Как пишется бизнес предложение

Сегодня никаких введений и прелюдий — только сухая выжимка о том, как составить коммерческое предложение (компред, КП). Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи. Цель этой статьи — научить Вас разрабатывать такое КП, которое, во-первых, прочитают. А во-вторых, прочитав которое, — откликнутся и согласятся на предложенную сделку. Готовы? Тогда приступим.

К слову, если смотреть видео для Вас удобнее, или время в дефиците, то сжато я рассказываю о создании КП в 18-м уроке курса «Копирайтинг с нуля за 30 дней», посмотрите:

Содержание статьи (быстрая навигация)

1. Что такое коммерческое предложение
2. Виды компредов
   • Холодное КП
   • Горячее КП
   • Оферта
3. Оффер в КП
4. Структура компреда
   • Колонтитул
   • Заголовок
   • Лид
   • Оффер
   • Выгоды
   • Возражения
   • Призыв
   • Постскриптум
5. Готовый образец коммерческого предложения
6. Как написать КП (пошаговый алгоритм)
7. Другие образцы коммерческих предложений
8. Как оформить коммерческое предложение
9. Что делать, когда компред написан
10. Типовые ошибки
11. Примечания

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение — это маркетинговый инструмент, который отправляется адресату регулярной или электронной почтой с целью получить отклик. Отклик — это перевод потенциального клиента на следующий этап коммуникации (встречу, презентацию или подписание договора). В зависимости от вида КП частные задачи инструмента, равно как его объем и содержание могут отличаться.

Виды коммерческих предложений

Компреды бывают трех видов: холодное, горячее и публичная оферта. Первые два вида используются в маркетинге и продажах. Третий — в юриспруденции.

1. “Холодное” коммерческое предложение

“Холодные” коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту (“холодному”). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил. Чтобы этот тип КП cработал, Вам нужен качественный таргет-лист (список получателей). Чем «чище» этот список, тем выше отклик. Если в таргет-листе общие адреса вида info@company.ru, то эффективность компреда априори снижена на 80-90%.

Возьмем для примера какую-нибудь пикантную ситуацию. Допустим, у руководителя отдела продаж компании N “горит” план. До отчета чуть меньше двух недель, он рвет на себе волосы, не зная, что делать, и получает письмо с примерно таким заголовком: “5 способов выполнить месячный план отдела продаж за неделю”. Тада-а-ам! Вот оно, спасение ситуации! И человек читает основной текст, в котором среди способов затаилась услуга, которую мы предлагаем.

Но это лишь частный случай. Главная задача “холодного” коммерческого предложения — заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться — и письмо летит в урну.

Вот почему при разработке “холодного” КП учитываются три основных риска выбрасывания:

1. На этапе получения. Обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с цветом или форм-фактором, если канал доставки физический, и т.д.
2. На этапе открытия. Обходится привлекательным предложением (его еще называют “оффером”), о нем мы поговорим чуть ниже.
3. На этапе прочтения. Обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.

Обратите внимание: объем “холодного” коммерческого предложения, как правило, составляет 1-2 страницы печатного текста, не более. Это связано с тем, что получатель изначально не настроен к чтению КП, и уж тем более он не будет его читать, если объем переваливает за 10-20 страниц.

Главное преимущество “холодного” коммерческого предложения — это его массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.

2. “Горячее” коммерческое предложение

В отличие от “холодных” аналогов, “горячее” коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (человеку, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).

“Горячие” КП отличаются от “холодных” как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению. С большего они дают человеку интересующую информацию для принятия решения (по цене, наличию, условиям и пр.). В последнее время особой популярностью пользуются “горячие” коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.

Подробнее о горячих компредах читайте в этой статье.

3. Оферта

Это особый тип компредов, выполненный в виде публичного договора, не требующего подписания. Используется на сайтах различных SaaS-сервисов или в интернет-магазинах. Как только человек выполняет условие договора (например, регистрируется на сайте), он автоматически принимает условия предложения.

Оффер коммерческого предложения

Не путать с офертой. Это совсем другое. Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер — «сердце» Вашего предложения (англ. offer — предлагать). Это суть. Другими словами, четкая формулировка, что именно Вы предлагаете. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к “холодным” КП).

Обратите внимание: оффер ВСЕГДА нацелен на выгоду для читателя, а не на товары или услуги! Проще всего его составлять по формуле: мы предлагаем Вам {выгода} за счет {товар}

Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):

• Мы предлагаем Вам офисную мебель
• Мы предлагаем Вам посетить семинар
• Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта
• Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы

И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, — здесь нет никакой выгоды для получателя. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь? Какие преимущества получит?

В то же время, эти предложения можно “перевернуть”, сделать более личными и ориентированными на читателя. Например:

• Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
• Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
• Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
• Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.

Идею Вы поняли. Главное — донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги — это способ эту выгоду получить. Подробнее об оффере — в этой статье.

Структура коммерческого предложения

По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это естественно, поскольку КП — частный случай коммерческого текста. Но есть один элемент, который выделяет компреды из массы других инструментов. Это оффер. Впрочем, давайте обо все по-порядку.

0. Колонтитул

В колонтитул чаще всего выносятся логотип (чтобы КП отождествлялось с конкретной компанией) и контактные данные с мини-призывом. Это делается для экономии времени и места. Стоит человеку только глянуть на верхнюю часть документа — он уже знает, о чем идет речь и как с Вами связаться. Очень удобно. Размер колонтитула, как правило, не превышает 2 см. Как-никак, для холодного компреда формата А4 — каждый сантиметр на счету. Посмотрите, как я компоновал бы коммерческое предложение, скажем, для своего блога. В данном случае я продаю контент в обмен на время читателей.

1. Заголовок коммерческого предложения

Жизненно важный элемент. Особенно для “холодного” КП. Его задача — привлечь внимание и с ходу зацепить выгодой.

Обратите внимание: когда речь идет о “холодном” компреде, заголовок “Коммерческое предложение” — не самый удачный вариант. Хотя бы потому что он неинформативен, занимает место и ничем не отличается от десятков других, которые присылают Ваши конкуренты. Кроме того, если человек не ждет от Вас писем и получает что-то настолько абстрактное, он рефлекторно совершает несколько кликов: “выделить” и “в спам”.

В то же время, для “горячего” коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.

В моей практике лучше всего работают заголовки (не путать с темой сопроводительного письма!) по формуле 4U. Я подробно о них рассказываю в этой статье. В сегодняшнем тестовом образце коммерческого предложения заголовок представляет связку заголовка и подзаголовка.

