Перенос отпуска по желанию работника — вещь нередкая, а в некоторых случаях даже обязательная, но иногда оказывается недопустимой. Из статьи вы узнаете, в каких случаях перенос отпуска является обязанностью работодателя, что делать, если об этом попросил работник, и как правильно оформить документы на перенос отпуска.
Планирование использования ежегодного отпуска
ТК РФ (ст. 123) предписывает работодателю планировать отпуска своих сотрудников на каждый предстоящий год, отражая время их предоставления в графике отпусков, утверждаемом не позже чем за 2 недели до начала очередного года. В соответствии с этим графиком работники и должны уходить в отпуск, а работодателю предстоит не только отпустить их туда, но еще до его начала не позднее чем:
- за 2 недели предупредить под расписку о запланированном отпуске;
- 3 календарных дня выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ, информация Минтруда России от 16.06.2014).
Означает ли это, что никакие отклонения от графика отпусков невозможны и что перенос ежегодного отпуска по инициативе работника недопустим? Нет, не означает. Несмотря на то что в график — документ, обязательный для исполнения, отклонения от него не только возможны, но в некоторых случаях оказываются необходимыми.
Все причины переноса отпуска можно разделить на 3 группы:
- Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, согласовав конкретный вид действия и сроки с работником.
- С просьбой о переносе выступает работник. У работодателя здесь может возникнуть как обязанность согласиться с этим, так и право дать или не дать свое согласие на перенос отпуска по желанию работника.
- Инициатива переноса исходит от работодателя, и для того, чтобы он состоялся, работник должен дать свое согласие.
Оправданием последней ситуации служит производственная необходимость. Причем возможным оказывается даже перенос времени очередного отпуска на следующий год, если работник не относится к числу тех, в отношении кого запрещено непредоставление отпуска ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Это лица:
- не достигшие возраста 18 лет;
- работающие во вредных или опасных условиях.
При этом следует учитывать, что дополнительные отпуска, имеющиеся у «вредников» и некоторых иных лиц, в части переноса будут подчиняться тем же правилам, что и обычные отпуска.
Какими документами оформить перенос отпуска по любому основанию, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Основания для появления обязанности продлить или перенести отпуск
Обязанность продления или переноса отпуска возникает у работодателя в случаях, когда время отдыха совпало:
- с больничным (но только самого работника, а не членов его семьи);
- периодом исполнения работником гособязанностей, требующих освобождения от работы;
- иной ситуацией, предусмотренной законодательно (в т. ч. локальным нормативным актом).
По согласованию с работником отпуск либо продлевается на неиспользованное им по вышеуказанной причине количество дней (причина должна быть подтверждена документально, но иных бумаг не потребуется), либо переносится на иные дни (в этом случае от работника нужно заявление с указанием конкретного периода).
Еще одним обязательным для работодателя основанием для переноса отпуска по инициативе работника становится нарушение им одного из сроков, имеющих значение для отпуска (предупреждения работника о его начале или выплате отпускных). Работнику в такой ситуации дается право требовать переноса времени отдыха на другой срок (ст. 124 ТК РФ).
Причины смещения отпуска по инициативе работника
Иные причины переноса отпуска по инициативе работника могут быть самыми разными, и здесь уже работодатель будет согласовывающей стороной. Однако есть ситуации, когда работодатель не имеет права на отказ. В удобное для него время отпуск будет предоставлен работнику:
- усыновившему ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
- мужу женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- женщине, желающей присоединить очередной отпуск к отпуску по беременности и родам или отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- родителю (в т. ч. приемному), опекуну или попечителю ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- не достигшему возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместителю, оформляющему отпуск по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ);
- пострадавшему при аварии на Чернобыльской АЭС или участвовавшему в ликвидации ее последствий (п. 5 ст. 14, ст. 15 закона «О социальной защите…» от 15.05.1991 № 1244-1);
- получившему дозу облучения при ядерных испытаниях на полигоне в Семипалатинске (п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
- отмеченному знаком «Почетный донор» (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона «О донорстве…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- инвалиду, участнику войны, ветерану боевых действий или по долгу службы находившемуся на территории их ведения, проходившему военное обучение или работавшему на оборону страны в годы ВОВ, жившему в блокадном Ленинграде (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 13 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, п. 9 ст. 18, п. 10 ст. 19 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- супруге (супругу) военнослужащего (военнослужащей), получающего отпуск по месту службы (п. 11 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
- сотруднику ОВД, не имевшему возможности реализовать свое право на отпуск в соответствии с утвержденным графиком (п. 3 ст. 57, п. 2 ст. 64 закона «О службе в органах внутренних дел…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
- Героям Труда, Соцтруда, полному кавалеру ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- Героям СССР, РФ, полному кавалеру ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1).
Во всех иных случаях работодатель вправе как согласиться на перенос отпуска по желанию работника, так и отказать в этом. В случае отсутствия у работодателя принципиальных возражений против переноса, но несогласия с его сроками стороны должны договориться, установив сроки, устраивающие обе стороны (и работодателя, и работника).
Оформление переноса (заявление работника и приказ работодателя)
Как оформить перенос отпуска по желанию работника? Прежде всего, работник должен выразить пожелание о переносе, составив в адрес работодателя заявление об этом. Установленной формы такое заявление не имеет, но очевидно, что в нем должны присутствовать:
- данные подателя заявления (Ф.И.О., должность, название подразделения, являющегося местом работы, табельный номер);
- изложение сути вопроса (т. е. просьба о переносе с указанием причины этого и сроков, на которые должно сместиться начало отпуска);
- дата составления и подпись подателя.
О том, как может быть оформлено заявление на перенос, читайте в статье «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».
При принятии решения об удовлетворении просьбы подателя заявления работодателем издается приказ о переносе отпуска по заявлению работника. Основная часть этого документа будет дублировать содержание заявления работника, излагая его просьбу в утвердительном ключе.
Образец приказа о переносе отпуска можно скачать по ссылке ниже:
Скачать образец приказа
Приказ станет основанием для внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника.
А приказ о переносе ежегодного отпуска работника в связи с производственной необходимостью вы можете бесплатно скачать в КонсультантПлюс, получив пробный онлайн доступ к системе бесплатно.
Как оформить перенос отпуска в графике отпусков узнайте здесь.
Итоги
Не позднее чем за 2 недели до начала очередного года у каждого из работодателей утверждается график отпусков, которого должны придерживаться обе стороны трудового договора. Однако график допускает внесение изменений в него. Правки вносятся на основании приказа, составляемого работодателем.
Перенос может оказаться как обязательным для работодателя (в ситуациях, предусматриваемых законодательством), так и попадающим в зависимость от его решения. Конкретные даты переноса в первом случае зависят только от пожеланий работника, а во втором являются результатом достижения согласия между работодателем и работником. Чтобы выразить свои пожелания по переносу, работнику нужно написать заявление.
ТК РФ разрешает перенести ежегодный оплачиваемый отпуск в нескольких случаях:
- Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Напомним, что это надо сделать не позже, чем за три календарных дня, причем когда крайний срок выпадает на нерабочий день, выплачивают деньги накануне (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
- Работника предупредили о начале отпуска меньше чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник болел в отпуске (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, например, был присяжным в суде или проходил военные сборы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник отозван из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- По иным основаниям, например, если работник имеет право на «удобный» отпуск (частая ситуация — когда работница хочет присоединить очередной отпуск к декрету).
Работодатель вправе закрепить в своих локальных актах другие причины переноса ежегодного отпуска (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Число переносов отпуска закон не ограничивает, однако учитывайте, что:
- нельзя переносить отпуск на будущий рабочий год работникам-«вредникам», несовершеннолетним, а также тем, кто не отдыхал в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
- отпуск, перенесенный по производственной необходимости, сотрудник должен отгулять не позже 12 месяцев по окончании года, за который он предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Это основные ограничения, но есть и другие — для отдельных ситуаций. Их мы рассмотрим ниже.
Перечень необходимых документов зависит от того, по какой причине переносится отпуск. К таким документам относятся:
- Заявление работника. Письменное заявление обязательно только при переносе отпуска из-за просрочки выплаты отпускных или несвоевременного предупреждения об отпуске. В других случаях согласие на перенос отпуска может быть любым — устным, письменным, в виде подписи на приказе.
- Уведомление о переносе отпуска. Оформляется, если инициатор переноса — работодатель. И хотя ТК РФ не обязывает уведомлять работника о переносе отпуска, это поможет снизить риски при спорах.
- Приказ. На его основании вносятся изменения в график отпусков.
После оформления этих документов информация о новых датах отдыха работника вносится в график отпусков и в личную карточку.
Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320Н утвержден новый порядок ведения трудовых книжек, в котором упразднено требование вести личные карточки. То есть теперь их оформлять необязательно, но они и не запрещены.
Рассмотрим несколько распространенных случаев.
Перенос отпуска при невыплате отпускных и несвоевременном уведомлении работника
В этих двух случаях работник решает по своему усмотрению — отгулять отпуск или перенести. И если он выберет перенос, работодатель обязан согласовать с с ним новые сроки отпуска.
Документальное оформление:
- обязательно письменное заявление сотрудника о переносе отпуска;
- издается приказ;
- изменения отражаются в графике отпусков и в личной карточке (если она ведется).
Заявление работника о переносе отпуска может выглядеть так
Перенос в связи с больничным
Если во время ежегодного отпуска сотрудник был на больничном, отпуск продлевается на дни болезни. Но дни отпуска, совпавшие с нетрудоспособностью, также можно перенести на другой срок по согласованию с работником (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, подп. «а» п. 17 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Например, если работник ушел отдыхать на 14 дней, но в последние шесть дней отпуска он заболел, то на эти шесть дней можно продлить период отдыха или перенести их на будущее.
Ограничения:
- если работник не сообщил о желании перенести отпуск, он автоматически продлевается;
- продление (или перенос) отпуска возможны, только если болел сам сотрудник, а больничный лист выдан по заболеванию или травме (ст. 124 ТК РФ, Определение ВС от 28.02.2013 № АПЛ13-18).
Если во время отпуска у сотрудника заболел ребенок или он сам был на карантине, отпуск не переносится (письма Минтруда от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522, от 09.04.2020 № 14-2/В-393). В то же время работодатель может предусмотреть в своих ЛНА перенос отпуска для ухода за заболевшим членом семьи работника (письмо Минтруда РФ от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).
Документальное оформление:
- основанием переноса отпуска в связи с больничным будет волеизъявление работника и листок нетрудоспособности;
- далее издается приказ о переносе отпуска, а если отпуск полностью совпал с больничным — приказ, отменяющий предыдущий приказ об отпуске.
Сведения о переносе отпуска вносятся в график и в личную карточку (если она ведется).
Что делать, если на отпуск накладывается больничный
Читать
Перенос по семейным обстоятельствам
Перенести ежегодный отпуск в связи с семейными обстоятельствами работодатель обязан:
- если такой перенос предусмотрен локальным нормативным актом;
- по просьбе работника, имеющего право на «удобный» отпуск.
В других случаях соглашаться или нет на перенос отпуска по семейным причинам — работодатель решает сам.
Документальное оформление:
- работник пишет заявление в произвольной форме, к нему желательно приложить подтверждающие документы;
- на основании заявления издается приказ;
- вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку работника (если она ведется).
Если работник хочет перенести отдых на будущий год, убедитесь, что такой перенос для него не запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). А также проверьте, чтобы новая дата начала отпуска позволяла уведомить работника о начале отдыха минимум за две недели.
Присоединение ежегодного отпуска к декретному
По желанию сотрудницы компания обязана предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам (если, конечно, у нее остались неотгулянные дни). Причем даже в том случае, если женщина проработала меньше шести месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ, письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).
Пример. Сотрудница идет в декрет. Она попросила ежегодный отпуск на 28 календарных дней, однако за текущий рабочий год у нее осталось 10 неотгулянных дней. Работодатель может дать ей отпуск только на эти 10 дней.
Документальное оформление:
- основанием для присоединения ежегодного отпуска к декрету будет заявление работницы, к нему можно приложить справку о беременности из медучреждения;
- издается приказ о переносе отпуска;
- вносятся изменения в график и в личную карточку (если она ведется).
Отпускные выплачиваются минимум за три календарных дня до начала отпуска.
Отпуск по беременности и родам — как оформить и рассчитать пособие
Читать
ТК РФ называет две причины, когда инициатором переноса отпуска может быть работодатель: если нужно избежать неблагоприятных последствий для компании или возникла необходимость отозвать работника из отпуска. Обе ситуации относятся к производственной необходимости, и в обеих потребуется согласие работника.
Даже при согласии сотрудника нельзя переносить на будущий год отпуск:
- несовершеннолетним;
- людям, работающим во вредных и опасных условиях;
- работникам, которые не отдыхали два года подряд.
А также есть специальные нормы, устанавливающие особый порядок изменения времени отдыха в связи с производственной необходимостью для некоторых категорий работников: например, у госслужащих на будущий рабочий год переносится только та часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 9.2 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
При отзыве работника из отпуска тоже есть ограничения:
- нельзя отозвать несовершеннолетних, беременных, «вредников» (ч. 3 ст. 125 ТК РФ);
- внутренний совместитель отзывается исключительно из отпуска по основному месту работы (письмо Роструда от 30.03.2021 № ПГ/05772-6-1);
- отозванному из отпуска сотруднику необходимо дать часть отпуска длительностью не меньше 14 календарных дней. В противном случае отзыв незаконен (письмо Минтруда РФ от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).
Документальное оформление переноса отпуска в связи с производственной необходимостью:
Шаг 1. Уведомьте сотрудника о необходимости перенести его отпуск или об отзыве из отпуска.
Образец уведомления о переносе отпуска
Шаг 2. Получите согласие от работника, желательно письменное. Оно может быть в виде «согласительной» фразы в уведомлении или отдельного документа. Пример формулировки:
Я, Литовцева И.С., согласна на отзыв из отпуска с 18.04.2022 и перенос неиспользованной части отпуска в размере шести календарных дней в рамках текущего рабочего года. Новые сроки отпуска сообщу дополнительно.
Шаг 3. Издайте приказ о переносе отпуска.
Образец приказа о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью
После утверждения новых дат отпуска внесите корректировки в график отпусков. В графике, оформленном по унифицированной форме Т-7, укажите:
- в графе 8 — реквизиты приказа о переносе или приказа об отмене отпуска;
- в графе 9 — новую дату начала отпуска.
Если отдых переносится на текущий календарный год, в графе 7 проставьте фактическую дата его начала.
Изменения в график отпусков, составленный работодателем на своем бланке, вносятся аналогично.
Если вы продолжаете вести личные карточки Т-2, запись о переносе отпуска вносите в нее, только если на дату переноса был заполнен раздел VIII «Отпуск».
Запись при переносе части отпуска делают так:
- информацию в графах 1–3, 5 не меняют;
- в графах 4 и 6 зачеркивают сделанные ранее записи, затем ниже или в следующей строчке проставляют число фактически использованных дней отпуска и дату его завершения;
- в графе 7 указывают реквизиты приказа о переносе.
Если отпуск переносится полностью, то в графах 1 — 7 информацию об отпуске зачеркивают, рядом с графой 7 либо ниже вписывают реквизиты приказа, отменяющего приказ о предоставлении отпуска.
Работодателя, не соблюдающего нормы о переносе отпуска, могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, если на будущий рабочий год перенесен отпуск сотрудника, для которого такой перенос запрещен.
Санкции за первичное нарушение:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение наказывается строже:
- должностных лиц оштрафуют на 10 000–20 000 рублей или дисквалифицируют на срок от года до трех лет;
- ИП оштрафуют на 10 000–20 000 рублей;
- организацию — на 50 000–70 000 рублей.
Работник также вправе потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Пересчитывать ли отпускные при переносе, зависит от того, попадают ли в один месяц:
- дата начала старого отпуска;
- дата начала перенесенного отпуска.
Если попадают, перерасчет не нужен. А если перенесенный отпуск начнется позднее, то изменится расчетный период для определения среднего заработка, и отпускные придется пересчитать. А еще проверьте, не нужно ли корректировать НДФЛ и страховые взносы.
При пересчете отпускных у сотрудника возникнет долг перед компанией. Однако зачесть переплаченную сумму в счет будущей зарплаты работодатель просто так не вправе, должно быть согласие работника (ст. 137 ТК РФ, Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 28.03.2018 по делу № 33-1157/2018).
Сформулировать согласие можно так:
В связи тем, что шесть дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска перенесены на другой период, прошу зачесть излишне выплаченные мне отпускные в сумме 12 010 рублей в счет заработной платы за май 2022 года.
Переплату можно не только зачесть, но и внести на банковский счет или в кассу компании.
Пример. Работнику по производственной необходимости пришлось перенести отпуск на другой месяц. Однако он уже успел получить отпускные — 13 920 рублей (начислено 16 000 рублей, удержан НДФЛ — 2 080 рублей). Страховые взносы с отпускных (30,2 %) составили 4 832 рубля. Переплату отпускных сотрудник вернул в добровольном порядке. Посмотрим, как отразить эти операции в бухгалтерском учете.
Пересчет выплаченных отпускных в связи с переносом отпуска не считается исправлением ошибки, поскольку корректировка делается из-за того, что получена новая информация (п. 2 ПБУ 22/2010).
Проводки до переноса отпуска:
| Операция | Проводка | Сумма |
|---|---|---|
| Начислены отпускные | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 70 | 16 000 |
| Удержан НДФЛ | Дт 70 Кт 68 | 2 080 |
| Начислены страховые взносы | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 69 | 4 832 |
| Отпускные переведены на карту сотруднику | Дт 70 Кт 51 | 13 920 |
| Уплачен НДФЛ в бюджет | Дт 68 Кт 51 | 2 080 |
| Уплачены страховые взносы | Дт. 69 Кт 51 | 4 832 |
После переноса отпуска:
| Операция | Проводка | Сумма |
|---|---|---|
| Сторно на сумму излишне начисленных отпускных в связи с переносом отпуска | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 70 | 16 000 |
| Сторно излишне удержанного НДФЛ с отпускных | Дт 70 Кт 68 | 2 080 |
| Сторно на сумму страховых взносов с излишних отпускных | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 69 | 4 832 |
| Отражен долг сотрудника перед организацией | Дт 76 Кт 70 | 13 920 |
| Переплату по отпускным сотрудник вернул в кассу, на расчетный счет | Дт 50, 51 Кт 76 | 13 920 |
Последняя запись меняется на:
- Дт 70 Кт 76 — если переплата по отпускным зачтена в счет будущей зарплаты работника;
- Дт 91 Кт 76 — долг работника отнесен на прочие расходы (если он не вернул деньги).
Если в дальнейшем работник будет догуливать отпуск, начисляйте отпускные заново.
Написание заявления о переносе отпуска – часть процедуры, которую должен пройти работник предприятия или организации при необходимости «передвинуть» во времени отпускной период.
Причины подачи заявления о переносе отпуска
Период отпусков сотрудников расписывается в специальном графике, который составляется заранее – минимум за две недели до наступления года, на который планируются отпуски. Поскольку пишется график отпусков исходя из производственных возможностей компании и пожеланий сотрудников, внесение в него последующих корректив нежелательно. Однако случаются форс-мажорные обстоятельства, по которым тот или иной работник вынужден уходить в отпуск раньше или позже намеченного времени – именно на этот случай и требуется оформление заявления о переносе отпуска.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления о переносе отпуска .docСкачать образец заявления о переносе отпуска .doc
Заявление важно оформлять надлежащим образом, с приложением необходимых дополнительных документов, учитывая то, что в некоторых ситуациях оно может обрести статус юридически значимого документа (например, при решении различных споров и разногласий с работодателем с привлечением трудовой инспекции или судебной инстанции).
Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу сотрудника
Заявление о переносе отпускного периода не является гарантией того, что работодатель пойдет навстречу подчиненному – закон предоставляет ему право оставить заявление без удовлетворения, но только в том случае, если на перенос отпуска нет особых причин, прописанных в законе. Во всех остальных ситуациях перенос отпуска является сугубо добровольным волеизъявлением сторон, учитывающим их взаимные интересы.
В судебной практике случались случаи, когда работник писал заявление о переносе отпуска, а работодатель ему отказывал. Невзирая на это сотрудник выходил на работу в первый день своего отпуска, но такое поведение суд расценивал, как нарушение трудовой дисциплины, заслуживающее определенного дисциплинарного наказания.
Поэтому, при написании заявления следует помнить о том, что последнее слово почти всегда остается за работодателем.
В каких случаях работодатель обязан перенести отпуск работника
Существует ряд обстоятельств, при которых предприятие обязано перенести отпускной период сотрудника.
- Один из наиболее часто встречающихся поводов: временная нетрудоспособность работника, проще говоря, его нахождение на больничном.
- Еще одна причина для переноса отпускного периода: исполнения сотрудником во время запланированного отпуска государственных обязанностей (но только тогда, когда ТК РФ дает в связи с этим право на освобождение от основной работы).
- В случаях, когда работодатель задержал оплату отпуска или же не отправил своевременно (за две недели) работнику соответствующего уведомления о приближении отпускного периода, сотрудник также имеет право подать заявление о переносе отпуска и работодатель обязан будет его удовлетворить, перенеся отпуск на другой срок, предварительно согласованный с сотрудником.
Если человек заболел накануне отпуска и обратился к работодателю с просьбой перенести отпускные дни, последний не имеет права ему отказать. И даже если на предприятии уже выпущен приказ об отпуске сотрудника, его необходимо отменить.
Существуют и другие обстоятельства, по которым работодатель должен перенести отпуск в обязательном порядке: все они подробно прописаны в Трудовом Кодексе РФ или же в локальных нормативных актах, действующих внутри организации.
Порядок действия при переносе отпуска
- Первым делом работник пишет заявление о переносе утвержденного в графике отпускного периода на имя руководителя компании.
- Далее, при положительном решении, директор выпускает соответствующий приказ, в котором дается указание на перенос отпуска, внесение изменений в ранее утвержденный график и назначаются ответственные за исполнение приказа лица (обычно это кадровик предприятия).
- Сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с этим приказом, после чего в установленное законом время ему направляется уведомление об отпуске (в получении которого он должен также расписаться).
Правила составления заявления
Унифицированного образца заявления, обязательного к применению, нет, так что работники компаний могут писать его в свободной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия (при условии, что он утвержден в учетной политике фирмы). Заявление обязательно должно содержать в себе ряд необходимых сведений:
- наименование компании, в которой трудится работник,
- его персональные данные (должность, ФИО),
- тот период, на который отпуск был запланирован изначально и тот, на который работник имеет желание его перенести,
- причина переноса.
При необходимости к заявлению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, наличие которых также нужно отразить в заявлении (например, справка о больничном).
Правила оформления заявления
Заявление может быть написано от руки (многие работодатели требуют именно такой формы его написания и подачи), а может быть напечатано на компьютере, его можно составить на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации (если такое правило предусмотрено внутренними нормативными актами компании).
Главное, чтобы он содержал «живую» подпись работника, а также дату составления.
Кроме того на заявлении необходимо оставить место для резолюции руководителя.
Писать заявление нужно в двух экземплярах, один из которых требуется передать работодателю, а второй, завизировав у секретаря или кадровика, оставить у себя.
Пример написания заявления о переносе отпуска
Документ имеет стандартный вид, поэтому его написание не должно вызвать никаких проблем.
- Вверху слева или справа (не играет роли) пишется адресат заявления, а именно:
- полное название организации-работодателя (в соответствии с учредительными бумагами),
- руководитель (директор или генеральный директор – как написано в штатном расписании),
- а также его фамилия, имя, отчество.
Потом точно также вносятся данные о сотруднике. Затем посередине строки вписывается слово «Заявление».
- В основную часть вносится просьба о переносе ежегодного планового отпуска. Здесь указываются
- период, на который запланирован отпуск в графике отпусков,
- а также период, на который его требуется перенести (обе даты нужно указывать полностью: число, месяц, год начала-окончания предполагаемого и желаемого отпускного периода).
Здесь же следует указать причину, по которой требуется перенос отпуска.
- В конце на заявлении нужно поставить дату его составления (она должна соответствовать дате подачи его работодателю), а также подпись.
Сдавайте годовую отчетность без штрафов
Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете:
✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам,
✔︎ Знать все изменения в налогах и бухучете.
✔︎ Использовать все новые шесть ФСБУ.
✔︎ Избежать типичных ошибок.
Торопитесь — скоро стартует первый поток!
Записаться
Трудовое законодательство предусматривает три возможных варианта изменения срока предоставления отпусков: отзыв, перенос и продление.
В одних случаях работодатель обязан продлить либо перенести отпуск, в иных ситуациях работодатель наделен правом отозвать либо перенести отпуск.
В обычной хозяйственной жизни любого предприятия не исключены внештатные ситуации, когда работник, собирающийся либо только что ушедший в отпуск, срочно должен вернуться на работу. В этом случае работодатель может предложить работнику перенести отпуск (если отпуск еще не начался) либо отозвать из отпуска (если работник уже отдыхает).
Сегодня разберем действия работодателя при отзыве из отпуска и переносе отпуска, чтобы это не привело к нарушениям права работника на отдых и не привлекло внимание Государственной инспекции по труду.
Отзыв из отпуска
Работодатель вправе отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска. Это право предоставлено работодателю статьей 125 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ, Кодекс). Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника. В случае отказа работник не обязан обосновывать, объяснять причину и обстоятельства своего решения. Отказ работника от выхода на работу при досрочном вызове из отпуска не является нарушением трудовой дисциплины и не может повлечь применения дисциплинарных взысканий.
Определенные категории работников отзывать из отпуска (даже при наличии их согласия) не допускается ни при каких обстоятельствах.
Это:
- несовершеннолетние сотрудники;
- беременные женщины;
- работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
Отзыв указанных категорий работников приведет к административной ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ, в виде штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 рублей и штрафа на должностное лицо в размере от 1000 до 5000 рублей.
Порядок отзыва работника из отпуска достаточно прост, однако здесь самым главным будет являться правильное оформление соответствующих документов. Разобьем порядок отзыва на отдельные этапы.
Этап 1. Получение руководителем предприятия служебной (докладной) записки, в которой говорится о необходимости отзыва конкретного работника из отпуска с пояснением причин.
Этап 2. Обращение к работнику. Работнику можно сообщить о необходимости выйти досрочно из отпуска как в устной форме, так и в письменной, направив официальное письмо. В любом случае, для принятия работником решения, необходимо предоставить ему полную информацию о произошедшем, указать на важность его участия.
Этап 3. Получение согласия. Согласие работника на отзыв является обязательным условием. Для пресечения возникновения спорных вопросов, такое согласие должно быть получено в письменной форме. В согласии работник должен указать: свои данные, занимаемую должность, непосредственно согласие и дату, с которой работник досрочно выходит из отпуска, желаемую дату предоставления неиспользованной части отпуска.
Этап 4. Издание приказа об отзыве из отпуска.После получения согласия работника можно оформлять приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому его составить можно в произвольной форме с обязательным указанием: данных работника, даты отзыва, дат отпуска (из которого отзывается), количество дней отпуска, которые остались неиспользованными, даты, на которые, по желанию работника, переносится неиспользованная часть отпуска, указание на необходимость перерасчета отпускных. Такой приказ/распоряжение должен быть издан к моменту выхода работника на работу. В приказе работник ставит отметку о своем согласии с его содержанием. На основании этого приказа вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку.
Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (часть 2 статьи 125 ТК РФ).
Поэтому, в связи с вызовом из ежегодного оплачиваемого отпуска, а также необходимостью предоставления неиспользованных дней отпуска, вносятся изменения в график отпусков и личную карточку.
С момента досрочного выхода на работу сотруднику должна начисляться заработная плата за фактически отработанное время. Часть отпускных в виде среднего заработка за неиспользованные дни отпуска при этом становится излишне выплаченной. Зачесть эту сумму в счет заработной платы за отработанное после отзыва из отпуска время или в счет будущих отпускных работодатель не вправе, поскольку по своей сути это будет удержанием, а такого основания для удержания статья 137 ТК РФ не предусматривает. Таким образом, отпускные нужно пересчитать. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время. Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода.
У работодателя может возникнуть вопрос — нужно ли производить оплату за работу в день отзыва работника из отпуска? Ответ на этот вопрос дала судебная практика, указав следующее.
В силу части 2 статьи 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Исходя из буквального толкования указанной нормы, оплата работы в день отпуска при отзыве работника из него не предусмотрена.
Более того, при предоставлении работнику отпуска (в данном случае истец ушла в очередной оплачиваемый отпуск) ему оплачиваются все дни отпуска, следовательно, и тот день отпуска, в который работника отозвали, также ему уже оплачен. (Апелляционное определение СК по гражданским делам Волгоградского областного суда от 03.04.2015 по делу № 33-3464/2015)
Отозвать работника из отпуска можно, если только это не приведет к тому, что каждая часть реально использованного отпуска составит менее 14 календарных дней. Напоминаем, что, по крайней мере, одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть 1 статьи 125 ТК РФ).
Перенос отпуска
Перенос отпуска предполагает, что количество дней, которые не были включены в использованный работником отпуск, предоставляется впоследствии отдельно или путем присоединения к следующему ежегодному оплачиваемому отпуску.
Важно! Перенос отпуска не является отменой отпуска.
Такого основания переноса отпуска, как производственная необходимость, ТК РФ не предусматривает.Кодекс содержит весьма размытую формулировку — «в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя».
В данном случае также необходимо получать согласие работника.
По этой причине отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год. Однако здесь есть ограничения:
- работодателю необходимо получить на это согласие работника (либо в виде заявления, либо надписи на документе, который обосновывает перенос отпуска);
- отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (часть 3 статьи 124 ТК РФ);
- запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (часть 4 статьи 124 ТК РФ).
Порядок переноса отпуска:
- Возникновение ситуации необходимости переноса отпуска и ее подтверждение. Для документального подтверждения наличия такого «исключительного случая» советуем, например, составлять докладные (служебные) записки на имя руководителя организации с описанием ситуации, которая складывается на предприятия, а также с указанием на неблагоприятные последствия в том случае, если работник уйдет в отпуск.
- Обращение к работнику. После составления такой записки необходимо обратиться либо в письменной, либо в устной форме к работнику с соответствующим предложением и новыми датами отпуска, которые также необходимо согласовывать с работником. В случае согласия работника на перенос отпуска, такое согласие необходимо запросить в письменной форме.
- В случае получения согласия работника издается приказ о переносе отпуска. Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем необходимо указать: основание переноса, новый срок отпуска. данные работника и должность.
Реквизиты приказа о переносе отпуска работника надо указать в графе 8 унифицированной формы графика отпусков. Также в графикенадо указать новую дату начала отпуска (графа 9).
При этом, если ранее был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен.
Как видим из статьи, процедура отзыва из отпуска и переноса отпуска не несет в себе каких-либо сложностей, однако требует оформления некоторого количества документов. На отзыв работника из отпуска и на перенос влияет, прежде всего, производственный процесс. Но в любом случае, принятие окончательного решения остается за работником.
Если в представленных ситуациях отзыв из отпуска и перенос отпуска является правом работодателя, которое, однако, реализуется с согласия работника, то в следующем номере мы разберем ситуации, когда работодатель будет обязан перенести либо продлить отпуск работника по его желанию.
Отзыв, перенос и продление отпуска: что, когда и как?
Понятие «перенос отпуска» приведено в предыдущем номере, продление же отпуска предполагает, что количество дней, на которое должен быть продлен отпуск, присоединяется к ежегодному оплачиваемому отпуску таким образом, что между днями «продления» и самим отпуском не образовывается перерыва (т.е. работник не выходит на работу)
Статья 124 ТК РФ определяет, что продление или перенесение отпуска возможно и является обязанностью работодателя в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (таковыми могут быть: обязанности присяжного заседателя, участие в судебном процессе в качестве свидетеля, военные сборы, участие в работе избирательных комиссий);
- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если с первыми двумя случаями переноса либо продления вопросы не возникают, то возможность расширительного толкования последнего пункта может вызвать затруднения, как у работодателя, так и у работника.
Для разрешения таких ситуаций Минтрудом и его структурными подразделениями издаются письма. Так в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 01.06.2012г №ПГ/4629-6-1 «О продлении отпуска в случае ухода за больным членом семьи» сказано, что обязанность продлевать отпуск на число календарных дней нетрудоспособности, в случае если временная нетрудоспособность наступила в период пребывания в ежегодном оплачиваемом отпуске, возникает у работодателя только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Следовательно, такой случай как болезнь члена семьи, может быть предусмотрен в локальном нормативном акте, принятом работодателем в установленном порядке, в качестве основания для продления ежегодного оплачиваемого отпуска, сам по себе факт болезни члена семьи работника не дает ему право на продление или перенос отпуска.
Также прохождение в период отпуска медицинского осмотра (при отсутствии признаков временной нетрудоспособности) основанием для продления или перенесения отпуска в силу закона не является
Обязанность продлить либо перенести отпуск возникает у работодателя, когда работник совмещает работу и учебу в образовательном учреждении высшего профессионального образования, имеющем государственную аккредитацию. Руководствуясь статьей 173 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику учебный отпуск. Если данный отпуск приходится на основной оплачиваемый отпуск, то работодателю необходимо либо продлить основной отпуск на срок учебного отпуска, либо перенести на другой срок. Важно помнить, что учебный отпуск перенести нельзя, так как он предоставляется на основании справки-вызова.
Существуют обстоятельства, при которых у работодателя возникает обязанность переноса отпуска в случае подачи соответствующего заявления работником:
- работодатель не перечислил отпускнику оплату за время отпуска своевременно, то есть позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (часть 2 статьи 124 , статья 136 ТК РФ).
- сотрудник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала (часть 2 статьи 124 ТК РФ).
В большинстве случаев инициатором именно переноса отпуска является именно работник. Работником составляется заявление о переносе отпуска и подается работодателю. В этой ситуации работодатель не обязан отпуск переносить, но имеет право согласиться с сотрудником.
Продление или перенос?
Статья ТК РФ, перечисляя случаи продления или переноса отпуска, не указывает, когда отпуск нужно продлевать, а когда нужно переносить. Какие-либо нормативные акты с момента принятия действующего ТК РФ не отвечают на такой вопрос. Однако, как известно, многие нормативные акты, изданные в период существования Советского Союза, действуют и сейчас (но со значительными ограничениями).
Так, ст.18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30 апреля 1930 г. N 169 указывает, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.
Действительно, положения Правил отвечают требованиям логики: продлить отпуск, который даже еще не начинался, невозможно, следовательно, такой отпуск можно только перенести. Однако, в случае, если отпуск начался, то возможен как перенос неиспользованных дней на другой срок, так и продление, ведь ст.124 ТК РФ допускает и тот, и другой вариант. Поэтому Правила об очередных и дополнительных отпусках не стоит рассматривать как ограничение для работника и работодателя разрешить вопрос путем переговоров и принятия взаимовыгодных условий.
Документальное оформление
Документальное оформление продления либо переноса отпуска достаточно простое.
Когда инициатива продления отпуска исходит от работника, то он пишет соответствующее заявление либо устно обращается к работодателю. В обязательном же порядке письменное заявление работника на перенос отпуска требуется только тогда, когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска.
Повторим, если же инициатива исходит от работодателя, то в данном случае от работника нужно только согласие, которое может быть выражено в различной форме: в отдельном письменном документе, отметкой в приказе о переносе отпуска, в устной форме. Но, конечно же, лучше получать согласие работника, которое будет отражено в документах организациях.
Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем необходимо указать:
- Основание переноса;
- Новый срок отпуска;
- Данные работника и должность.
На основании данного приказа вносятся изменения в график отпусков.
Оформление продления отпуска значительно проще, т.к. продление происходит «автоматически», поэтому писать заявление на продление отпуска и издавать соответствующий приказ об этом не обязательно. Работник лишь должен предоставить документ, подтверждающий основание для продления отпуска.
Если необходимость продления отпуска возникла в связи с временной нетрудоспособностью работника, то работник предоставляет листок нетрудоспособности, выдаваемый в общем порядке. При этом ежегодный отпуск продлевается на все дни временной нетрудоспособности. Но согласно части 1 статьи 120 ТК РФ период ежегодного отпуска не продлевается на дни болезни, которые совпали с нерабочими праздничными днями, поскольку праздничные дни не являются отпуском. Кроме того, в соответствии с Письмом Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, если работник взял больничный во время отпуска с последующим увольнением, то данный отпуск на дни больничного не продлевается, однако пособие выплачивается за все дни нетрудоспособности по общим правилам.
Срок, на который продлевается либо переносится отпуск, определяется работодателем, но с обязательным учетом пожеланий работника.
При продлении отпуска число его дней не меняется, поэтому работодатель не должен пересчитывать выплаченные сотруднику отпускные. В случае переноса отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска. Важно помнить, что по общему правилу удерживать из заработной платы отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено. Работодатель может зачесть выплаченные отпускные в счет выплат, причитающихся сотруднику в следующем месяце.