Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.
Адресность
Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.
Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.
Структурность
Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.
Аббревиатуры, сокращения и смайлики
Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.
Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).
Оперативность
Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.
Менталитет
За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.
Финал
Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!
Составление делового письма. Обращение и приветствие.
В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.
1. Форма приветственной фразы.
Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».
2. Форма имени.
Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».
Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».
Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.
Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.
Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).
А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?
Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:
Subject: Запрос информации
Date: Mon, 18 Oct 2010
From: Светлана Котова
To: Тамара Воротынцева
А в подписи в теле письма адресат написал:
С уважением,
Светлана Васильевна Котова
Менеджер по персоналу
ООО «Трензор»
Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?
Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.
Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.
3. Если имя адресата неизвестно.
Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.
4. Ты или вы?
Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.
На сегодня это все, мои дорогие читатели.
Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!
Тамара Воротынцева
Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
- E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
- E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
- Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Статьи по теме:
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
Советы
Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмо
Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
| Целую, князь. | С уважением,
Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 ivan-s@raduga.ru |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет!
Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? |
Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
| Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Запомнить
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Статьи почтой
Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся
шутить, но получается не всегда
вернуться на страницу «Речевой этикет«, «Культура речи«, на главную
Ответы на осведомление о жизни, здоровье, делах
а) Если дела идут хорошо
Выражения речевого этикета
Наиболее употребительное:
Хорошо. Прекрасно. Замечательно.
Великолепно. Всё в порядке.
Неплохо.
Чаще употребляется людьми старшего поколения:
Не могу пожаловаться.
Пожаловаться нельзя.
Пожаловаться не на что.
Не жалуюсь.
Дружеское, непринуждённое: Нормально.
б) Если дела идут и не хорошо, и не плохо
Наиболее употребительное:
Ничего. Так себе. Ни хорошо, ни плохо. Как вам (тебе) сказать?
Не знаю, что и сказать. Как будто, ничего (неплохо, хорошо).
Кажется, ничего (неплохо, хорошо).
Не ахти так!
На вопрос «Что нового?»:
Всё по-старому. Ничего нового.
Ничего особенного.
в) Если дела идут не очень хорошо
Наиболее употребительное: Плохо. Неважно. Скверно.
Чаще при ответе на вопрос «Как дела?»: Плохие дела. Плохи (мои) дела.
Непринуждённое: Из рук вон плохо. Лучше не спрашивай. Хуже не придумаешь.
Хуже некуда.
ВЫРАЖЕНИЯ, УПОТРЕБЛЯЮЩИЕСЯ ПРИ НЕОЖИДАННОЙ ВСТРЕЧЕ, ПРИХОДЕ И Т. Д.
Наиболее употребительное:
Какая неожиданность!
Какая приятная неожиданность!
Приятная неожиданность!
Давно мы с вами (с тобой) не виделись.
Непринуждённое:
Тысячу лет не виделись!
Целую вечность не видел (-а) (тебя, вас)!
Сто лет не видел тебя (вас)!
Непринуждённое, с оттенком удивления:
Кого я вижу! Какая встреча!
Какая приятная встреча! Приятная встреча!
Употребляется, если говорящий не ожидал встретить кого-либо именно в данном месте:
Не ожидал (-а) вас(тебя)встретить!
Не думал (-а) встретить вас (тебя).
Не думал, что встречу вас (тебя) здесь!
Как вы (ты) здесь оказались (ты оказался)?
Как вы сюда попали (ты попал)?
Непринуждённое:
Кто бы мог подумать, что встречу тебя (вас) (что мы встретимся)?
Не думал не гадал встретить тебя (вас).
Кого-кого, но тебя не ожидал встретить (увидеть). Какими судьбами?
Дружеское, фамильярное. Употребляется при встрече после долгого отсутствия собеседника: Что-то вас (тебя) давно не было видно? Где ты пропадал?
С оттенком беспокойства:
Что случилось? Почему вы пришли?
Почему вы пришли так рано?
Фамильярное, употребляется среди близких людей, если кто-либо неожиданно приходит вслед за тем, как о нем говорили: Лёгок на помине.
Официальное: Что привело вас ко мне (сюда)? Что заставило вас прийти? Чем могу служить?
Выражения, употребляющиеся при ожидаемой встрече, приходе и т. д.
Употребляется вслед за приветствием с оттенком одобрения:
Хорошо, что вы пришли (ты пришёл, -шла).
Я рад (-а), что вы пришли (ты пришёл, -шла).
Непринуждённое. Говорит приходящий, зная, что его ждут: Ну вот и я!
Непринуждённое. Говорит ожидающий:
Ну вот и ты (вы)!
Наконец-то (ты) пришёл (-шла).
При опоздании; с упрёком со стороны ожидающего, а иногда с оправданием со стороны приходящего: Лучше поздно, чем никогда!
Приветствие в письме
С приветствия обычно начинается письмо хорошо знакомым и близким людям:
Здравствуйте, Сергей Денисович!
Добрый день, дорогая Наташа!
Привет, Витя! (фамильярное)
Выражения, употребляющиеся в письме вслед за приветствием
Наиболее употребительное:
Получил(-а) Ваше (твоё) письмо.
Спешу ответить на Ваше (твоё) письмо.
Спешу сообщить Вам о (что) …
Спешу написать (сообщить) Вам (тебе) о (что)…
Рад(-а) был(-а) получить Ваше (твоё) письмо.
Как я рад(-а) был(-а) получить от Вас (твоё) письмо!
Я так рад(-а) был(-а) получить от Вас (тебя) письмо!
Как идут Ваши (твои) дела?
Дружеское, непринуждённое: Как дела?
Чаще к друзьям, к близким людям:
Я живу хорошо.
У меня все хорошо.
У меня всё в порядке.
Выражение беспокойства:
Почему ты (Вы) не пишешь (-ете) (так долго)?
Почему ты (Вы) молчишь (-ите)?
Почему ты (Вы) не отвечаешь (-ете) на моё письмо?
Что случилось?
Наиболее употребительное вступление к изложению какого-нибудь дела:
Вы (ты) пишете (-ешь) о (что)…
(В своем письме) вы (ты) спрашиваете (-ешь) о (что)…
Тест на тему Речевой этикет
Тест на тему Речевой этикет и этикетные формулы
вернуться на страницу «Речевой этикет«, «Культура речи«, на главную
Как лучше всего начать письмо? При написании письма в профессиональных целях необходимо соответствующее приветствие. Ваше приветствие задает тон вашему письму или электронной почте и является показателем ваших письменных коммуникативных навыков.
Варианты начала письма
Решая, какое приветствие использовать, вы должны подумать, знаете ли вы этого человека и насколько хорошо. Ответ определит, с чего вы начнете свое письмо. Если вы плохо знаете получателя письма или электронного письма, важно использовать официальное и профессиональное приветствие.
Личное приветствие
Когда использовать имя человека: если вы пишете кому-то в профессиональном качестве, с которым знакомы лично в течение многих лет, целесообразно использовать только его имя.
Профессиональные приветствия
Когда использовать профессиональное приветствие: если вы плохо знаете человека, лучше всего использовать мистер, мисс или доктор в качестве подходящего приветствия в деловом письме. Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, какое приветствие вам следует использовать, проявите осторожность и используйте более формальный стиль обращения.
Используйте формальное приветствие
Сохраняйте формальность: постарайтесь избежать соблазна начать свое профессиональное письмо неформальными приветствиями, такими как «Привет», «Приветствую», «Привет!» Или «Доброе утро», если вы не знаете имя своего контактного лица.
Хотя эти неформальные приветствия подходят для обычных электронных писем друзьям или даже для более официальных электронных писем, которые вы можете отправлять группам людей, в профессиональном письме вам необходимо использовать личное приветствие с использованием имени и / или фамилии («Уважаемый Мистер Доу «) или название должности (» Уважаемый менеджер по найму «).
Обязательно дважды проверяйте написание имени получателя. В противном случае вы произведете плохое впечатление с самого начала вашего письма.
Пунктуация
Также не забудьте включить точку после «Mr.» и «Мисс» и после приветствия поставьте двоеточие (например, «Уважаемая мисс Доу:»).
Примеры профессионального письма-приветствия
Все эти приветствия подходят для профессионального общения.
Когда хорошо знаешь человека:
- Дорогая Синди
- Привет Питер
- Привет Боб
Когда вы знаете имя человека:
- Уважаемый господин / госпожа. Фамилия; например, «Уважаемый мистер Долан» или «Уважаемая мисс Батлер».
- Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия; например, Уважаемый г-н Мартин Хейнс или Уважаемая г-жа Мелисса Тандор.
- Уважаемый Имя Фамилия; например, Дорогой Майкл Кэрнс
Когда вы не знаете пол человека:
если у вас есть имя, но вы не уверены в том, какой пол человека, которому вы пишете, допустимо опустить почетный знак и использовать только имя и фамилию. Например:
- Дорогой Робин Миллер
- Дорогой Джеймисон Кавано
Попробуйте найти контактное лицо
По возможности используйте контактное имя, когда пишете. Это делает ваше письмо более личным и создает непосредственные отношения с читателем. Если у вас нет контактного имени, проведите небольшое исследование, чтобы найти человека, которому можно адресовать свое письмо.
Чтобы попытаться найти имя, не требуется много лишнего времени, и чувство, которое оно передает, того стоит. Стоит попробовать, даже если у вас ничего не получилось.
Иногда имя будет на веб-сайте компании или вы сможете найти нужного человека в LinkedIn. Возможно, кто-то из ваших коллег или знакомых знает, кто может быть подходящим человеком. Вы также можете позвонить в офис неизвестного человека, которому вы пишете, и спросить у администратора, как его зовут, объяснив причину своего звонка.
Например: «Я подаю заявление о приеме на работу в вашей компании. Не могли бы вы назвать мне имя вашего менеджера по найму, чтобы я знал, кому адресовать мое сопроводительное письмо?»
Когда у вас нет контактного лица
Иногда, несмотря на все ваши усилия, вы просто не можете найти имя, которому адресовали бы письмо. В этом случае у вас есть множество вариантов, каждый из которых является профессиональным и уместным.
Чем больше у вас информации о том, куда вы отправляете письмо, тем лучше. (Например, отдел кадров компании или менеджер отдела, связанный с вашим запросом.) Таким образом, вы можете сделать более конкретный выбор при выборе приветствия.
Если у вас нет контактного лица, есть несколько вариантов на выбор:
- Уважаемый менеджер по найму
- Уважаемый менеджер по персоналу
- Уважаемая команда по подбору персонала
- Уважаемый [Название компании] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер компании ABC
- Уважаемый [Название отдела] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер службы поддержки ИТ
- Уважаемая команда [Название отдела]! например, Уважаемый специалист по подбору персонала
- Привет
- Уважаемый сэр или мадам (это устарело, по возможности избегайте)
- Кому это может быть интересно (используйте, если у вас нет других подходящих вариантов)
Привет, которого следует избегать
Следующие приветствия не подходят для официальных писем или сообщений электронной почты:
- Добрый день
- Доброе утро или день (вы не знаете, когда они получат письмо или сообщение электронной почты)
- Привет
- Всем привет
- Привет
- Привет
Советы по написанию и отправке письма
Приветствие
Начните свое письмо с соответствующего приветствия, как указано выше.
Первый параграф
После приветствия начните свой первый абзац, который обычно представляет собой введение, которое позволяет читателю узнать, кто вы и о чем пишете. Если у вас есть общий знакомый, который направил вас к читателю, вам следует упомянуть их сейчас.
Тело письма
Тело вашего письма обычно состоит из параграфа или двух текста. Здесь вы можете подробно остановиться на теме вашего письма и предоставить дополнительные сведения по теме.
Вы должны сделать его кратким и уместным для человека и темы.
Будьте внимательны, но не повторяйтесь и не говорите о неважных деталях.
Вывод
Далее вам нужно подвести итоги своего письма. Ваше резюме должно включать благодарность человеку за его или ее время и внимание. Если вы планируете связаться с ним позже, вы также можете предоставить подробную информацию о том, когда и как вы с ним или с ней свяжетесь.
Варианты закрытия
Завершите свое профессиональное письмо заключительным словом, например «С уважением» или «С уважением». Если вы планируете отправить письмо почтовой службой, после вашей подписи должно быть указано ваше имя.
Если вы отправляете электронное письмо, после вашего набранного имени должна быть указана ваша контактная информация, которую вы можете ввести вручную или сделать это автоматически. Вот как настроить автоматическую подпись электронной почты.