Лид (первый абзац)

Главная задача лида (англ. lead — вести) — вызвать интерес к тому, что Вы говорите. Иначе люди просто не станут Вас слушать. Ну, или если буквально, то читать Ваше коммерческое предложение. Лид всегда говорит о том, что важно клиенту. Для этого используется четыре подхода:

1. От проблемы (чаще всего)
2. От решения (если проблемы как таковой нет)
3. От возражений (если актуально)
4. От эмоций (очень редко)

В своем образце я использовал подход «от проблемы», посмотрите. Чуть ниже я покажу еще несколько образцов с другими подходами.

3. Оффер

О создании оффера я уже говорил чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения. Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну (вторая волна выбрасывания).

Для оффера Вы можете использовать либо общую формулу с выгодой, либо, так называемую, связку-усилитель:

• Товар+товар по выгодной цене
• Товар+услуга
• Товар+подарок и т.д.

В конце оффера я рекомендую делать графический якорь (если позволяет место). Он разрежает текстовую массу и добавляет «воздуха». Кроме того, он делает Ваше коммерческое предложение удобным для сканирования. Посмотрите, какой оффер и графический якорь я сделал в образце коммерческого предложения для своего блога. В своем КП Вы можете использовать в качестве якоря визуализацию поставляемого товара или основных направлений услуг, плюс цены (если они у Вас конкурентны).

4. Выгоды для клиента

Следующий блок — это блок выгод. Другими словами, это перечисление, что человек получает, когда соглашается на Ваше коммерческое предложение. Выгоды важно уметь отличать от свойств и характеристик. Подробнее я написал в этой статье.

Например, в образце КП для читателей своего блога я могу привести следующие выгоды. Обратите внимание: блок выгод имеет подзаголовок, который всегда обращен к читателю.

5. Обработка возражений

Обработчики всех возражений не всегда удается вставить в коммерческое предложение. Но даже так, основные можно закрыть, просто ответив на вопросы: «Кто Вы?», «Почему Вам можно доверять?», «Кто уже пользуется Вашими услугами?», «География присутствия» и т.д. Посмотрите на мой образец КП для блога. Я обрабатываю возражение, отвечая на вопрос «Кто такой автор, и можно ли ему доверять?».

В качестве обработчиков возражений часто используются блоки с триггерами социального доказательства или авторитета. Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях — это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя — фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).

Для вызова еще большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов — конкретно и по делу. Только факты.

6. Призыв к действию

Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения — это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж. Максимум — к альтернативе: позвонить или отправить Email.

Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.

Сравните:

• Позвоните мне (сильный глагол)
• Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже)

И еще один важный момент. Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.

В своем образце я вывел призыв в нижний колонтитул.

7. Постскриптум

Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, — это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. желательно взять на вооружение.

Кроме того, в постскриптум можно вставить ограничение (дедлайн). Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки “горячего” коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае “холодного” КП отсутствие ограничения может лишить компанию более половины откликов.

Ограничивать можно либо в контексте времени, либо в контексте количества товара. Например:

• Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
• Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.

Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять. А не так, что обещаете завтра повысить цену вдвое, но на следующий день этого не делаете, а обещаете то же самое.

Готовый образец коммерческого предложения

Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.

Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.

Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск по этой ссылке, чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.

Как написать коммерческое предложение (алгоритм)

Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:

1. Шаг 1: Взять за основу образец по ссылке выше.
2. Шаг 2: Заменить логотип, призыв и контакты на свои.
3. Шаг 3: разработать заголовок по формуле 4U.
4. Шаг 4: Описать настоящую «боль» клиента в первом абзаце.
5. Шаг 5: Составить оффер с решением для «боли».
6. Шаг 6: Сделать графический разделитель.
7. Шаг 7: Описать дополнительные выгоды Вашего предложения.
8. Шаг 8: Снять ключевые возражения или кратко рассказать о себе.
9. Шаг 9: Сделать призыв к действию, написать P.S. с дедлайном.

Другие образцы коммерческих предложений

По приведенной выше структуре можно составить и чисто текстовые компреды. Давайте рассмотрим образцы коммерческих предложений на поставку товара и на транспортные услуги. Несмотря на то, что они без графических разделителей, порядок блоков в них идентичный. Обратите внимание на обработчик возражения «Если у Вас уже есть поставщик». Этот прием называется психологическая подстройка и подробно описан в книге Сьюзан Вайншенк «Законы влияния».

а) Образец коммерческого предложения на транспортные услуги

Скачать образец коммерческого предложения (форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF)

б) Образец коммерческого предложения на поставку товара

Скачать образец коммерческого предложения (форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF)

Как оформить коммерческое предложение (прототип и дизайн)

Существуют и более сложные образцы компредов, которые состоят из текста и графики. Это для ситуаций, когда КП нужно красиво оформить. В таких ситуациях вначале разрабатывается прототип. Это техническое задание для дизайнера. Когда дизайн готов, КП отправляется потенциальному клиенту. Посмотрите пример такого прототипа коммерческого предложения для транспортной компании.

А вот образец КП уже в дизайне (один из возможных концептов).

Что делать, когда компред написан

Предположим, коммерческое предложение уже написано. Встает вопрос: что с ним делать дальше, и как его отправлять. Хорошо, если компред «горячего» типа. Его можно сохранить в PDF и сразу отправить клиенту, который ждет. Но как быть с холодными КП? И здесь есть аж четыре варианта.

1. Отправка регулярной почтой (физический формат). Может отлично сработать, когда Ваши конкуренты засыпают потенциального клиента своими коммерческими предложениями «по электронке». При этом постарайтесь, чтобы письмо выглядело дорого: белоснежный конверт из плотной бумаги, марка. Идеально, если адрес будет написан от руки.
2. Отправка коммерческого предложения в теле письма (HTML-формат). Для этого Вам потребуется помощь специальных программ или сервисов для Email-маркетинга. Дополнительный плюс этого подхода — Вы видите количество открытых писем с привязкой к каждому контакту в таргет-листе и времени. Очень удобно.
3. Отправка в приложении с сопроводительным письмом. В письме Вы представляетесь и вызываете интерес. Но без перегруза деталями. За дополнительной информацией человек открывает документ в приложении. О том, как писать сопроводительное письмо — здесь.
4. Вначале письмо, потом компред (при отклике). В отличие от предыдущего варианта Вы разделяете отправку на два этапа. Вначале проверяете интерес, и только когда установили контакт — отправляете коммерческое предложение.

Который из этих подходов сработает лучше — нельзя сказать априори. Нужно тестировать.

Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений

В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:

1. Ода к своей компании в стиле “Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла”. Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
2. Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний “Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…” Особенно забавно такое читать в холодных КП. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
3. Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: “Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия”.
4. Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать и КП, и прайс, и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
5. Грязный таргет-лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.
6. Абстракция и вода. Чем меньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
7. Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют КП без сегментирования — всем подряд. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать.

И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.

Примечания к составлению коммерческого предложения

Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.

По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!

Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре и алгоритму. Не забывайте, что оффер — это “сердце” любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.

Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.

И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.

Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!

Искренне Ваш, Даниил Шардаков.

P.S. Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях.

Неизвестное всегда пугает. Если у вас нет опыта написания писем-предложений, может показаться, что это какое-то сложное и долгое дело, которому нужно специально учиться. 

На самом деле все не так страшно. И чтобы подтвердить свои слова, мы подготовили примеры писем-предложений о сотрудничестве на английском и русском языках. Вы можете легко использовать их в качестве шаблона или лишь как пример, задействовав только общую структуру.

Как написать письмо-предложение. Пошаговый план с примерами

Под предложением о сотрудничестве понимают классические бумажные письма, электронную рассылку, сообщения в мессенджерах и даже видеообращения.Цель такого письма – показать ценность предложения и заинтересовать адресата в совместной работе.

Написания письма может быть полезным для заключения дальнейших договоров, пиара компании и даже для мелких задач вроде поиска площадки для мероприятия. Разберем структуру письма-предложения, типичные ошибки и особенности, на которые стоит обратить внимание.

Три ключевых момента письма-предложения 

Вне зависимости от формата, тематики предложения и уровня потенциальных партнеров, письмо должно соответствовать трем критериям:

Конкретика. Прежде, чем приступать к написанию текста, убедитесь, что у вас есть реальная идея, с которой вы обратитесь к потенциальному партнеру. В письме следует писать не просто о возможности сотрудничества, а о готовом плане, способном принести выгоду обеим сторонам.

Расплывчатые формулировки в лучшем случае оставят ваше письмо незамеченным, а в худшем – произведут негативное впечатление, так как абстрактность и неопределенность, по сути, означают перекладывание ответственности на адресата.

Краткость. Основная трудность при написании таких документов – вложить в небольшой текст всю необходимую информацию. Помните, что у адресата много работы и интенсивный поток писем. У него нет времени (и, скорее всего, желания) вникать в объемный текст от незнакомой компании.

Важно кратко сформулировать свою мысль. Если вы не сумеете зацепить адресата с первых строк, то обращение останется без ответа. Рекомендуемый объем – примерно 100 слов.

Если вы пишете обращение в мессенджер, стоит сжимать информацию еще тщательнее, так как огромный текст на маленьком экране смартфона психологически отталкивает.

Актуальность для адресата. Старайтесь отправлять предложения тем компаниям, с которыми есть реальный шанс сотрудничать. Даже из слова «партнерство» очевидно, что выгоду должны получать обе стороны.

Гиганты неохотно связываются с мелкими бизнесами. У крупных компаний вроде Coca-Cola или «Яндекс» уже есть подрядчики на каждую задачу. К тому же, подобные предложения о сотрудничестве сыплются им на почту каждый день.

Структура писем-предложений о сотрудничестве

Базовая структура написания письма-обращения проста и не зависит от типа предложения. Если кратко: вам нужно представиться, описать идею и доказать, что работать с вами выгодно. Разберем подробнее:

Обратитесь к адресату и представьтесь	Адресуйте письмо главе компании или иному лицу, принимающему решение. Напишите название вашей организации, кратко опишите, чем вы занимаетесь (желательно в 1-2 предложениях). Пишите в официально-деловом стиле, избегайте любого панибратства и использования разговорной лексики.
Изложите суть вашего предложения	После обращения сразу опишите, в чем суть ваше совместной работы. Кратко расскажите о цели сотрудничества, презентуйте свою идею.
Подкрепите доводы цифрами	Акцентируйте внимание на выгодах для второй стороны – помните, что это письмо не о вас, а о выгодах получателя. Своим письмом вы предлагаете решить его задачи, что-то улучшить, получить конкретные бонусы.  Опишите, как именно ваше предложение принесет пользу потенциальному партнеру.  Нелишним будет провести небольшое исследование и показать преимущества совместной работы в цифрах. Помните – факты и цифры лучше всего себя продают. Например, расскажите, какие материальные выгоды может получить вторая сторона или сколько потенциальных клиентов привлечет сотрудничество компаний. Желательно подчеркнуть свою заинтересованность в работе именно с компанией адресата.
Оставьте свои контакты	В конце оставьте свои контактные данные на случай, если предложение заинтересует получателя. Избегайте всевозможных призывов к действию, поскольку это все же более официальный документ, а не продающий текст.

Оформление писем

При написании письма-предложения придерживайтесь правил бизнес-переписки. Они могут слегка отличаться в зависимости от формата обращения.

• Для классических писем нужно прописывать шапку письма с реквизитами компании.
• Для электронной почты важно указывать тему обращения. Так у вас больше шансов на то, что оно не затеряется в потоке писем.
• Для неформальных обращений (например, письмо через мессенджер) шапка документа и адрес не прописываются.

Давайте разберем структуру и оформление письма на конкретных примерах.

Письма ниже предназначены для электронного обращения. Они очень короткие, но ясно отражают суть предложения. Есть небольшая статистика, которая делает письмо убедительнее.

 Пример 1. Письмо-предложение о сотрудничестве по предоставлению площадки для мероприятия 

Пример 2. Письмо-предложение о сотрудничестве издательству

Как не  стоит писать письма о сотрудничестве: примеры ошибок

Вот несколько пунктов, которые могут испортить даже самое выгодное и заманчивое предложение.

Письмо не адресовано никому конкретно. Это грубая ошибка, которая делает из любого персонализированного письма обычную спам-рассылку. 

Слишком много информации о себе. Часто бизнес письма начинают с обширного описания своей деятельности, заслуг, достижений на рынке и т. п. Это шаблонный и не эффективный подход. Удачный вариант – начать повествование с тех данных, которые интересны партнеру, например, со ссылки на предыдущие контакты с адресатом.

Речевые штампы. Глаз спотыкается о длинные выражения, которые давно потеряли свой смысл и образность. Также избегайте излишнего канцелярита. 

Громоздкие абзацы. Про объем письма мы упомянули. Оптимальная длина абзаца для восприятия его на экране компьютера — это четыре-пять строк. Придерживайтесь такого диапазона при разбиении текста, чтобы его было легче воспринимать. 

Лживые «факты». Как известно, честность – лучшая политика. Не стоит приукрашивать свое деловое письмо выдуманными цифрами и фактами. Фразы вроде «у нас более 2000 довольных клиентов», «нам доверяет 99 процентов покупателей», «мы самые успешные в этой области» могут сделать ваш текст безликим и шаблонным.

Такой подход просто малоэффективен – людям важно в первую очередь предложение и собственные выгоды, а не ваши прошлые заслуги.

Образцы писем-предложений о сотрудничестве на русском языке 

Важно понимать, что универсальных шаблонов деловых писем нет, но вот писать вполне достойные письма о сотрудничестве по конкретным шаблонам вполне можно. Предлагаем вам несколько примеров таких документов на разные темы, которые помогут лучше понять структуру и тонкости написания писем-предложений о сотрудничестве.

Образец письма-предложения о сотрудничестве поставщику

Этот образец письма о сотрудничестве подходит для организаций,которые хотят заключить контракт с поставщиком какой-либо продукции. Для таких целей важно показать серьезность ваших намерений и сразу обозначить объем требуемых услуг.

Образец письма-предложения о сотрудничестве на тему строительства

Такой пример письма актуален для девелоперов, которые хотят заключить партнерство с организацией, нуждающейся в услугах строительной компании. В этом шаблоне  четко обозначается выгода для адресата и преимущества сотрудничества.

Образец письма с предложением о сотрудничестве на тему грузоперевозок

Письмо предназначено для заключения долгосрочного контракта с грузоперевозочной компанией.Естественно, при некоторой модификации его можно использовать для любых задач, а не только автотранспортных компаний. 

Образец письма о сотрудничестве организации 

Этот образец делового письма подойдет для компаний по организации корпоративного питания, поставок продукции и услуг кейтеринга.

Образцы писем с предложением о сотрудничестве на английском языке

Если вы намерены начать партнерство с иностранными компаниями, воспользуйтесь этими образцами для собственного письма предложения о сотрудничестве на английском с переводом. Структура письма такая же, как и на русском, да и вообще общие моменты практически идентичны.

Перевод письма:

Образец предложения о сотрудничестве с аптечной сетью на английском

Перевод письма о сотрудничестве:

Письмо-предложение о сотрудничестве для компании на английском языке

Перевод письма о сотрудничества:

Эпилог

Письмо-приглашение к сотрудничеству составляют, когда предприятие ищет новые рынки сбыта, расширяет число деловых партнеров. Чтобы заинтересовать адресата и побудить его к взаимодействию, заостряйте внимание на том, чего конкретно вы хотите добиться от кооперации с компанией. Краткость и лаконичность – главные особенности письма о сотрудничестве.

Помните, что компания-получатель не ждет от вас каких-то невероятных, стилистически-идеальных писем. Да, сохранять общую канву и минимальные требования к написанию деловых писем все же стоит, но гораздо важнее все же  коротко и конкретно объяснить суть вашего предложения. 

Добра вам! 

Writing a business proposal is something that few new business owners know how to do when starting a business. In the early stages, you’re focused on your product, your business plan, and setting everything up⁠. Considering proposing your business for projects might not seem like the most pressing issue.

But it’s actually more important than new businesses realize. Even if you don’t have an immediate use for your business proposal, it can help create a plan of action for your business, help secure funding, help to identify the strengths and weaknesses of your brand, and act as a reference point for the direction of your business. 

Whether you’re looking to do business with another company or just want to create a proposal for prospective clients, here’s our guide on how to write a business proposal.

What is a business proposal?

A business proposal is a document sent to prospective clients in the hopes of working with them on a project⁠—whether it be a partnership or wanting to be the company who helps with a specific project. 

Business proposals can range in the topics they cover, depending on the nature of the involved businesses and the project your business is proposing. 

Business proposals are about addressing the needs of prospective clients and showing them why your company is the best to fit those needs. For businesses focused on B2B services, knowing how to write an effective business proposal is crucial to growth.

What are the types of business proposals?

Business proposals can vary depending on the service and nature of the project proposal, but they typically fall into three distinct categories: 

• Formally solicited proposals. This describes proposals wherein the business you’re hoping to work with has formally asked you to submit a proposal. They’re usually written in response to published requirements from the business looking for proposals. Typically, this is the result of a publicly posted request for proposals, where a prospective client is going through many proposals and finding the best one.
• Informally solicited proposals. Informally solicited proposals typically occur following conversations between a prospective client and a vendor. Usually, the customer in this case is not asking for competing proposals and there tends to be fewer formal requirements. 
• Unsolicited proposals. These proposals tend to be more generic in nature, acting as a sort of marketing brochure. Unsolicited proposals are typically used at trade shows or other public venues, where a business is shopping around for prospective clients.

Not all proposals will fit neatly into these categories. There are proposals that might start off formally solicited but then be adapted into unsolicited proposals.

How to write a business proposal

Business proposals can vary slightly in how they’re formatted, but there are a couple of crucial elements that all business proposals should have. 

1. Create your title page

The title page acts as your proposal’s “cover,”, so it’s especially important in terms of aesthetics. Your title page should convey a couple of pieces of basic information about your business and the proposal, such as the title of the proposal, your business’ name, contact information, and the date you’re submitting the proposal (or the date the proposal is crafted, in the case of unsolicited proposals). 

Your title page should be professional, but should still seek to grab the reader’s attention and draw them in. It’s pivotal in setting the tone of your proposal, so, like any advertisement, it should convey your brand’s aesthetics and character. It’s usually a good idea to include your company logo somewhere too. 

This is the first thing your client will see, so it’s important to convey your brand and proposal in a way that’s succinct, yet specific. Think of it like any visual content: viewers will only glance at it for a brief moment, so it must convey a lot of information very quickly. 

Avoid complicated graphics that may distract from the central message of the proposal. Stylistically, it should be neat and clean. Here’s an example of what a well-designed title page might look like: 

2. Compile a table of contents

A table of contents will make it easier to navigate the contents of the document. It doesn’t necessarily need to be the first page (occasionally, it follows the cover letter), but it definitely should be one of the first pages. 

Your contents page should be chronological. Avoid getting too granular with items on the list, because this will come off as noisy and overwhelming. 

A good strategy is to have the items on your list reflect specific pain points or questions the reader may have so that it’s easy for them to use the table of contents as a reference point for all their questions.

3. Write a cover letter

Your cover letter serves as an introduction of yourself. Some proposals might even include the cover letter before the table of contents as a way of setting up the proposal. 

Your cover letter should be short and no more than one page. In a few paragraphs, briefly describe your company’s background, mission statement, and unique selling proposition.

Your cover letter should be friendly and polite⁠—don’t forget your pleases and thank yous. Leave your contact information and encourage your readers to reach out to you with any questions. 

Unlike a résumé cover letter, visual graphics are encouraged, especially if they illustrate an important aspect of your brand’s accomplishments or mission. 

4. Write the executive summary

The executive summary may be the most important part of your proposal. An executive summary provides details about why you’re sending the proposal and your methodology for why you’re the best option for the client to choose from. 

Your executive summary acts similarly to a value proposition. It should outline what makes your company different and how your prospective client will benefit from working with you. 

Executive summaries summarize, but they should still be specific. Identify the client’s exact issues, explain what your company does, and outline your proposed solutions to the client’s problems.

More detailed information will follow in the rest of the proposal, so while it shouldn’t be too detailed, it should still be specific. There’s no need to cover logistics or strategies here, but it should still offer a specific solution to a specific problem.

Your executive summary should be finely tuned to the client’s needs. Even if you’re passing the proposal document on to many potential clients, it should read as though it was written for one client specifically. If potential customers have different problems, you’ll want to make adjustments to your executive summary for each of them. 

Be mindful of your tone here as well. A company that rents out party buses for college students will expect a very different tone from a company offering financial advice to seniors. 

Your executive summary should give the reader a clear idea of how your company can help them, and invite them to continue reading for more details. The summary should be specific enough to act as a standalone document but brief enough that it will inspire additional questions. 

Your executive summary should be about two to four pages, but try to keep it short if your overall proposal isn’t very long. Remember that the details will come later. 

5. Outline your customers’ problem and your company’s solution

The proposal pages will make up a majority of your business proposal. In this section, you’ll want to go into more detail about the solutions you offered in your executive summary. Your summary explained what you can do and why you’re the ideal client to do it. In the proposal pages, you’ll cover how you plan on doing it and when it can be done (a time frame).

When writing your proposal pages, it helps to consider what questions your client will have and provide them with detailed answers. 

Many writers of business proposals think of their proposal pages in terms of problems and solutions. With each proposal, start by outlining the potential issues the client might face. In doing this, you’ll show your potential clients that you have a deep understanding of their needs. 

Problem and solution pages require a lot of research. You want to show potential clients that you’ve done your homework: you understand the client’s needs and know exactly what they’re setting out to do. 

How you choose to break down the client’s problems and solutions is up to you. Some proposal document writers will list a number of problem statements alongside detailed deliverables. Other proposals might focus on one or two larger problems and provide a list of solutions to them. 

Timetables are also important here. Potential clients will want to know how quickly you’ll be able to enact your solution and when they can expect to see results. Timetables answer these questions and, as a bonus, they’re also a handy visual tool that break-up text while conveying important information.

Your own proposal will need to break down problems and solutions in a way that’s appealing to your prospective client and makes sense for your industry, so there’s no one-size-fits-all approach to this section. 

That being said, it’s generally a good idea to break up your proposal content into sections that specifically identify each problem and propose a solution. Here are some key points to address for each section: 

• The problem. Use data to back up your claims, and be specific about where your client may be falling short of their goals. 
• Implementation. Explain in detail what changes you plan on making, how long it will take to make these changes, and the purpose of making these changes. 
• Goals. Explain how you will evaluate the success of your solution and when your client can expect to see results from the changes you’ve implemented. 
• Benefits. Draw upon the assessment of the problem and explain the nature of the impact these changes will make. 

Your proposal pages should cover all of the details of the plans you will implement. It’s best to break down the text into bite-sized chunks so that it’s easier to read. Decorative graphics should be avoided here, but visual tools like charts and graphs are great for illustrating your points. 

6. Create a pricing table

Your pricing table should follow your problem and solution pages. It will include all of your products and services, paired with their pricing information.

How you structure your pricing strategy is largely dependent on the type of service you’re offering. That said, it’s usually a good idea to provide prospective clients with options. A single flat fee makes your proposal a yes or no question, which is easy to reject. Adding pricing options provides clients with a more negotiable starting point, opening up the conversation about their particular needs, rather than acting as an end point. 

Your pricing structure should be formatted in a table that’s easy to read. Offer recurring payment options, both monthly and yearly. Give discounted rates for long-term commitments. Offer add-ons, upgrades, and options. Transparency is crucial in this section. Make sure it’s easy for your clients to understand what they’re paying for and what options they have for customizing your service. Nobody likes hidden fees or fine-print stipulations. Include all the details of your pricing options in a way that’s clear and concise.

PROPOSAL TIP: Some proposal software tools offer responsive pricing tables that allow your clients to adjust their plan to fit their needs and automatically recalculates their total.

Learn more: Psychological Pricing: What Your Prices Really Say to Customers

7. Share more information about your company 

Like an About Us page on your website, your business proposal’s about us page should share the story of your business, with you, the founder, as that story’s main character. A good about us page should be brief, but still contain all the elements of a compelling narrative: 

• Setting. Set the scene: introduce the story’s protagonist(s), yourself and your co-founders, and describe how you came together to form your business.
• Conflict. What problem inspired you to start your business? Describe the issue your business identified and set out to solve.
• Plot. How did you and your team set out to find the solution to your problem? What challenges did you face and how did you overcome them?
• Resolution. What was your solution? How has it changed your industry? What milestones have you hit and how did your business set out to solve the problem?
• Characters. Introduce the rest of your team. Offer brief bios of your team members and introduce your clients to the people they’ll be working with on your project. 
• Denouement. What comes next? Describe what you see in your company’s future. Talk about how you intend to continue pursuing your goals. Make sure to set yourself up for a good sequel. 

8. Summarize your qualifications

In your cover letter, you touched on what makes your company uniquely qualified to solve your customers’ problems. In the qualifications summary, you’ll be going into detail about why your business is best qualified to help potential customers achieve their goals. 

The best qualifications summaries rely on social proof to make their case. Include case studies of previous clients, customer testimonials, praise on social media, endorsements from trusted experts in your field, and anything else that might showcase the value you provide your clients. 

For example, Omsom, a shop that sells delicious Asian sauce starters that help people make speedy restaurant-quality dinners, includes endorsements from Vice, CNN, and Vogue on its home page.  

9. Lay out the terms of the agreement

At the end of your marketing proposal, you’ll want to clarify the offer you’re making to your clients by outlining the terms and conditions of your proposal. Proposals may be considered legally binding contracts in some jurisdictions, so it’s best to work with a legal expert in crafting this section. 

Not all business proposals include a legally binding contract, so if your proposal is meant to draw your client into further negotiations, you might just include a simple call to action that provides instructions on following up with you for further negotiation. 

If you do include a legally binding contract, make sure to provide clients with a space for signing the agreement, or indicating their preferred method of moving forward.

After sending: tips on how to follow up

It can be a little nerve-wracking waiting to hear back from clients during the sales process, but it’s important to remain patient. Give potential decision makers some time⁠—remember that they still need to tend to the day-to-day functions of their business.

If you haven’t heard back and want to give potential clients a little nudge, here are some tips for following up on your proposal:

• Give them time. Wait at least a week before sending a follow-up. If they’ve confirmed receipt of your proposal, give them a week from the date of confirmation. Keep in mind that they may want to discuss it with their team before reaching back out to you.
• Grab their attention with a good subject line. As with other types of email marketing, a compelling subject line will increase the likelihood that they’ll open your email. 
• Be brief. No need to go into finer details here⁠—let your proposal do most of the talking. Use your follow-up to emphasize that you’re available for any questions and make it easy for them to reach back out to you. 
• Avoid high-pressure, salesy language. Your goal here is securing a partner, not a customer. Hacky advertising cliches like “Don’t miss out on this exciting opportunity!” will come off as alienating to potential clients. 
• Be friendly, approachable, and authentic. Your follow-up is a good opportunity to preview what it will be like working with you. Be polite, but casual⁠—as though you’re reaching out to your favorite work colleague. 
• Know when to quit. It’s easy to overlook one or two emails, but much harder to overlook three or four. If your client hasn’t responded to the three follow-ups, it’s time to move on. 

Where to find business proposal templates

If you’re just starting a business and have never written a business proposal before, it’s a good idea to take a look at a few of them to get an idea of how they’re composed for different types of businesses. Here are some good places to find examples of templates and layouts to help you in business proposal writing.

1. PandaDoc. PandaDoc boasts a wide library of over 167 free business proposal templates. Other features include interactive quote pages, contract templates, and e-signature capabilities. 
2. Canva. Among Canva’s wide variety of free design templates are a ton of free business proposal examples. Canva allows you to filter different proposal templates by style and theme, making it easy to find a template that matches your branding. 
3. Proposify. Proposify offers a ton of templates for business proposals and business contracts that include features like electronic signatures, interactive client previews, language translation, and data metrics that help you track open rates⁠—which is especially useful if you’re sending your proposal to multiple clients. 
4. Jotform. Jotform includes a wide collection of free and paid PDF templates for proposals in all kinds of industries, for all kinds of projects. Templates are converted into PDFs for easy printing, and even include a digital signature feature that allows your clients to sign your agreement digitally. 
5. Better Proposals. Better Proposals has a ton of free resources for business owners looking to learn more about how to write proposals. Along with business proposal templates, they also offer templates for quotes, contracts, and online brochures.

Learn more:

• Business Plan Template: A Practical Framework for Creating Your Business Plan
• The Road to Success: Business Plan Examples to Inspire Your Own

Don’t miss the opportunity to grow your small business

Working with clients is an incredible opportunity to grow your business. Not only because of the financial gains, but because building strong, working relationships in your industry will open up new avenues for growth and help build your reputation among your peers. 

A lot of work goes into creating a business proposal, but learning how to compose an effective business proposal will set you up for years of success. No matter what industry you’re in, there will likely come a time when you’ll need to write a business proposal.

The more satisfied customers you have, the easier it will be to attract new clients. Each new opportunity at a partnership is a stepping stone toward continued success.

Start your free trial of Shopify—no credit card required!

Writing a business proposal is something that few new business owners know how to do when starting a business. In the early stages, you’re focused on your product, your business plan, and setting everything up⁠. Considering proposing your business for projects might not seem like the most pressing issue.

But it’s actually more important than new businesses realize. Even if you don’t have an immediate use for your business proposal, it can help create a plan of action for your business, help secure funding, help to identify the strengths and weaknesses of your brand, and act as a reference point for the direction of your business. 

Whether you’re looking to do business with another company or just want to create a proposal for prospective clients, here’s our guide on how to write a business proposal.

What is a business proposal?

A business proposal is a document sent to prospective clients in the hopes of working with them on a project⁠—whether it be a partnership or wanting to be the company who helps with a specific project. 

Business proposals can range in the topics they cover, depending on the nature of the involved businesses and the project your business is proposing. 

Business proposals are about addressing the needs of prospective clients and showing them why your company is the best to fit those needs. For businesses focused on B2B services, knowing how to write an effective business proposal is crucial to growth.

What are the types of business proposals?

Business proposals can vary depending on the service and nature of the project proposal, but they typically fall into three distinct categories: 

• Formally solicited proposals. This describes proposals wherein the business you’re hoping to work with has formally asked you to submit a proposal. They’re usually written in response to published requirements from the business looking for proposals. Typically, this is the result of a publicly posted request for proposals, where a prospective client is going through many proposals and finding the best one.
• Informally solicited proposals. Informally solicited proposals typically occur following conversations between a prospective client and a vendor. Usually, the customer in this case is not asking for competing proposals and there tends to be fewer formal requirements. 
• Unsolicited proposals. These proposals tend to be more generic in nature, acting as a sort of marketing brochure. Unsolicited proposals are typically used at trade shows or other public venues, where a business is shopping around for prospective clients.

Not all proposals will fit neatly into these categories. There are proposals that might start off formally solicited but then be adapted into unsolicited proposals.

How to write a business proposal

Business proposals can vary slightly in how they’re formatted, but there are a couple of crucial elements that all business proposals should have. 

1. Create your title page

The title page acts as your proposal’s “cover,”, so it’s especially important in terms of aesthetics. Your title page should convey a couple of pieces of basic information about your business and the proposal, such as the title of the proposal, your business’ name, contact information, and the date you’re submitting the proposal (or the date the proposal is crafted, in the case of unsolicited proposals). 

Your title page should be professional, but should still seek to grab the reader’s attention and draw them in. It’s pivotal in setting the tone of your proposal, so, like any advertisement, it should convey your brand’s aesthetics and character. It’s usually a good idea to include your company logo somewhere too. 

This is the first thing your client will see, so it’s important to convey your brand and proposal in a way that’s succinct, yet specific. Think of it like any visual content: viewers will only glance at it for a brief moment, so it must convey a lot of information very quickly. 

Avoid complicated graphics that may distract from the central message of the proposal. Stylistically, it should be neat and clean. Here’s an example of what a well-designed title page might look like: 

2. Compile a table of contents

A table of contents will make it easier to navigate the contents of the document. It doesn’t necessarily need to be the first page (occasionally, it follows the cover letter), but it definitely should be one of the first pages. 

Your contents page should be chronological. Avoid getting too granular with items on the list, because this will come off as noisy and overwhelming. 

A good strategy is to have the items on your list reflect specific pain points or questions the reader may have so that it’s easy for them to use the table of contents as a reference point for all their questions.

3. Write a cover letter

Your cover letter serves as an introduction of yourself. Some proposals might even include the cover letter before the table of contents as a way of setting up the proposal. 

Your cover letter should be short and no more than one page. In a few paragraphs, briefly describe your company’s background, mission statement, and unique selling proposition.

Your cover letter should be friendly and polite⁠—don’t forget your pleases and thank yous. Leave your contact information and encourage your readers to reach out to you with any questions. 

Unlike a résumé cover letter, visual graphics are encouraged, especially if they illustrate an important aspect of your brand’s accomplishments or mission. 

4. Write the executive summary

The executive summary may be the most important part of your proposal. An executive summary provides details about why you’re sending the proposal and your methodology for why you’re the best option for the client to choose from. 

Your executive summary acts similarly to a value proposition. It should outline what makes your company different and how your prospective client will benefit from working with you. 

Executive summaries summarize, but they should still be specific. Identify the client’s exact issues, explain what your company does, and outline your proposed solutions to the client’s problems.

More detailed information will follow in the rest of the proposal, so while it shouldn’t be too detailed, it should still be specific. There’s no need to cover logistics or strategies here, but it should still offer a specific solution to a specific problem.

Your executive summary should be finely tuned to the client’s needs. Even if you’re passing the proposal document on to many potential clients, it should read as though it was written for one client specifically. If potential customers have different problems, you’ll want to make adjustments to your executive summary for each of them. 

Be mindful of your tone here as well. A company that rents out party buses for college students will expect a very different tone from a company offering financial advice to seniors. 

Your executive summary should give the reader a clear idea of how your company can help them, and invite them to continue reading for more details. The summary should be specific enough to act as a standalone document but brief enough that it will inspire additional questions. 

Your executive summary should be about two to four pages, but try to keep it short if your overall proposal isn’t very long. Remember that the details will come later. 

5. Outline your customers’ problem and your company’s solution

The proposal pages will make up a majority of your business proposal. In this section, you’ll want to go into more detail about the solutions you offered in your executive summary. Your summary explained what you can do and why you’re the ideal client to do it. In the proposal pages, you’ll cover how you plan on doing it and when it can be done (a time frame).

When writing your proposal pages, it helps to consider what questions your client will have and provide them with detailed answers. 

Many writers of business proposals think of their proposal pages in terms of problems and solutions. With each proposal, start by outlining the potential issues the client might face. In doing this, you’ll show your potential clients that you have a deep understanding of their needs. 

Problem and solution pages require a lot of research. You want to show potential clients that you’ve done your homework: you understand the client’s needs and know exactly what they’re setting out to do. 

How you choose to break down the client’s problems and solutions is up to you. Some proposal document writers will list a number of problem statements alongside detailed deliverables. Other proposals might focus on one or two larger problems and provide a list of solutions to them. 

Timetables are also important here. Potential clients will want to know how quickly you’ll be able to enact your solution and when they can expect to see results. Timetables answer these questions and, as a bonus, they’re also a handy visual tool that break-up text while conveying important information.

Your own proposal will need to break down problems and solutions in a way that’s appealing to your prospective client and makes sense for your industry, so there’s no one-size-fits-all approach to this section. 

That being said, it’s generally a good idea to break up your proposal content into sections that specifically identify each problem and propose a solution. Here are some key points to address for each section: 

• The problem. Use data to back up your claims, and be specific about where your client may be falling short of their goals. 
• Implementation. Explain in detail what changes you plan on making, how long it will take to make these changes, and the purpose of making these changes. 
• Goals. Explain how you will evaluate the success of your solution and when your client can expect to see results from the changes you’ve implemented. 
• Benefits. Draw upon the assessment of the problem and explain the nature of the impact these changes will make. 

Your proposal pages should cover all of the details of the plans you will implement. It’s best to break down the text into bite-sized chunks so that it’s easier to read. Decorative graphics should be avoided here, but visual tools like charts and graphs are great for illustrating your points. 

6. Create a pricing table

Your pricing table should follow your problem and solution pages. It will include all of your products and services, paired with their pricing information.

How you structure your pricing strategy is largely dependent on the type of service you’re offering. That said, it’s usually a good idea to provide prospective clients with options. A single flat fee makes your proposal a yes or no question, which is easy to reject. Adding pricing options provides clients with a more negotiable starting point, opening up the conversation about their particular needs, rather than acting as an end point. 

Your pricing structure should be formatted in a table that’s easy to read. Offer recurring payment options, both monthly and yearly. Give discounted rates for long-term commitments. Offer add-ons, upgrades, and options. Transparency is crucial in this section. Make sure it’s easy for your clients to understand what they’re paying for and what options they have for customizing your service. Nobody likes hidden fees or fine-print stipulations. Include all the details of your pricing options in a way that’s clear and concise.

PROPOSAL TIP: Some proposal software tools offer responsive pricing tables that allow your clients to adjust their plan to fit their needs and automatically recalculates their total.

Learn more: Psychological Pricing: What Your Prices Really Say to Customers

7. Share more information about your company 

Like an About Us page on your website, your business proposal’s about us page should share the story of your business, with you, the founder, as that story’s main character. A good about us page should be brief, but still contain all the elements of a compelling narrative: 

• Setting. Set the scene: introduce the story’s protagonist(s), yourself and your co-founders, and describe how you came together to form your business.
• Conflict. What problem inspired you to start your business? Describe the issue your business identified and set out to solve.
• Plot. How did you and your team set out to find the solution to your problem? What challenges did you face and how did you overcome them?
• Resolution. What was your solution? How has it changed your industry? What milestones have you hit and how did your business set out to solve the problem?
• Characters. Introduce the rest of your team. Offer brief bios of your team members and introduce your clients to the people they’ll be working with on your project. 
• Denouement. What comes next? Describe what you see in your company’s future. Talk about how you intend to continue pursuing your goals. Make sure to set yourself up for a good sequel. 

8. Summarize your qualifications

In your cover letter, you touched on what makes your company uniquely qualified to solve your customers’ problems. In the qualifications summary, you’ll be going into detail about why your business is best qualified to help potential customers achieve their goals. 

The best qualifications summaries rely on social proof to make their case. Include case studies of previous clients, customer testimonials, praise on social media, endorsements from trusted experts in your field, and anything else that might showcase the value you provide your clients. 

For example, Omsom, a shop that sells delicious Asian sauce starters that help people make speedy restaurant-quality dinners, includes endorsements from Vice, CNN, and Vogue on its home page.  

