Как пишется протокол собрания образец

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

• краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
• полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
• стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

• названия документа;
• даты, места, времени проведения мероприятия;
• информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

• наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
• название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
• список присутствующих лиц;
• данные председателя и секретаря;
• повестку собрания;
• голосование, если оно проводилось;
• общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

1. время, дата и место проведения;
2. информация о лицах, которые участвовали;
3. результаты голосования по каждому пункту;
4. информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
5. данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.

Образцы

Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:

Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:

Пример для рассмотрения выполнения условий договора:

Пример для смены директора:

Об авторе статьи

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вам может быть интересно:

Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.

Совещание

Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.

Протокол

Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:

• решение о закрытии структурного подразделения;
• решение о сокращении штатных единиц или численности штата;
• решение об изменении правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта работодателя;
• решение о смене вектора развития всей организации в целом.

Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.

В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.

Решения участников совещания

Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.

Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.

Форма документа

Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.

К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:

• использование строгого стиля языка, нейтрального тона повествования;
• полное соблюдение правил русского языка, и именно пунктуации и орфографии;
• обозначение реквизитов (номер, дата, место);
• подпись председателя;
• расшифровка автографа.

Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.

Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.

Примерный образец

На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний осуществляется  в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016 и  пунктом 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных ВНИИДАД.

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как педагогический совет, ученый совет, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний: ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний коллегиальных органов ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
• какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников (более 15) перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Например:

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна отчечать на вопрос о чём? и начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Например:

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Принимаемые решения коллегиального органа (педагогического совета, совета директоров,профкома) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

или

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до работников  организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов  организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и  передаются на постоянное  архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

Пример сокращённого протокола

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» — «ГОЛОСОВАНИЕ». Выписку из протокола подписывает секретарь. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Например:

Скачать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Распорядительные документы: оформление с 01.01 2022

Реквизит дата документа: как правильно оформить?

Правила внутреннего трудового распорядка

Охрана труда женщин

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Подготовка собраний

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Вводная часть текста

Основная часть текста

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Отличие краткой и полной форм протокола – раньше все было просто

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Такое возможно и в полном протоколе по некоторым вопросам повестки дня.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления¹». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила² оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

Оформление выписки из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

Что такое протокол общего собрания участников ООО?

Это документ, который составляется по итогам проведения собрания участников в обществе с ограниченной ответственностью (далее – ООО, общество).

Требования к протоколу общего собрания участников ООО установлены Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ГК РФ, Закон).

Протокол общего собрания участников ООО (далее также – протокол) составляется по итогам любого — годового и внеочередного общего собрания, которое проводится в обществе.

Протокол необходим независимо от того, в какой форме состоялось собрание:

Уведомление о проведении общего собрания участников ООО


Посмотреть


Скачать

• в очной — когда на собрании присутствуют участники ООО (эту форму также называют заседанием),
• в заочной — когда участники голосуют путем заполнения бюллетеней, а потом направляют их в общество.

В первом случае протокол подтверждает проведение заседания участников и результаты голосования на заседании, а во втором — результаты заочного голосования (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Ведение протокола общего собрания ООО организует его исполнительный орган – как правило, это генеральный директор (п. 6 ст. 37 Закона).

Когда можно не составлять протокол общего собрания ООО?

Избежать оформления протокола можно только в случаях, о которых прямо говорится в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Это ситуации, когда закон, устав ООО или единогласное решение его участников предусматривают другой способ, чтобы подтвердить проведение заседания и результаты голосования на нем, а также результаты заочного голосования.

Во всех остальных случаях по итогам проведения собрания непременно составляйте протокол.

Как оформить протокол общего собрания участников ООО (образец 2022)

Обязательной формы протокола нет, поэтому протоколы собраний в разных обществах могут различаться.

При этом в любом протоколе надо отразить все обязательные сведения, которые определены в ГК РФ. Какие именно — читайте дальше в этой статье.

Протокол надо составить в письменной форме. Разрешается использовать электронные и другие технические средства. Так что документ можно оформить на компьютере, а потом распечатать и подписать. О том, кто обязательно расписывается в протоколе, мы подробно расскажем ниже.

Действующее законодательство предусматривает обязательное удостоверение (заверение) протокола общего собрания участников ООО нотариусом, если собрание проводят в форме заседания. Вместо нотариального свидетельствования можно использовать альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО. Но только при условии, что он обозначен в уставе или принят единогласным решением участников на собрании. На этих вопросах детально остановимся дальше.

Какие сведения надо указать в протоколе общего собрания ООО (образец)?

В протоколе нужно отразить следующие сведения:

1) сведения о собрании.

Они разнятся в зависимости от того, в какой форме проводилось собрание – в форме заседания или заочного голосования.