Ключевые выводы
ВЫБЕРИТЕ ОФИЦИАЛЬНОЕ ПРИВЕТСТВИЕ:
Если вы плохо знаете человека, которому пишете, не используйте случайные приветствия.
ПОПРОБУЙТЕ НАЙТИ КОНТАКТНОЕ ЛИЦО:
Если вы не можете найти контактное лицо, можно использовать обычное приветствие.
ПРОЧИТАЙТЕ ПИСЬМО ИЛИ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ:
Отправляя профессиональную корреспонденцию, важно тщательно вычитать документ перед его отправкой.
Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.
Переписка
Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.
Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.
Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.
Структура письма
Тема письма
Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.
Приветствие
Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие. Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма. В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.
Вступление
Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.
Основное содержание
Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.
У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.
Вывод и вопросы собеседнику
Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.
Подпись
Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.
Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.
Файлы во вложении
Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.
Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.
Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.
Этика
Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.
Время ответа на письмо
Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.
Профессиональная лексика
Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию. Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.
Общение с коллегами
Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять. Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать. То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.
Конфликты
Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.
Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.
Эмоции
Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.
Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.
Мусорные слова
Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».
Резюме
- Будь проще, пиши понятно.
- Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
- Не выясняй отношения по электронной почте.
- Почисти подпись.
Приветствие
варьируется в зависимости от обстоятельств
и должно соответствовать форме обращения
во внутреннем адресе и характеру
заключительной формулы вежливости.
Если письмо адресовано фирме (хотя это
и не рекомендуется, но очень часто
делается), форма приветствия будет
«Господа» («Dear Sirs»), если же письмо
адресовано отдельным лицам, наиболее
обычной формой будет: «Ув. г-н» или «Ув.
г-жа» («Dear Sir» или «Dear Madam») (эта форма
употребляется как при обращении к
замужним, так и к незамужним женщинам).
Таковы обычные приветствия в английских
деловых письмах, американцы же предпочитают
форму «Gentlemen».
Если
же они употребляют английские формы
обращения, они ставят после них двоеточие
вместо запятой.
Когда
неизвестно, является получатель письма
мужчиной или женщиной, всегда употребляйте:
«Ув. г-н» («Dear Sir»). Если получатель письма
Вам известен лично, или же если Ваша
фирма торгует уже некоторое время с его
фирмой, можно использовать более теплую
и более дружественную форму обращение
«Ув. г-н Браун!» («Dear Mr Brown!»).
1.4. Заголовок к тексту письма
Заголовок
к тексту письма дает содержание письма
(его тему), тем самым давая возможность
получателю сразу понять о чем письмо.
Он помещается, поскольку является частью
письма, сразу после вступительного
обращения в середине страницы. Перед
заголовком сначала писали слово: Кас.,
которое означало «касательно, относительно»
(от латинского «по делу»). В настоящее
время это считается устаревшим, и больше
не употребляется. Иногда употребляется
указанная форма, означающая «о»
(чем-либо). Иногда заголовок просто
подчеркивается, в других случаях
рекомендуется его писать заглавными
буквами.
Однако,
этот заголовок не всегда нужен, поскольку
ссылка на дату письма в первом абзаце
иногда достаточна, чтобы знать, о чем
будут речь в письме.
НАПРИМЕР
Dear
Sir,
Abt:
Order No.342 of 3rd
Apr., 2001
Dear
Madam,
YOUR
ENQUIRY OF 5th
MAY, 2001
Dear
Mr Brown,
Abt:
the arrival of our inspectors
1.5. Первый абзац письма
Первый
абзац письма часто дает понять, о чем
будет письмо, тем, что дает ссылку на
дату письма, на которое пишется ответ,
а также передает отношение к нему
отправителя, выражая удовлетворение,
сожаление, удивление или благодарность.
Первый абзац выиграет и скорее привлечет
внимание получателя, если будет коротким,
нежели длинным.
Полезные
обороты и фразы
|
a) |
а) |
|
We |
Благодарим |
|
b) |
b) |
|
To |
К |
|
We |
С |
|
c) |
c) |
|
We |
С |
|
We |
Мы |
|
We |
Мы |
|
Further |
В |
|
With |
Ссылаясь |
|
We |
Мы |
|
We |
Подтверждаем |
|
We |
Соседние файлы в папке Иностранный язык
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
Иван Павлов,
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.