Как пишется архивная справка правильно

Архивная справка — это документ, по которому граждане получают необходимые сведения из Росархива и других организаций. В письме указывают общую информацию, шифр дела и нумерацию искомых листов. 

Граждане ищут в архиве разные справки — о гражданском состоянии, образовании, трудовой деятельности, имущественных правах, регистрации по месту жительства. Этот список не является исчерпывающим. Подробно о работе архивов с запросами о выдаче различных справок, об ответственности сторон разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2012). В этом же нормативе содержится коллекция архивных справок (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам). Разберем основные запросы — о стаже работы и о регистрации.

Архивная справка о стаже работы

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: многие организации, существовавшие в 1990-2000 годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных вариантов нет, а подсказки такие:

1. В поисковой системе в интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась, обращаться в отдел кадров.
2. Если организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
3. Обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через центры госуслуг (МФЦ).

Как получить у работодателя

Бывший работник подает работодателю заявление с просьбой оформить справку (к примеру, для ПФР). Ответственный специалист собирает необходимые сведения и оформляет справку в течение трех дней после регистрации запроса. Форма архивной справки законодательно не установлена: она составляется произвольно. Но в справке должны присутствовать необходимые реквизиты:

• полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т. п.);
• продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
• должность, которую занимал сотрудник;
• указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (приказ о приеме №__ от___, приказ об увольнении №__ от___);
• расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
• информация о причине выдачи документа;
• подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Вот как выглядит архивная справка для ПФР:

Как получить документы из архива

Унифицированного бланка для заявления в Росархив не предусмотрено: составляйте обращение в произвольной форме. Инструкция, как правильно написать запрос в архив для подтверждения стажа работника:

1. Укажите название и адрес архивного отдела (или иной организации), куда направляете обращение.
2. Изложите просьбу о подтверждении факта работы или трудового стажа у конкретного работодателя.
3. Подпишите документ, впишите контакты для связи.

По такой же схеме направляют запросы о стаже бывшему работодателю. Если организация, где работал заявитель, ликвидирована, обращение направляют в территориальное отделение Росархива.

Шаблон обращения в архив:

Как получить услугу в МФЦ

МФЦ предоставляет справки из архивов некоторых ведомств, в том числе и ПФР. Вот как сделать онлайн-запрос в архив:

1. Войти в личный кабинет на сайте МФЦ.
2. Если хотите подать запрос лично, то записаться на прием на главной странице. Если отправляете запрос онлайн, то найти нужную услугу и заполнить заявление.
3. Сохранить и отправить запрос.

Заявку зарегистрируют в течение трех дней, а услугу предоставят в течение 30 дней после регистрации обращения.

Форма 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов — справки о регистрации по форме 9. Их требуют в таких случаях:

• при поступлении ребенка в детский сад или школу;
• при подаче документов на приватизацию;
• для совершения операций с недвижимостью.

В нормативах указано, какая информация содержится в архивной форме 9, — в этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства. Кроме того, в форме 9 дается характеристика жилой площади. Архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами, отделами Росархива и МФЦ.

Рекомендованный бланк формы 9 представлен на региональных сайтах госуслуг.

В некоторых случаях в составе формы 9 требуют документы о регистрации по адресу, по которому гражданин регистрировался ранее, но теперь снят с регистрационного учета. Порядок получения в архиве аналогичен справочному документу о стаже: гражданин подает заявление, указывает основание для запроса и в установленный срок получает готовый бланк.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Текст в архивной
справке дается в хронологической
последовательности событий с указанием
видов архивных документов и их дат. В
архивной справке допускается цитирование
архивных документов.

Несовпадение
отдельных данных архивных документов
со сведениями, изложенными в запросе,
не является препятствием для включения
их в архивную справку при условии, если
совпадение всех остальных сведений не
вызывает сомнений в тождественности
лица или фактов, о которых говорится в
архивных документах. В архивной справке
эти данные воспроизводятся так, как они
изложены в архивных документах, а
расхождения, несовпадения оговариваются
в тексте справки в скобках («Так в
документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе,
учебе в нескольких организациях, учебных
заведениях, включаются в одну архивную
справку.

В примечаниях по
тексту архивной справки оговариваются
неразборчиво написанные, исправленные
места («Так в тексте оригинала», «В
тексте неразборчиво»).

В тексте архивной
справки не допускаются изменения,
исправления, комментарии, по содержанию
архивных электронных документов, на
основании которых составлена архивная
справка, собственные выводы исполнителя.

После текста
архивной справки приводятся поисковые
данные архивных электронных документов,
печатные издания, использовавшиеся для
составления архивной справки. В тексте
архивной справки допускается проставление
поисковых данных архивных электронных
документов сразу после изложения каждого
факта события.

В архивной справке,
объем которой превышает один лист, листы
должны быть прошиты, пронумерованы и
скреплены печатью организации или
гербовой печатью.

Архивная справка,
предназначенная для использования на
территории Российской Федерации,
подписываются руководством организации,
исполнителем и заверяются печатью
организации. Архивная справка,
предназначенная для направления за
рубеж, подписывается руководством
организации и заверяется гербовой
печатью.

При необходимости
к архивной справке прилагаются копии
архивных документов или выписки из них,
подтверждающие сведения, изложенные в
справке.

