Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.
Что это за документ — докладная записка
Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.
Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.
Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Составителем докладной записки может быть:
- рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
- начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.
Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Докладная записка — документ, который должен включать:
- сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
- сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
- наименование: «Докладная записка»;
- текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
- текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.
Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.
Где ознакомиться с примером докладной записки
Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец докладной записки
Итоги
Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.
Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
- «Как провести кадровый аудит?»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Примеры докладных записок:
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк докладной записки .docСкачать образец заполненный образец докладной записки (о премировании) .doc
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
- Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
- Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
- Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
- Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
- Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
- Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
- название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
- получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
- название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
- ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
- короткая суть докладной;
- содержание тремя обособленными блоками;
- на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
06.11.2016 г.
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
15.10.2016 г.
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
25.08.2016 г.
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Иногда о ситуации необходимо сообщить руководителю в письменной форме. Для этого используют докладную (служебную) записку — официальный документ, где не только описана проблема, но и предложено ее решение.
Виды докладных записок
Классификация возможна по нескольким признакам:
- в зависимости от содержания:
- информационные, доносящие определенную информацию до начальства (об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д.);
- отчетные, сообщающие об определенном этапе деятельности организации, их составление регулируется внутренними документами;
- инициативные — с предложениями составителя;
- в зависимости от адресата служебные записки делятся на:
- внутренние (используются для коммуникации внутри подразделения, например, о доведении информации о новых требованиях к выполняемой работе);
- внешние (адресатом является должностное лицо другого подразделения или руководство, к примеру, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей).
Особенности составления докладной записки
Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого информируют руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение, как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры (вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения).
Есть много случаев, когда пишется докладная. Среди них:
- наличие споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
- проявление инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, внесения рационализаторских предложений;
- несогласие работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
- наличие длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
- создание отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
- нарушение работником трудовой дисциплины, отказ выполнять обязанности — для привлечения внимания руководства;
- неправомерное делегирование полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
- происшествия, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
- достижение работником значительных результатов, на которые руководству надо обратить внимание.
Общие правила, как подготовить записку
Хотя унифицированных требований к оформлению нет, как любой внутренний документ, докладная составляется по определенным принципам, поскольку в будущем является основанием для принятия распорядительных актов.
Главное правило — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело (может привести). Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении писать нельзя.
Как же должна выглядеть докладная записка? Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, возьмите его на вооружение, поскольку специальных правил для такого рода бумаг нет. Но если применять установленные ГОСТом принципы, сможете составить грамотную служебку самостоятельно.
Но поскольку мы готовим официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, в него следует включить все элементы, присущие официальным бумагам:
- по возможности оформить на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
- справа в углу указать должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
- в середине — название документа;
- информация, которую надо донести, дополняют конкретными датами, должностями и именами сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют служебные обязательства;
- в конце обязательно поставить дату и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Как составить докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, опозданиях на работу, игнорировании распоряжений администрации. Такой документ часто становится инициативным: коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.
Бывают ситуации, когда докладная записка о нарушении трудовой дисциплины на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное лицо должно сообщить об этом.
На основании ст. 193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководителю следует взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании смогут признать незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Но что считать невыполнением должностных обязанностей?
У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работнику надо выполнять. При устройстве на работу до гражданина доносят информацию о его трудовой функции, и работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия. Для этого и нужна докладная — чтобы в дальнейшем руководство приняло меры по отношению к нерадивому работнику.
Согласно ст. 142 ТК РФ, работник вправе приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не посчитают нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.
Вот образец докладной записки о невыполнении служебных обязанностей, составленной на работника магазина. Но ее легко адаптировать под любое производство:
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову П.П.
от администратора
Давыдовой И.В.
Служебная записка
о нарушении должностных обязанностей
Довожу до вашего сведения, что 08.12.2022 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.
Администратор (подпись) Давыдова И.В.
09.12.2022 г.
Как написать записку на сотрудника, нарушающего трудовую дисциплину
При устройстве на работу гражданина знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Посмотрите пример служебки о нарушении дисциплины:
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову П.П.
от администратора
Давыдовой И.В.
Служебная записка
о нарушении трудовой дисциплины
Довожу до вашего сведения, что 08.12.2022 продавцом отдела детских товаров Пэпэтэшиным Петром Петровичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Пэпэтэшин П.П. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.
Прошу привлечь Пэпэтэшина П.П. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.
Администратор (подпись) Давыдова И.В.
09.12.2022 г.
Подробнее: как оформить выговор за нарушение трудовых обязанностей
Если в компании есть работник, который опаздывает, подготовьте докладную записку такого рода:
Подробнее: опоздание или прогул — как понять разницу
Одним из вариантов нарушения дисциплины в некоторых компаниях признают некорректное поведение работника. Это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, руководству придется отреагировать соответствующе.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову П.П.
от администратора
Давыдовой И. В.
Служебная записка
о некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 08.12.2022 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Пэпэтэшин П.П. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Сениной Г.И., что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Пэпэтэшин П.П. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, в связи с чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.
Прошу привлечь Пэпэтэшина П.П. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Администратор (подпись) Давыдова И.В.
09.12.2022 г.
Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика, хама или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку передают лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.
Нужно знать: кому, кроме работодателя, можно пожаловаться
Действия руководителя
Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.
Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена докладная. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, но отказ необходимо оформить отдельным актом. Рекомендуется дополнительно составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай дальнейших разбирательств с участием судебных органов.
Если наложено взыскание, максимальный срок его действия — год. До истечения этого срока руководство вправе отменить наказание. Причем инициатива может исходить как от работника, так и от его непосредственного руководителя, представительного органа или самого руководителя организации.