (личные окончания) будут -у (-ю), -ишь, -ит, -им, -ите, -ат (-ят). Приведем пример:
носИТЬ -> я ношУ -> ты носИШЬ -> он носИТ -> мы носИМ -> вы носИТЕ -> они носЯТ
Также есть исключения, которые спрягаются не по стандартным правилам. Такие глаголы называют разноспрягаемыми (стоит запомнить):
хотЕТЬ -> я хочУ -> ты хочЕШЬ -> он хочЕТ -> мы хотИМ -> вы хотИТЕ -> они хотЯТ
бежАТЬ -> я бегУ -> ты бежИШЬ -> он бежИТ -> мы бежИМ -> вы бежИТЕ -> они бегУТ
чтИТЬ -> я чтУ -> ты чтИШЬ -> он чтИТ -> мы чтИМ -> вы чтИТЕ -> они чтУТ
есть -> я ем -> ты ешь -> он ест -> мы едим-> вы едите -> они едят
дать -> я даю -> ты дашь-> он даст -> мы дадим -> вы дадите -> они дадут
Осталось правильно определить спряжение. Идем дальше…
Шаг 3. Определяем спряжение глагола правильно
Если на Шаге 1 у нас вышло безударное окончание, тогда определим начальную форму глагола (инфинитив). Напомним, что это будет глагол, от которого образовано данное слово, отвечающий на вопросы: «Что делать?», «Что сделать?». Пример: пишешь — писать (что делать?). Попробуйте определить инфинитив самостоятельно, а для проверки смотрите ниже пункт «Морфологический разбор».
Определяем окончание глагола в начальной форме (инфинитиве). И в зависимости от окончания относим наш пример к первому или второму склонению и используем -ешь или -ишь, соответственно.
К первому спряжению относятся все глаголы кроме глаголов второго спряжения и разноспрягаемых.
К глаголам второго спряжения относятся:
- все, которые оканчиваются на -ить (исключения: брить, зиждиться и стелить).
- 4 слова-исключения на -ать: слышать, дышать, держать, гнать;
- 7 слов-исключений на —еть: смотреть, видеть, ненавидеть, обидеть, терпеть, зависеть, вертеть.
Для окончаний под ударением (кроме исключений, описанных выше) стоит использовать для проверки форму этого в 3 лице множественного числа (они что делают?).
- Если окончание соответствует второму спряжению, а именно: -ат или -ят, глагол 2 лица в единственном числе будет заканчиваться на -ишь.
стучАТ — стучИШЬ, сопЯТ — сопИШЬ, кричАТ — кричИШЬ.
- Если окончание соответствует первому спряжению, а именно: -ут или -ют, глагол 2 лица в единственном числе будет заканчиваться на -ешь.
разобьЮТ — разобьЁШЬ, льЮТ — льЕШЬ, жгут — жжЁШЬ.
Морфологический разбор слова допишешь
1. Часть речи — глагол
2. Морфологические признаки:
Начальная форма: дописать (инфинитив);
Постоянные признаки: 1-е спряжение, переходный, совершенный вид;
Непостоянные признаки: изъявительное наклонение, единственное число, будущее время, 2-е лицо.
3. Синтаксическая роль: Может быть различным членом предложения, смотрите по контексту.
Примеры использования и цитаты
Этих строчек не допишешь — Я к тебе пришла. Неужели ты обидишь Так, как в прошлый раз,- Говоришь, что рук не видишь, Рук моих и глаз. У тебя светло и просто. Не гони меня туда, Где под душным сводом моста Стынет грязная вода.
Как пишется слово “дописанный”?
Дописанный
⇒ Гласные буквы в слове:
д о п и с а нн ы й
гласные выделены красным
гласными являются: о, и, а, ы
общее количество гласных: 4 (четыре)
ударная гласная выделена знаком ударения « ́ »
ударение падает на букву: и
безударные гласные выделены пунктирным подчеркиванием « »
безударными гласными являются: о, а, ы
общее количество безударных гласных: 3 (три)
⇒ Согласные буквы в слове:
д о п и с а н н ы й
согласные выделены зеленым
согласными являются: д, п, с, н, н, й
общее количество согласных: 6 (шесть)
звонкие согласные выделены одинарным подчеркиванием « »
звонкими согласными являются: д, н, н, й
общее количество звонких согласных: 4 (четыре)
глухие согласные выделены двойным подчеркиванием « »
Источник статьи: http://xn--d1altk6b.xn--p1ai/dopisannomu-verit-kak-pishetsja/
Отправим материал Вам на почту
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
- Акты об оказании услуг;
- Авансовые отчеты;
- Накладные.
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Акты
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
Накладные
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
Авансовые отчеты
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
- Правки в первоначальном документе;
- Создание и отправка корректирующего документа.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
- Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
- Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
- Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
- Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Корректирующие документы
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки