Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк cлужебной записки о приобретении оборудования .docСкачать образец cлужебной записки о приобретении оборудования .doc
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
Функции документа:
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Как составить служебную записку на приобретение
Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В документе нужно указать следующую информацию:
- Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
- Должность и ФИО составителя записки.
- Наименование документа.
- Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
- Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
- Дату и подпись работника, составившего документ.
К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.
Образец служебной записки о приобретении оборудования
Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.
«16» января 2021 года
Николаев / А.А. Николаев
Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.
Как правильно написать служебную записку на приобретение товара
Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.
Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.
Приведем образец такой служебной записки:
Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Служебная записка на приобретение компьютера (образец)
Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.
Также по аналогии можно написать:
- служебную записку на приобретение материалов;
- служебную записку на приобретение принтера;
- служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.
Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.
Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему: например, «докладные записки» или «рапорты».
Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.
Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.
Что такое служебная записка
Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.
При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.
Для чего составляют служебную записку
Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.
Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.
Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить.Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.
Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:
- наладить обмен информацией между сотрудниками или структурными подразделениями организации. Рядовые работники редко сталкиваются с такими проблемами, но если в компании сложная структура, много обособленных подразделений и самостоятельных руководителей, то они могут решать такие вопросы с помощью служебных записок;
- запросить у коллег какую-то информацию, необходимую для работы;
- сообщить руководству о проблемах на предприятии;
- запросить дополнительные материалы и ресурсы;
- просить поощрить коллег, которые хорошо работают, или наказать тех, кто трудится плохо;
- предложить руководству способ решения сложной ситуации или конфликта.
Кто может написать служебную записку
Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.
Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.
Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.
На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.
Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.
Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.
Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.
Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.
Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.
Правила оформления служебной записки
Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.
Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.
Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.
Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.
Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:
- данные адресата, то есть человека, кому адресована записка. Как правило, это руководитель организации, но вместо него может быть указан любой сотрудник;
- данные составителя записки: должность, профессия или специальность и ФИО;
- название документа. Обычно это просто «Служебная записка», «Докладная», «Рапорт» или другое название — в зависимости от того, как принято в организации;
- краткое описание ситуации, предложения или объяснения по вопросу, которого касается записка;
- подпись составителя;
- дата составления.
Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.
Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.
Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.
Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.
Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.
При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.
Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.
Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.
Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.
Порядок рассмотрения
Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.
Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.
Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.
Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.
Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.
Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.
Образцы и особенности оформления для разных случаев
Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.
Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.
Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.
На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.
Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.
О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.
А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.
На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.
Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.
На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.
Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.
О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.
Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.
О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.
О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.
О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.
Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.
О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.
На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.
О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.
Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.
Запомнить
- Понятия «служебная записка» в законодательстве нет, но в жизни такие документы пишут часто. Обычно руководствуются правилами документооборота, принятого в конкретной организации.
- Такая записка — способ передачи информации между коллегами либо между подчиненными и руководителем. Этот документ позволяет запросить у коллег нужные данные, сообщить руководству о проблемах на предприятии, попросить дополнительные материалы и ресурсы, предложить начальству способ решения сложной ситуации или конфликта и так далее.
- На предприятиях с небольшим количеством сотрудников вполне можно обойтись без служебных записок, чтобы не разводить бюрократию.
- Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — не обязанность руководителя, а его право.
- Руководство организации вправе требовать от работников соблюдать локальные нормативные акты. Если служебная записка оформлена с их нарушением, документ могут не принять.
Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
Скрыть содержание
- В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
- Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
- Что внутри документа?
- Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ) Мебели Канцтоваров Оргтехники (сканера, принтера) Телефона Инструментов Настольной лампы Автошин
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание! “Бумажный” вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
- наименование организации, подразделения;
- кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
- заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
- регистрационный номер;
- что именно нужно закупить и в связи с чем;
- подпись с расшифровкой, дата написания.
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом
Васильеву И. В.
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.
С уважением
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды
Мебели
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
С уважением,
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение мебели
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
ЗАО “Сигма-Консалт”
Сидорову С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
С уважением,
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
30 мая 2017 года.
Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
ООО “Сигма-Шторм”
Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
С уважением,
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
14 мая 2016 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”
Матвееву И. И.
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
С уважением,
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Скачать образец служебной записки на покупку телефона
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО “Совремонт”
Петрову П.П.
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
10 мая 2015 года.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Скачать образец служебной записки на покупку инструментов
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
С уважением,
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
Скачать образец служебной записки на покупку настольной лампы
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”
Борисову Б.Б.
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
С уважением,
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
20 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на покупку автошин
Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru
Получить через час
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Важно
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Важно
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внимание!
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе
Бланки для скачивания
Срок хранения служебной записки
Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.
|
Вид записки |
Срок хранения |
Номер статьи Перечня |
|
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов |
До минования надобности |
9 |
|
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации |
5 лет |
17 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков |
Постоянно |
18 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации |
5 лет |
|
|
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений |
1 год |
20 |
|
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений |
До минования надобности |
35 |
|
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности |
5 лет |
47 |
|
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч |
3 года |
48 |
|
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан |
5 лет |
153 |
|
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год после снятия с контроля |
159 |
|
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения |
5 лет |
186 |
|
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины |
5 лет |
255 |
|
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании |
5 лет |
256 |
|
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет |
282 |
|
Докладные записки по первичным статистическим данным |
3 года |
336 |
|
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка |
1 год |
382 |
|
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда |
3 года |
383 |
|
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника |
1 год после принятия решения |
390 |
|
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
392 |
|
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок |
1 год после утверждения разработанных норм |
398 |
|
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки) |
427 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее) |
434 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку |
5 лет |
|
|
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|
|
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
454 |
|
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
469 |
|
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
491 |
|
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
520 |
|
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон |
5 лет |
535 |
|
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации |
5 лет |
564 |
|
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет |
587 |
|
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
588 |
|
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
611 |
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.
Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см. «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).
Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.
Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.
Для нормального осуществления производственных и административных процессов организации необходимо приобретать оборудование. Посредством служебной записки о приобретении оборудования руководитель подразделения или иное лицо доводит до сведения руководителя организации необходимость приобретения оборудования.
Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о приобретении оборудованияОбразец служебной записки о приобретении оборудования
Необходимость в составлении записки
Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.
Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.
Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах. Причинами (обоснованием) для приобретения могут быть:
- появление нового рабочего места, которое необходимо оснастить;
- поломка оборудования;
- моральное устаревание оборудования;
- гибель или порча оборудования, например, в результате пожара, и так далее.
Как приобретается оборудование
Служебная записка – первый этап процедуры приобретения оборудования. Как правило, процедура эта выглядит следующим образом:
- Руководитель подразделения, которому требуется оборудование, составляет служебную записку о необходимости его приобретения.
- Служебная записка при необходимости согласовывается с экономическим отделом, который дополнительно указывает, заложены ли средства на оборудование в бюджете организации или нет.
- Записка передается руководителю через канцелярию или напрямую.
- Руководитель организации, изучив записку, принимает решение о покупке оборудования.
- Записка с резолюцией передается в подразделение, занимающееся материально-техническим обеспечением, которое приобретает оборудование.
Статья 22 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя обеспечить сотрудников оборудованием, техникой и всем необходимым для выполнения работы.
Поэтому инициировать покупку оборудования может не только руководитель подразделения, но и любой работник, обнаруживший поломку или считающий, что оборудование необходимо. В этом случае пишется докладная записка на имя непосредственного руководителя.
Однако на практике для снижения количества документов и ускорения процесса работнику достаточно сообщить о необходимости приобрести оборудование устно.
Правила составления записки
Поскольку служебная записка о приобретении оборудования является первичным бухгалтерским документом – обоснованием произведенных расходов, к ее содержанию предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» записке.
Так, потребуется указать:
- какое оборудование требуется (наименование, марка, модель);
- в какое подразделение;
- сколько единиц оборудования требуется;
- почему необходимо приобрести оборудование и, в некоторых случаях, обоснование выбора именно такой марки и модели. Например, многофункциональное устройство будет стоить дороже, но заменит в офисе и принтер, и сканер, и потому в целом его приобретение окажется выгоднее покупки техники по отдельности, и так далее. С этой целью к записке могут быть приложены прайс-листы, счета и иные подтверждающие обоснование стоимости оборудования документы.
Форма служебной записки
К оформлению служебных записок о приобретении оборудования предъявляются те же требования, что и к другим запискам. В организации обычно имеются свои, разработанные и закрепленные в Инструкции по делопроизводству шаблоны записок. На нашем сайте можно скачать образец и бланк записки для ознакомления и работы.
Служебная записка состоит из следующих элементов:
- «шапки», в которой указываются название организации, должность и ФИО руководителя, которому записка адресована;
- названия (Служебная записка);
- заголовка, например, «О приобретении офисной техники»;
- текста записки с указанием данных, о которых мы сказали выше;
- при необходимости – приложений, например, прайс-листов или счетов на оплату;
- даты и подписи лица – автора записки.
Регистрационный номер на записке проставляется работниками отдела документационного обеспечения или иного подразделения, ведущего делопроизводство.
Что дальше
Оригиналы служебных записок, как правило, прикрепляются к счетам на оплату и передаются в бухгалтерию вместе с ними. Там же они и хранятся. В дело служебных записок, если организация таковое ведет, подшиваются копии.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте. Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств. Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.
Назначение служебной записки в компании
Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.
Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому. Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется. Например, дополнительное или новое оборудование.
Помимо этого, записка также может содержать факты и предложения по совершенствованию производственного процесса.
Преимуществом использования служебных записок является факт наличия документального доказательства освещения той или иной проблемной рабочей ситуации. Также записка может стать доказательной базой в суде, если наниматель превысит свои полномочия относительно тех подчиненных, которые доносили до него сведения.
Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах. Они также являются дополнительным доказательством подачи документа. В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.
Форма записок и журнала законодательством не регламентируется. Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.
Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.
Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде. Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.
Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя).
Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.
Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой.
Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования
Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу.
В частности, к подобным требованиям относится следующее:
- оформление записки происходит в вольном формате. Для этого можно использовать обычный лист А4. Впрочем, возможны ситуации, в которых локальный норматив фиксирует необходимость оформления записки на фирменном бланке (это характерно для бумаг внешней направленности). Прежде чем писать, субъект должен удостовериться в факте наличия локальной регламентации;
- если запрос на приобретение какого-либо оборудования носит массовый характер, то перечень требуемых атрибутов уместно приводить в табличном виде;
- в таблице должны содержаться не только названия всех запрашиваемых материалов, но также и единица измерения, а также объем требуемой поставки;
- в случае, когда подобная практика актуальна для конкретного предприятия, в таблице также необходимо указывать дополнительные сведения, например, артикул;
- помимо прочего, обязательными реквизитами являются ФИО и должности начальника подразделения и составителя.
В основном тексте служебной записки также уместно обозначить и обосновать необходимость приобретения нового оборудования или материалов. В случае наличия, также можно приложить документальное доказательство подобной потребности.
Текст бумаги должен быть лаконичным и четким, не должен содержать в себе ошибки и лирические отступления. Форма речи должна быть деловой, не содержать длинных предложений, а также несвойственных деловому стилю оборотов.
Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров
Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:
- Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
- Приобретение мебели. Важно указать, для какого отдела она требуется, а также, по возможности, привести доказательства об износе имеющихся мебельных элементов (по факту инвентаризации).
- Закупка канцтоваров. Данный вид записки является наиболее распространенным. Нередко кадры опускают необходимость ее составления. Однако, подобное нежелательно, ведь совокупные траты на подобные нужды значительны.
- Закупка оргтехники и/или телефонов. Важно обозначить, какой именно отдел нуждается в данном оборудовании, а также в каком состоянии находится текущая техника. Кроме того, марка оргтехники также имеет важное значение и должна указываться.
См.также – Заявка на канцелярские товары
Образец служебной записки на приобретение оборудования
На практике служебная записка о необходимости приобретения оборудования выглядит следующим образом:
Пример 1.
Руководителю ООО «Караван верблюдов»
Целик Нине Павловне
от начальника информационного подразделения
Владимирова Антона Дмитриевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 20
о приобретении мебели
Прошу Вас закупить офисные столы в количестве 4 шт. для информационного подразделения ООО «Караван верблюдов». В данный момент в информационном отделе имеются два стола, которые практически износились: на одном имеется трещина поперек столешницы, второй вручную собран сотрудником информационного отдела, и не является устойчивым. Копию результатов инвентаризации прилагаю.
С уважением,
Владимиров А.Д. Владимиров А.Д.
14.02.2019г.
Пример 2.
Руководителю ООО «Точка безубыточности»
Кацу Юрию Эдуардовичу
от начальника производственного подразделения
Светлакова Федора Валентиновича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12
о приобретении оборудования
Прошу Вас закупить новый токарный станок в количестве 1 шт. для производственного подразделения ООО «Точка безубыточности». В данный момент в производственном отделе имеется шесть токарных станков, чего остро не хватает для исполнения того объема производственного задания, которое было постановлено перед работниками в начале месяца.
С уважением,
Светлаков Ф.В. Светлаков Ф.В.
13.02.2019г.
Таким образом, служебная записка является удобным инструментом донесения до начальника просьбы о приобретении нового оборудования. Работникам необходимо грамотно составить запрос, после чего наниматель должен исполнить свои обязательства в соответствии с Уставом фирмы.