Если собрание организовано в форме заседания, укажите дату, время, место его проведения и (или) способ дистанционного участия участников ООО в заседании.

Проведение общего собрания участников ООО

Проведение общего собрания участников ООО регламентировано законом об ООО. Есть особые правила о порядке созыва собрания, голосовании, составлении протокола. Рассказываем, как правильно провести общее собрание участников ООО.

Подробнее

Если участники ООО голосовали заочно, пропишите:

• дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании,
• способ отправки этих документов.

2) сведения об участниках собрания.

В зависимости от формы проведения собрания (заседание или заочное голосование) это — информация о лицах, которые:

• приняли участие в заседании,
• направили документы, содержащие сведения о голосовании.

Закон не определяет, какие конкретно сведения здесь надо приводить. Так что, если устав ООО также не уточняет этот вопрос, объем информации об участниках собрания вы определяете сами.

Например, для гражданина можно привести ФИО, адрес места жительства, паспортные данные, размер доли в уставном капитале общества. Для компании – наименование, адрес места нахождения, ОГРН, ИНН, размер доли в уставном капитале общества. Также разумно указать представителя, в лице которого действует участник общества — организация, и документы о его полномочиях.

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня,

4) сведения о лицах, которые проводили подсчет голосов (если считать голоса поручили определенным лицам),

5) сведения о лицах, которые голосовали против принятия решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол,

6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник ООО требует внести их в протокол,

7) сведения о лицах, которые подписали протокол.

Обратите внимание! Сведения, которые мы назвали, перечислены в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ. Их надо обязательно включить в протокол. В нем можно указать и другие, дополнительные сведения. Например, те, что указаны в уставе общества или его внутреннем документе – в положении об общих собраниях участников ООО или тому подобном.

Как рассмотреть на общем собрании ООО вопросы, не включенные в повестку дня? Готовое решение от экспертов читайте в системе КонсультантПлюс. Для перехода по ссылке оформите бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Лица, чьи подписи должны быть в протоколе, различаются в зависимости от формы проведения собрания – очная (то есть заседание) или заочная (то есть направление бюллетеней). Также есть нюансы с подписанием протокола собрания в форме заседания, когда в обществе используется альтернативный способ его заверения – о таком способе мы детально поговорим ниже.

Итак, разбираемся по порядку.

Как зарегистрировать ООО: пошаговая инструкция

Регистрация ООО – обязательное условие для его работы. Суть процедуры регистрации в том, что учредители общества составляют документы о том, как ООО будет функционировать (устав) и о его создании (решение участников), а затем ФНС фиксирует эти данные. Рассказываем какие документы и каким образом надо подать для регистрации ООО.

Подробнее

Обязательные подписи в протоколе

Если собрание проводилось в форме заседания, протокол подписывают председательствующий на заседании и секретарь заседания.

А если участники голосовали заочно, в протоколе расписываются лица, которые проводили подсчет голосов или зафиксировали его результат.

Важно! Эти требования к подписанию протокола указаны в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Подписи названных лиц обязательно должны быть в протоколе.

Дополнительные подписи в протоколе

Устав общества или единогласное решение общего собрания его участников могут предусматривать, что протоколы собраний в виде заседаний заверяются не у нотариуса, а другим способом. Например, путем подписания протокола всеми участниками ООО, которые пришли на собрание, и печатью общества.

В таких ситуациях в протоколе должны стоять подписи всех участников общества. Они ставятся дополнительно к подписям председательствующего и секретаря собрания.

Нужна ли печать на протоколе общего собрания участников ООО?

По общему правилу, она не является обязательным реквизитом протокола.

Но возможны и другие варианты. Например, обязательное проставление печати в образце протокола общего собрания участников ООО может предусматривать устав ООО. В таком случае следуйте его указаниям и ставьте печать.

Также печать может быть обязательна, если в вашем обществе используется альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО в форме заседания – на нем мы подробно остановимся дальше.

Замечания на протокол общего собрания участников ООО

Как мы уже пояснили выше, по требованию участника ООО в протокол надо включить сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования. К таким сведениям могут относиться и замечания.

Других разъяснений о том, как участники общества могут привести замечания на протокол общего собрания участников ООО, нет ни в ГК РФ, ни в Законе. Полагаем, что этот вопрос можно урегулировать в уставе или во внутреннем документе общества — например, в положении об общих собраниях участников ООО.

Так, в нем можно предусмотреть, что замечания указываются в конце протокола — там, где участник расписывается.

Также, к примеру, можно указать, что участник оформляет замечания в виде отдельного документа, ставит в нем свою подпись и передает в общество при подписании протокола. При этом в самом протоколе после своей подписи участник помечает, что подписал протокол с замечаниями. В таком случае замечания участника нужно приложить к протоколу.

Нотариальное удостоверение протокола общего собрания ООО

На сегодняшний день оно обязательно для каждого протокола общего собрания участников ООО, которое проводилось в форме заседания. Если участники общества голосовали заочно, нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО не нужно.

Нотариус удостоверяет принятие собранием решения на заседании и состав участников общества, которые присутствовали при его принятии (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Порядок, в котором нотариус удостоверяет решение собрания, определен в ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1.

Нотариус присутствует при проведении собрания и выдает свидетельство об удостоверении решения органа управления юридического лица. Оно имеет утвержденную форму (это форма 3.8 – смотрите ее в Приложении N 1 к Приказу Минюста России от 30.09.2020 N 226).

Нотариуса приглашает на собрание лицо, которое организует его проведение. Оно же представляет нотариусу ряд необходимых документов. Сюда относятся учредительные документы, внутренний документ общества, который устанавливает порядок проведения собрания, решение о проведении собрания и об утверждении его повестки дня, документ с перечнем лиц, имеющих право участвовать в собрании.

Чтобы установить факт принятия решения собранием, нотариус:

• проверяет правоспособность общества,
• определяет компетенцию собрания в части принятия решения,
• выясняет наличие кворума на собрании,
• устанавливает наличие необходимого количества голосов для принятия решения согласно Закону и уставу ООО на основании подсчета голосов, который представила счетная комиссия или лицо, уполномоченное на подсчет голосов.

Чтобы подтвердить состав участников собрания ООО, которые присутствовали при принятии решения, нотариус устанавливает:

• их личность,
• их полномочия,
• их право на участие в собрании.

Обратите внимание, что нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва собрания.

Альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО

Это способ заверить протокол собрания в форме заседания, который применяется вместо обязательного нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО.

Им может быть любой способ, который не противоречит закону, включая:

• подписание протокола всеми участниками ООО,
• подписание протокола частью участников ООО,
• использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт принятия решения (например, видеокамеры).

Альтернативный способ удостоверить протокол можно предусмотреть в уставе ООО или в решении общего собрания его участников, которое они приняли единогласно (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Относительно второго варианта, когда специальный способ для заверения протоколов заседаний предусмотрен решением собрания, нужно учитывать следующие моменты.

Во-первых, такое решение собрания об альтернативном способе заверения протоколов нужно удостоверить у нотариуса. Разъяснение об этом дано в п. 2 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019.

Во-вторых, применять альтернативный способ подтверждения протоколов заседаний можно только в отношении будущих собраний. То есть тех, которые состоятся после текущего собрания, на котором единогласно принято решение применять альтернативный способ.

Обратите внимание: альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО нельзя применять, когда собрание выносит решение об увеличении уставного капитала общества. Факт его принятия и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, имеет право подтвердить только нотариус (п. 3 ст. 17 Закона).

В какой срок составляют протокол общего собрания участников ООО?

В законодательстве этот срок не определен. Но он может быть прописан в вашем уставе – тогда ориентируйтесь на его положения.

Если и там не указан срок оформления протокола, составляйте его в течение 3 рабочих дней с даты закрытия собрания. Так делают в акционерных обществах, следуя п. 1 ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Еще примите во внимание важный момент, который касается срока действия протокола общего собрания участников ООО. Этот срок не ограничен, протокол собрания действует бессрочно.

Что делать с готовым протоколом?

Его нужно подшить в книгу протоколов общего собрания участников ООО, которую общество обязано вести. В эту книгу должны попадать протоколы всех общих собраний участников общества (п. 6 ст. 37 Закона).

Учтите: любой участник ООО в любое время имеет право ознакомиться с книгой протоколов. По требованию участника ему надо выдать выписку из книги, удостоверенную исполнительным органом общества.

Кроме того, готовый протокол в виде копии надо направить всем участникам общества. Это обязанность лежит на исполнительном органе ООО или лице, которое вело протокол собрания.

Срок для отправки копий – 10 дней после составления протокола. Способ отправки – заказное письмо на адрес участника, указанный в списке участников общества. Другой способ направления копий протокола может быть прописан в уставе ООО (п. 1 ст. 36 Закона).

Что такое протокол общего собрания учредителей о создании ООО?

Это протокол, которым учредители ООО оформляют решение об учреждении общества, а также сопутствующие решения. По Закону, решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества.

Протокол общего собрания учредителей ООО (образец 2022) оформляется в письменной форме.

В него надо включить все сведения, которые указываются в обычном протоколе общего собрания участников ООО, — их мы перечислили выше.

Кроме того, протокол общего собрания учредителей ООО должен содержать результаты голосования учредителей общества и принятые ими решения по вопросам, которые перечислены в п. 2 ст. 11 Закона.

Образец протокола общего собрания работников