9. Lay out the terms of the agreement

At the end of your marketing proposal, you’ll want to clarify the offer you’re making to your clients by outlining the terms and conditions of your proposal. Proposals may be considered legally binding contracts in some jurisdictions, so it’s best to work with a legal expert in crafting this section. 

Not all business proposals include a legally binding contract, so if your proposal is meant to draw your client into further negotiations, you might just include a simple call to action that provides instructions on following up with you for further negotiation. 

If you do include a legally binding contract, make sure to provide clients with a space for signing the agreement, or indicating their preferred method of moving forward.

After sending: tips on how to follow up

It can be a little nerve-wracking waiting to hear back from clients during the sales process, but it’s important to remain patient. Give potential decision makers some time⁠—remember that they still need to tend to the day-to-day functions of their business.

If you haven’t heard back and want to give potential clients a little nudge, here are some tips for following up on your proposal:

• Give them time. Wait at least a week before sending a follow-up. If they’ve confirmed receipt of your proposal, give them a week from the date of confirmation. Keep in mind that they may want to discuss it with their team before reaching back out to you.
• Grab their attention with a good subject line. As with other types of email marketing, a compelling subject line will increase the likelihood that they’ll open your email. 
• Be brief. No need to go into finer details here⁠—let your proposal do most of the talking. Use your follow-up to emphasize that you’re available for any questions and make it easy for them to reach back out to you. 
• Avoid high-pressure, salesy language. Your goal here is securing a partner, not a customer. Hacky advertising cliches like “Don’t miss out on this exciting opportunity!” will come off as alienating to potential clients. 
• Be friendly, approachable, and authentic. Your follow-up is a good opportunity to preview what it will be like working with you. Be polite, but casual⁠—as though you’re reaching out to your favorite work colleague. 
• Know when to quit. It’s easy to overlook one or two emails, but much harder to overlook three or four. If your client hasn’t responded to the three follow-ups, it’s time to move on. 

Where to find business proposal templates

If you’re just starting a business and have never written a business proposal before, it’s a good idea to take a look at a few of them to get an idea of how they’re composed for different types of businesses. Here are some good places to find examples of templates and layouts to help you in business proposal writing.

1. PandaDoc. PandaDoc boasts a wide library of over 167 free business proposal templates. Other features include interactive quote pages, contract templates, and e-signature capabilities. 
2. Canva. Among Canva’s wide variety of free design templates are a ton of free business proposal examples. Canva allows you to filter different proposal templates by style and theme, making it easy to find a template that matches your branding. 
3. Proposify. Proposify offers a ton of templates for business proposals and business contracts that include features like electronic signatures, interactive client previews, language translation, and data metrics that help you track open rates⁠—which is especially useful if you’re sending your proposal to multiple clients. 
4. Jotform. Jotform includes a wide collection of free and paid PDF templates for proposals in all kinds of industries, for all kinds of projects. Templates are converted into PDFs for easy printing, and even include a digital signature feature that allows your clients to sign your agreement digitally. 
5. Better Proposals. Better Proposals has a ton of free resources for business owners looking to learn more about how to write proposals. Along with business proposal templates, they also offer templates for quotes, contracts, and online brochures.

Learn more:

• Business Plan Template: A Practical Framework for Creating Your Business Plan
• The Road to Success: Business Plan Examples to Inspire Your Own

Don’t miss the opportunity to grow your small business

Working with clients is an incredible opportunity to grow your business. Not only because of the financial gains, but because building strong, working relationships in your industry will open up new avenues for growth and help build your reputation among your peers. 

A lot of work goes into creating a business proposal, but learning how to compose an effective business proposal will set you up for years of success. No matter what industry you’re in, there will likely come a time when you’ll need to write a business proposal.

The more satisfied customers you have, the easier it will be to attract new clients. Each new opportunity at a partnership is a stepping stone toward continued success.

Start your free trial of Shopify—no credit card required!

Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях. 

Кто и кому может предложить сотрудничество

В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.

В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.

Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.

Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.

Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:

• благотворительные акции;
• развлекательные мероприятия;
• социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
• культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

• чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
• какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
• какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

• включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
• написать удобочитаемым шрифтом;
• для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

1. Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
2. Заголовок письма.
3. Содержательная часть о сотрудничестве.
4. Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

Как отправить письмо адресату

После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:

• обычная почта;
• е-мейл;
• передача с курьером;
• факс.

Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.

Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.

Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.

Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.

Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.

Как составить бизнес-предложение

Любой фирме рано или поздно приходится сталкиваться с поиском новых деловых партнеров, при котором без грамотно составленного и соответствующего действительности бизнес-предложения не обойтись.

Инструкция

Составляйте деловое предложение с учетом специфики вашего бизнеса и перспектив его развития. Главное – дать понять вашему потенциальному партнеру, что он тоже может быть заинтересован в сотрудничестве с вами. Объем бизнес-предожения не должен превышать одной страницы формата A4, чтобы тот, кому оно адресовано, смог хотя бы прочитать его до конца.

Предложение лучше всего составлять на фирменном бланке компании, чтобы ваш возможный партнер сразу четко представил себе, кто к нему обращается. На бланке обязательно должен быть указан адрес, контактный телефон и e-mail вашей организации, а также Ф.И.О. руководителя.

Бизнес-предложение необходимо начинать с обращения: «Уважаемый (имя, отчество)!», чтобы было понятно, что это письмо – не обычный спам, рассылаемый тоннами и километрами всем подряд, а действительно серьезное деловое письмо.

Далее напишите о том, в связи с чем вы делаете такое предложение (например, в связи с расширением торговой сети или поиском новых рынков сбыта для вашей продукции). Решите, стоит ли упоминать о том, как долго ваше предприятие работает на рынке товаров и услуг: некоторые бизнес-тренеры уверены, что действительно серьезные компании не должны говорить об этом, чтобы не испортить свою репутацию этим дешевым рекламным трюком. Однако упомянуть о том, с кем вы уже сотрудничаете, стоит, так как это может вызвать у потенциального партнера желание присоединиться к славной когорте компаний, работающих вместе с вами.

Вкратце перечислите виды и товаров и услуг, с которыми связана деятельность вашей организации. Преподнесите свое предложение так, как если бы вы сами являлись возможным партнером своей компании, то есть укажите все преимущества и выгоды от сотрудничества с вами (быстрая доставка, низкие цены, большие объемы товара, приоритет в обслуживании и т.п.).

В заключении выскажите надежду на сотрудничество и предложите связаться с вами любым удобным способом для обсуждения условий договора. Поставьте дату составления бизнес-предложения, укажите фамилию, имя, отчество руководителя полностью и его должность, согласно штатному расписанию, и распишитесь.

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?