Архивные справки,
направляемые в государства, подписавшие
Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии
с которой не требуется консульская
легализация официальных документов,
заверяются проставлением и заполнением
специального штампа – «апостиля».
Апостиль не проставляется на архивных
справках, предназначенных для направления
в государства, с которыми Российская
Федерация заключила договоры о правовой
помощи и правовых отношениях по
гражданским, семейным и уголовным делам,
а также в государства – участники СНГ,
подписавшие Соглашение о принципах и
формах взаимодействия в области
использования архивной информации, или
с которыми имеются двусторонние
соглашения о сотрудничестве.

При отсутствии в
архиве архивных документов, необходимых
для исполнения запроса, на бланке
организации составляется ответ,
подтверждающий неполноту состава
документов по теме запроса. При
необходимости ответ может быть заверен
гербовой печатью.

В случае документально
подтвержденных фактов утраты архивных
документов, содержащих запрашиваемые
сведения, организация выдает справку
по данному вопросу, при необходимости
заверенную печатью организации.

Архивные справки
оформляются на бланке организации.
Подчистки и помарки в архивных справках
не допускаются.

В архивной выписке
название архивного документа, его номер
и дата воспроизводятся полностью.
Извлечениями из текстов архивных
документов должны быть исчерпаны все
имеющиеся данные по запросу. Начало и
конец каждого извлечения, а также
пропуски в тексте архивного документа
отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к
тексту архивной выписки делаются
соответствующие оговорки о частях
текста оригинала, неразборчиво написанных,
исправленных, не прочтению и т.д. Отдельные
слова и выражения оригинала, вызывающие
сомнения в их точности, оговариваются
словами «Так в тексте оригинала», «Так
в документе». После текста архивной
выписки указываются поисковые данные
архивного электронного документа.

Архивные выписки
удостоверяются подписью руководителя
организации или уполномоченного
должностного лица и печатью.

На обороте каждого
листа архивной копии проставляются
поисковые данные архивного электронного
документа. Все листы архивной копии
скрепляются. Архивная копия заверяется
печатью и подписью руководителя
организации.

Архивные справки,
архивные выписки и архивные копии
оформляются на государственном языке
Российской Федерации.

Архивная справка,
архивная выписка и архивная копия
высылаются по почте простыми письмами.

В случае поступления
от юридического лица запроса в виде
электронного сообщения, подписанного
электронной цифровой подписью, и при
наличии в организации соответствующего
аппаратно-программного обеспечения,
архивная справка, архивная выписка и
архивная копия могут удостоверяться в
установленном порядке электронной
цифровой подписью и высылаться заявителю
по электронной почте.

Архивная справка,
архивная выписка и архивная копия,
предназначенные для направления в
государства – участники СНГ, высылаются
непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка,
архивная выписка и архивная копия,
предназначенные для направления в
государства, не являющиеся участниками
СНГ, оформляются в установленном порядке
и направляются в специально уполномоченный
федеральный орган исполнительной
власти.

Архивная справка,
архивная выписка и архивная копия в
случае личного обращения гражданина
или его доверенного лица в организацию
выдаются ему под расписку при предъявлении
паспорта или иного удостоверяющего
документа; доверенному лицу – при
предъявлении доверенности, оформленной
в установленном порядке. Получатель
архивной справки и архивной выписки
расписывается на их копиях или на обороте
сопроводительного письма к ним, указывая
дату их получения. Вторые экземпляры
(копии) архивных справок, архивных
выписок откладываются в делопроизводстве
организации в установленном порядке.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен

Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.

Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:

• О трудовой деятельности, награждениях, поощрениях. Обычно такие сведения могут потребоваться при утрате трудовой книжки, при выходе на пенсию или при ее перерасчете, при необходимости подтверждения трудового стажа и т.п.
• Об имущественных правах. Как правило, такие данные нужны при проведении операций с недвижимостью.
• Об образовании. Сведения запрашиваются, например, при трудоустройстве в целях подтверждения подлинности диплома.
• О гражданском состоянии (данные о рождении, смерти, заключении/расторжении брака, установлении опеки и т.п.) и др.

Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.

Читайте также: Новые сроки хранения документов: таблица

Как получить архивную справку

Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:

• территориальные архивы или в Росархив (в т.ч. через сайт ведомства);
• конкретную организацию, которая может предоставить нужные сведения;
• местные органы власти и территориальные ведомства.

Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.

Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:

• Подача письменного запроса. Заявление пишут в свободной форме или оформляют на бланке, выданном в соответствующем учреждении. Запрос на получение информации можно подать лично или направить почтой, в некоторых архивных организациях возможно и электронное обращение.
• Оплата услуги (при необходимости).
• Получение архивной справки или отказа в предоставлении услуги.

Что будет написано в архивной справке

После названия архивной справки необходимо продублировать текст документа, справку из которого пожелал получить заявитель.

Обратите внимание!  Все данные из документов выносятся в точном соответствии. Расхождения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов нуждаются в пояснениях.

Пояснение пишется в скобках после текста с неточностью, в нем указывается:»Так в документе», «Так в тексте оригинала». В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные создателем документа, не поддающиеся прочтению места текста документа: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».

В графе «Основание» в архивной справке необходимо указать точное название и реквизиты документа, его архивных шифров и номеров листов единиц хранения.

Запрещено включать в справку собственные выводы сотрудников архива.

Образец архивной справки

Вам может быть интересно: