Как пишется деловое письмо образец

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

    NPB

    Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

    Виды деловых писем

    Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

    1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
    2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
    3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
    4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
    5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
    6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
    7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
    8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
    9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
    10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
    11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

    По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

    • циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
    • стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

    Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

    Правила написания делового письма

    Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

    Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

    Основные правила делового письма следующие:

    • достоверности информации в содержании;
    • полноты содержания;
    • краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
    • отсутствие грубости, нейтральный тон;
    • отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
    • использование сленга и просторечий неприемлемо;
    • сокращения слов нежелательны;
    • отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

    Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

    Составляются письма на фирменном бланке организации.

    Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

    При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

    Составление делового письма

    Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

    Структура делового письма

    Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

    Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

    • название организации;
    • почтовый адрес;
    • ИНН, КПП;
    • контактные данные;
    • банковские реквизиты;
    • е-mail;
    • дата и номер письма;
    • отметка о получении.

    В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

    Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

    Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

    Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

    • вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
    • основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
    • итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
    • формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
    • должность руководителя и его подпись;
    • указание на приложения (если таковые есть);
    • ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

    Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

    Пример делового письма:

    Деловой стиль письма

    При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

    • точность подачи информации;
    • официальность;
    • содержательное, но краткое изложение;
    • объективность и структурированность.

    Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

    Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

    Обращение в деловом письме

    Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

    • Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

    Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

    Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

    При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

    Оформление делового письма

    Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

    • бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
    • отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
    • текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
    • если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
    • у каждого приложения идет отдельная нумерация;
    • в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

    Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

    Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

    Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

    Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

    Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

    Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
    Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

    Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

    В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

    Электронное деловое письмо

    Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

    Электронное деловое письмо состоит из частей:

    • тема;
    • приветствие:
    • суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
    • подпись с контактными данными.

    При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

    1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
    2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
    3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
    4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
    5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

    Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

    С уважением,
    коммерческий директор
    ООО «АДОТ»
    Тапочкин И.А.
    Тел. 8(348)22-32-48
    8-909-208-208-0
    Е-mail adot@gmail.com

    В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

    Сохраняйте историю переписки.

    Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

    Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

    • «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
    • «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

    Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

    Пример делового письма

    Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

    Гарантийное деловое письмо. Образец:

    В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

    Рекламация. Образец:

    Рекламация. Образец

    В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

    В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

    Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

    Виды и отличия деловых писем

    Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

    Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

    • гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
    • коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
    • просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
    • приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
    • извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
    • обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
    • напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
    • сопроводительная, например, опись вложений;
    • поздравление;
    • требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

    В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

    Правила написания и распространенные ошибки

    Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

    • составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
    • использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
    • основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
    • в обращении использовать имя и отчество руководителя;
    • указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
    • отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

    Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

    образец письма от юр лица юр лицу

    Распространенные ошибки:

    • отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
    • использование безличных обращений;
    • использование сленга;
    • личные вопросы;
    • ошибки в именах, названиях, реквизитах;
    • требовательный тон;
    • настойчивые рекламные лозунги;
    • грамматические ошибки.

    Правила оформления по ГОСТу и без него

    Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

    В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

    Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

    • заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
    • обращение к адресату — по центру;
    • преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
    • основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
    • заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
    • подпись.

    К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

    Основные рекомендации по составлению:

    • использовать достоверную информацию;
    • излагать информацию кратко и доступно;
    • использовать деловой стиль;
    • не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
    • не использовать исправления.

    На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

    Образцы

    Образец, как составить письмо-обращение:

    Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

    Директору

    ООО «Статус»

    Китовой Н.Н.

    Приглашение на выставку продукции

    Уважаемая Нина Николаевна!

    Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

    Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

    Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

    Исполнитель

    Иванов И.И.

    тел/факс (812)7121212,

    e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru

    Образец, как писать официальное письмо:

    Директору

    ООО «Clubtk.ru»

    А.В. Воронову

    123456, Санкт-Петербург,

    ул. Правды, д. 1

    от Индивидуального предпринимателя

    Иванова Ивана Ивановича

    г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

    Уважаемый Андрей Викторович!

    Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

    Иванов И.И.

    т. (819) 555-333, e-mail: ivanov.er@mail.ru

    Как написать электронное деловое письмо

    В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

    Структура:

    • тема;
    • приветствие;
    • краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
    • подпись.

    При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

    Правила составления:

    • чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
    • поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
    • приветствие пишется в обычной форме;
    • в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
    • в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

    Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

    На чтение 12 мин. Просмотров 51.2k. Обновлено 10.01.2022

    Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2022 году, и пойдет речь ниже.

    Содержание

    1. Деловое письмо – что это?
    2. Образец официального делового письма
    3. Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)
    4. Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)
    5. Деловое письмо – просьба (+образец оформления)
    6. Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)
    7. Письмо партнерам (+образец оформления)
    8. Письмо обращение (+образец оформления)
    9. Письмо руководителю (+образец оформления)
    10. Письмо в компанию (+образец оформления)
    11. Письмо контрагенту (+образец оформления)
    12. Правила написания делового письма в 2022 году
    13. Структура делового письма
    14. Виды деловых писем
    15. Основные ошибки в оформлении делового письма

    Деловое письмо – что это?

    Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

    Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

    Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

    • оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
    • рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
    • пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
    • резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
    • поздравления и благодарности.

    Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

    Видео по этикету в деловой переписке

    Также официальное письмо должно быть:

    • емким;
    • грамотным;
    • сформированным по правилам делового этикета.

    Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

    При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

    Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

    шаблон для делового письма
    Пример шаблона

    Образец официального делового письма

    Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

    Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

    Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

    Примеры писем на Английском:

    • Пример письма-поздравления на английском
    • Пример письма о приеме на работу на английском
    • Пример письма-заявления на английском
    • Пример письма-предложения на английском
    • Пример письма-жалобы на английском
    • Пример письма-соболезнования на английском
    • Пример письма-просьбы на английском

    Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

    • этикета;
    • делопроизводства.

    Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

    • дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
    • обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
    • адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
    • обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

    Деловые письма в 2022 году: как написать, виды и примеры оформления

    образец делового письма на Английском

    В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

    Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

    Пример ДЛ о сотрудничестве

    Деловое письмо о сотрудничестве

    Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

    • одна сторона производит продукцию;
    • вторая заинтересована в ее приобретении.

    Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

    В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

    В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

    Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

    Деловые письма в 2022 году: как написать, виды и примеры оформления

    Пример написания письма-просьбы

    Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

    • отправка образцов товара;
    • получение допсведений о продукции;
    • согласование действий и не только.

    Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

    Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

    Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

    Гарантии могут разными:

    • произвести оплату в установленные сроки;
    • отгрузить товар;
    • предоставить те или иные образцы продукции;
    • принять на работу сотрудника и не только.

    В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

    Гарантийное письмо
    Гарантийное деловое письмо

    Готовые бланки:

    • Скачать гарантийное письмо о поставке товара
    • Скачать гарантийное письмо о поставке товара (пени)
    • Скачать гарантийное письмо на оплату
    • Скачать гарантийное письмо о приёме на работу
    • Скачать гарантийное письмо о завершении ремонтных работ

    Письмо партнерам (+образец оформления)

    Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

    • Смена графика работы;
    • о пролонгации договора;
    • о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.
    Письмо партнерам
    Письмо партнерам

    В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

    Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

    Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

    Письмо обращение (+образец оформления)

    Главная цель текста – смотивировать получателя:

    • рассмотреть вопрос;
    • выполнить что-либо.

    Обычно с помощью этого вида переписки:

    • запрашивается информация;
    • доносятся сведения до адресата;
    • излагаются просьбы разного характера.

    Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

    Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

    Письмо обращение
    Письмо обращение
    • Скачать бланк письма обращения
    • Скачать образец письма обращения

    Письмо руководителю (+образец оформления)

    Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

    • просьбу;
    • обращение;
    • требование.

    Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

    • продажа некачественного товара;
    • отмена сделки купли-продажи товаров;
    • просьба о замене товара и не только.
    • Скачать письмо руководителю — образец 1
    • Скачать письмо руководителю — образец 2

    Шаблон прикреплен ниже.

    Письмо руководителю
    Письмо руководителю (образец оформления)

    Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

    Письмо в компанию (+образец оформления)

    Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

    Один из вариантов приведен ниже.

    Письмо в компанию
    Образец письма в компанию

    Письмо контрагенту (+образец оформления)

    Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

    • обсуждение сроков оплаты товара;
    • просьба о зачете взаимных требований;
    • информирование о смене расчетных счетов и так далее.

    По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

    Письмо контрагенту

    Образец письма контрагенту

    Правила написания делового письма в 2022 году

    Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

    • единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
    • одинарный интервал;
    • отсутствие выделений;
    • разбивка на абзацы.

    Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

    Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

    В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

    • разрешено использовать угловые и продольные бланки;
    • правый отступ строго 10 мм;
    • остальные отступы – 20 мм;
    • постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
    • в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

    Пример типичного официального письма приведен ниже.

    Официальное письмо
    Пример официального письма

    Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

    • правдивость;
    • емкость и краткость;
    • отсутствие грубых выражений;
    • подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
    • полные названия и термины (сокращения не допускаются);
    • отсутствие помарок.

    Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

    Структура делового письма

    Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

    Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

    Структура письма

    Структура письма

    Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

    1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
    2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
    3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
    4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
    5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
    6. Подпись.

    Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

    Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

    Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

    Виды деловых писем

    Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

    Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

    • требующие ответа;
    • не требующие ответного послания.

    В первую группу попадают:

    • обращения;
    • требования;
    • предложения и не только.

    Во вторую включают:

    • инструкции;
    • приглашения;
    • рекомендации;
    • поздравления;
    • благодарность;
    • подтверждения в получении товара/услуги.

    Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

    Деловая корреспонденция делится и по характеру:

    • коммерческая;
    • некоммерческая.

    Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

    • запрос;
    • оферта;
    • претензия;
    • напоминание.

    Некоммерческая корреспонденция:

    • предупреждение;
    • просьба;
    • информационная рассылка и так далее.

    Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

    • свободная форма с авторским текстом;
    • написание по строго установленному образцу деловых писем.

    Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

    • циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
    • обычное – уходит от одной стороны другой;
    • коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

    Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

    • факсовое сообщение;
    • электронная почта;
    • почтовое отправление в конверте.

    Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

    Основные ошибки в оформлении делового письма

    При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

    Самые распространенные варианты приведены в списке:

    • излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
    • использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
    • тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
    • склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
    • устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
    • похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
    • ошибки в числительных;
    • двойные кавычки.

    Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

    • перемена местами структурных частей документа;
    • несоблюдение правил оформления;
    • использование в письме фамильярных обращений;
    • неполные реквизиты.

    ошибки в письме

    основные ошибки при составлении делового письма

    Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

    Фразы деловой переписки

    Советы

    Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

    Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

    В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

    Общие правила деловой переписки

    У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

    Плохо Хорошо
    Отчет Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
    Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? Узко, понятно, есть ограничение по времени

    У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

    Плохо Хорошо
    Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
    Непонятно, что вы хотите от адресата Коротко и ясно

    Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

    Плохо Хорошо
    Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
    Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? Уважительный тон, понятное предложение

    Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

    Плохо Хорошо
    Курс будет классный, вам понравится. Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
    А мне какая от этого польза? Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

    Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

    Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

    В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

    Как написать деловое письмо

    Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

    Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

    Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу. 

    В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

    Плохо Хорошо
    Привет, Маша! Здравствуйте, Мария Ивановна!
    Доброго утречка, коллега! Здравствуйте, Иван!

    Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

    Плохо Хорошо
    Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
    Непонятные и лишние лирические отступления Четко и по существу

    Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

    Плохо Хорошо
    Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

    Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

    Плохо Хорошо
    Это все, что я хотел сказать. Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
    А чего вы хотите от меня? Четкий вопрос, который требует четкого ответа

    В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

    Плохо Хорошо
    Целую, князь. С уважением,

    Иван Смирнов,

    руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга»

    8 999 888 77 66

    ivan-s@raduga.ru

    Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

    Чего не стоит делать в деловом письме

    Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

    Плохо Хорошо
    ГДЕ ОТЧЕТ? Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

    Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

    Плохо Хорошо
    Иван: Привет!

    Иван: Сегодня было совещание.

    Иван: Обсуждали новый проект.

    Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?

    Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

    Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

    Плохо Хорошо
    Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

    Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

    Плохо Хорошо
    Мария, заранее благодарю за помощь. Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

    Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

    Плохо Хорошо
    Я вас услышал, коллега. Документы получил, беру в работу.
    Отчет нужно переделать, асап! Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

    Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

    Плохо Хорошо
    Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
    Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». Иван: Спасибо, Мария, все получил.

    Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

    Плохо Хорошо
    В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
    Выражаем огромную благодарность в том, что … Спасибо за помощь!

    Запомнить

    Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

    Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

    • помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
    • показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
    • перед началом общения поработайте с контекстом;
    • пишите просто;
    • будьте вежливы;
    • соблюдайте договоренности.

    Поделиться

    СВЕЖИЕ СТАТЬИ

    Другие материалы из этой рубрики

    документ

    документ

    Не пропускайте новые статьи

    Подписывайтесь на соцсети

    Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

    Статьи почтой

    Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся
    шутить, но получается не всегда

    unisender

    Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

    Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

    Разновидности деловых писем

    Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    • при ведении бизнеса;
    • при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
    • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
    • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
    • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

    Структура и содержание документа

    Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    • вежливое обращение;
    • грамотность, краткость и лаконичность информации;
    • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

    Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

    Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

    пример делового письма

    Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

    Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

    образец письма генеральному директору

    Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

    Как нельзя писать

    При официально-деловой переписке не допускаются:

    • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
    • невежливое обращение;
    • искажение или пространное изложение информации.

    Правила оформления

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
    • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

    В общем виде угловой бланк выглядит так:

    образец, как правильно оформить письмо в организацию

    Образец с продольным бланком

    Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

    ИНН 1234567890/КПП 121001001
    ОГРН 2323454567001
    АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

    Исх. № 987 от 12.12.2020

    Директору ООО «Общество»

    Иванову И.И.

    123456, Россия, Субъект РФ,

    ул. Булочная, д. 5

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

    Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

    Исп. Федоров Ф.Ф.

    8 (123) 456789

    Как отправить письмо

    Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
    • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

    Самоловских Наталья
    Юрист

    В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

    Все статьи автора

    Вам может быть интересно:

    Подписывайтесь на наш канал в Telegram

    Мы расскажем о последних новостях и публикациях

    Образец составления официального, делового письма в организацию в 2022 году

    Шаблоны и формы

    Инструкция: составляем официальное письмо в организацию

    Официальное письмо — это документ, который используется в деловой переписке для решения различных вопросов. Его содержание зависит от цели написания, но включает ряд обязательных реквизитов.

    Какие есть виды деловой корреспонденции

    Деловая переписка осуществляется по разным вопросам, ее классифицируют по следующим основаниям:

    1. Назначение (цель): коммерческие предложения, запросы, претензии, информационные, гарантийные и сопроводительные письма, отказы, приглашения и выражение благодарности.
    2. Адресат: обычная (адресуются одному лицу) и циркулярная (отправляются нескольким адресатам).
    3. Содержание: регламентированные документы (предусматривают наличие определенных условий, например претензия) и нерегламентированные (составляются в свободной форме, нет обязательных требований к содержанию).

    Содержание делового письма и требования к нему

    Общими требованиями к содержанию документа являются:

    • актуальность и достоверность информации;
    • лаконичность и информативность изложения;
    • использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
    • деловой и вежливый стиль изложения;
    • грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
    • корректное и уважительное обращение.

    Официальное деловое письмо обязательно содержит:

    • дату составления;
    • достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
    • причины и цель, которые послужили его написанию;
    • подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

    Примеры

    Негосударственный фонд помощи ветеранам

    г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

    Директору ООО «Помещение»

    Петрову П.П.

    г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

    Уважаемый Петр Петрович!

    Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

    С уважением,

    директор фонда _______________________ Иванов И.И.

    Приложение: на 1 л. в 1 экз.

    Еще один пример:

    Образец письма от юрлица юрлицу

    Правила оформления деловых бумаг

    Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
    • абзацный отступ составляет 1,25 см;
    • рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
    • рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть…»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть…»);
    • применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, …».

    Кто и на чье имя пишет

    Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

    Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

    Как отправить в организацию деловое письмо

    Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:

    1. Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
    2. Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
    3. Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.

    Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.

    Установлены ли сроки для ответа

    Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

    • если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
    • если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
    • если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

    Об авторе статьи

    Самоловских Наталья

    Юрист

    В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

    Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

    Вместе с эти материалом часто ищут:

    Производственная характеристика для МСЭ — это документ, содержащий сведения об условиях и особенностях труда гражданина, направляемого на освидетельствование. Предоставляет ее работодатель. Необходимо внимательно отнестись к составлению такой бумаги, т. к. во многом от нее зависит, вернется ли работник к трудовой деятельности.

    17 марта 2021

    Журнал учета утилизации масок и перчаток — это документ, в котором фиксируется процедура уничтожения средств индивидуальной защиты в учреждении. Реестр ведут организации, для сотрудников которых обязательно ношение СИЗ.

    15 октября 2020

    Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

    18 июня 2021

    Журнал влажной уборки и дезинфекции помещений в условиях распространения коронавируса — это документ, в котором под подпись ответственного фиксируются периодичность и факт проведения санобработки. В рекомендациях Роспотребнадзора по предотвращению распространения COVID-19 он не упомянут, но контролирующие органы вправе его затребовать.

    2 февраля 2022

    Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

    Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

    Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

    Содержание статьи:

    • Что такое деловое письмо?
    • Виды корреспонденции
    • Как начать, закончить и оформить письмо?
    • Примеры и образцы деловых писем
    • Где учиться писать письма?
    • Общие правила переписки
    • Как писать электронные деловые письма?

    Что такое деловое письмо?

    Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

    Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:

    Бумажная

    Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

    Электронная по форме бумажных

    Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.

    Электронная

    Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

    Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

    Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

    • Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).
    • Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

    Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

    Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

    Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

    Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

    Виды деловых писем

    1. Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
    2. Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
    3. Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
    4. Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
    5. Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
    6. Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
    7. Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
    8. Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
    9. Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
    10. Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
    11. Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
    12. Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
    13. Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
    14. Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

    Как правильно писать и оформлять деловые письма?

    Общие правила, которым нужно следовать:

    1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
    2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
    3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
    4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
    5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
    6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.
    7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

    Особенности оформления официальных писем:

    • Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
    • Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
    • В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.
    • В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

    Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

    • В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
    • Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.
    • Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

      • готовы предоставить информацию;
      • до встречи/связи;
      • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

    При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

    Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

    В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

    Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

    Примеры деловых писем

    Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:

    Директору ООО «Снаб»

    Иванову О.Б.

    В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

    1. 29 марта 2020 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.
    2. В остальные дни в офисе работа производиться не будет.

    При необходимости готовы предоставить пропуск.

    С уважением, Левчук А.П.

    Индивидуальный предприниматель

    Левчук Анна Петровна

    8912ххххх

    адрес_почты@mail.ru

    Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

    В бухгалтерию

    ООО «Васко»

    Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
    Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)

    на счет ООО «Рассвет».

    Реквизиты счета:

    Р/с: 4080хххххххххх

    Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»

    г. Москва

    к/сч 3010хххххххххх

    БИК: 044хххххх

    При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.

    Главный бухгалтер ООО «Рассвет»

    ______________Иванова О.Б.

    8912хххххх

    адрес_почты@почта.com

    Где учиться писать письма?

    Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.

    Деловые переговоры

    Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.

    Деловая переписка на английском языке

    Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.

    Правила деловой переписки

    С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.

    • Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
    • Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.
    • Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.

    Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.

    Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

    Как писать электронные деловые письма?

    1. Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
    2. Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.
    3. Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
    4. Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.
    5. Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» — затруднительно.

    Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.

    Рекомендуем

    Пять ошибок, связанных с переговорами по телефону. Что такое контакт репорт?

    Не всегда общение с клиентом по телефону полезно и приносит пользу. В ряде случаев желание обсудить проект устно приносит значительный вред и даже …

    Простой способ привлечь клиентов без усилий: правило двух писем

    Вы будете удивлены. Но есть один прием, который помогает в разы увеличить число клиентов с минимальными усилиями. Он настолько прост, что многие …

  • Как пишется деление с остатком
  • Как пишется деление в столбик
  • Как пишется делать по нашему
  • Как пишется делать нечего или ничего
  • Как пишется делать на зло