Как правильно пишутся даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить!
Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату.
Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Датой документа является дата:

• его подписания (распорядительные документы, письма) или
• события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
• для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения¹.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления в силу. Кроме того, дата как элемент присутствует в составе разных реквизитов документа.

В настоящее время действует несколько документов, в которых регламентированы способы проставления даты.

Обратите внимание, что применение ранее действующего ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования» на территории Российской Федерации прекращено с 01.01.2022 без замены на новый аналогичный документ (приказ Росстандарта от 27.12.2021 № 1857-ст).

В действующем ГОСТ об оформлении организационно-распоряди-тельных документов про интересующий нас реквизит сказано немного:

Фрагмент документа

Что мы видим в этом стандарте?

При цифровом способе оформления даты ее элементы приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками:

• 2 цифры для обозначения числа;
• 2 цифры – для месяца;
• 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.»

Пример: 01.09.2022 или 21.02.2022.

Если же дата оформляется словесно-цифровым способом, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает:

• после 4 цифр года ставить сокращение «г.»;
• если дата состоит из 1 цифры, то 0 перед ней не ставить.

Пример: 1 сентября 2022 г.

Обратите внимание, что между цифрами года и сокращениями «г.» или «гг.» должен быть пробел: 2022 г., 2020–2022 гг.

Дата документа оформляется без кавычек.

Но какой способ оформления даты будет применяться при оформлении того или иного реквизита в определенном виде документа, будет зависеть от правил, указанных в конкретных локальных нормативных актах (ЛНА) организации по оформлению документов (инструкциях, регламентах и др.). Он может отличаться от указанных в рассмотренном выше ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применение данного стандарта носит добровольный характер для организаций различных форм собственности, за исключением государственных органов и органов местного самоуправления.

В соответствии с приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» данный стандарт носит обязательный характер для этих органов, поэтому они обязаны четко применять правила оформления даты, указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Остальным организациям при оформлении даты в документах желательно все-таки придерживаться Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных Росархивом в 2018 году, и закрепить особенности оформления даты в ЛНА.

Поэтому далее поговорим про особенности оформления даты различными организациями в различных реквизитах и ситуациях.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.10) в примере показывает нам, что при словесно-цифровом способе число месяца внутри даты должно быть обозначено 1-й цифрой от 1 до 9: 5 июня 2016 г.

В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.11) в этой же ситуации 0 присутствовал: 05 июня 2003 г. Такого числа дня месяца, как 05 или 01 не существует, поэтому в новом стандарте «0» был исключен.

Однако его наличие усложняет фальсификацию даты, например 1 декабря 2021 г. достаточно легко превратить в 11 декабря и в 21, и в 31 декабря того же года, подставив в начале всего одну новую цифру. Если бы перед 1 стоял 0, то такую подмену сделать было бы сложнее. А дата издания документа или иного действия либо события, указанного в тексте, порой может сыграть существенную роль. Поэтому некоторые организации в своих ЛНА закрепили старое правило, согласно которому число в дне месяца всегда должно быть двузначным.

Пример 1. Способ указания даты с кавычками в бланке

Какой способ оформления кавычек выбрать («ёлочки» или “лапки”), также решает организация. Однако существует понятие «полиграфических» кавычек: в печатном тексте (в газете, журнале или книге) кавычки всегда должны иметь вид скобок: «». Это же правило перешло в официально-деловой стиль, поэтому рекомендуется придерживаться его при оформлении даты в бланке документа.

В Примерах 2 и 3 показаны правила проставления даты в бланке документа при угловом и продольном расположении реквизитов. Дата всегда располагается слева, а регистрационный номер справа, т.к. сначала документ датируется, а затем уже регистрируется.

Пример 2. Бланк письма

Пример 3. Бланк приказа

Пример 4. Гриф согласования

Пример 5. Виза внутреннего согласования

Пример 6. Резолюция

Пример 7. Гриф утверждения

Пример 8. Отметка о заверении копии

Пример 9. Отметка об исполнении документа

Некоторые мероприятия или события длятся некоторый период времени (например, совещания, заседания, различного рода проверки). Поэтому в таких документах, как акт или протокол, дата документа будет фиксировать весь период события.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания: 27–28 января 2022 г. или 27–28.01.2022.

Тире (–) длиннее дефиса (-), использовать надо именно тире. Чтобы напечатать его, одновременно нажимают «Alt» внизу клавиатуры слева и «-» вверху справа.

Пример 10. Заголовочная часть совместного документа

О том, что для госорганов и органов местного самоуправления ГОСТ Р 7.0.97-2016 является обязательным, мы уже сказали (в силу приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»).

В 2018 году Росархивом еще была разработана Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, требования к оформлению даты в которой аналогичны ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Некоторые особенности имеют способы оформления даты в федеральных законах и федеральных конституционных законах, а также в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации. В утвержденных приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления указано, что при оформлении проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации дата проставляется ниже реквизита подпись словесно-цифровым способом. В данных документах после указания года слово «года» пишется полностью: 22 апреля 2020 года или 3 сентября 2020 года.

Пример 11. Указ Президента России

Датой принятия федерального закона считается день принятия его Государственной Думой в окончательной редакции. Она оформляется в заголовочной части документа словесно-цифровым способом, так же как в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации (см. Пример 12).

В постановлениях Правительства Российской Федерации дата оформляется словесно-цифровым способом в заголовочной части, но слово «года» в конце пишется сокращенно «г.»: 27 февраля 2021 г. (см. Пример 13).

При ссылке в тексте документа на ранее изданный документ его дата обычно указывается цифровым способом, например: «на основании пункта 2 статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”».

Пример 12. Федеральный закон РФ

Пример 13. Постановление Правительства РФ

При бумажном делопроизводстве дата документа проставляется:

• должностным лицом, подписывающим / утверждающим документ, либо
• службой делопроизводства при регистрации документа (после подписания).

Дата подписания электронного документа фиксируется информаци-онной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Внедрение электронных документов в бухгалтерском учете влечет за собой разделение понятий «дата приема» в акте и «дата формирования подписи». В первичных учетных документах дата подписания документа может отличаться от даты фактического приема работ / услуг. Например, при общей системе налогообложения расходы в налоговом учете при методе начисления принимаются по дате приема работ / услуг, если договором не предусмотрено иное (согласно ст. 272 НК РФ). Дата формирования электронной подписи не определяет свершение события хозяйственной деятельности (за исключением случаев, когда иное прописано в договоре или утверждено в учетной политике организации). В рассматриваемой ситуации услуги необходимо относить к тому периоду, который зафиксирован в дате приема услуг, указанной в первичном учетном документе.

Дату оформления доверенности предпочтительнее зафиксировать буквенным вариантом написания – это когда цифры в дате не используются совсем. Это заимствовано из нотариальной практики. Оформление даты прописью существенно усложняет внесение в нее изменений и повышает защиту доверенности от фальсификации.

Пример 14. Доверенность

Пример 15. Титульный лист ЛНА

Пример 16. Обложка дела

На обложке дела при передаче его в архив дата указывается словесно-цифровым способом: сначала число, затем месяц и год; число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом; слово «года» пишется полностью (см. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, 2018). См. Пример 16.

При заполнении строки «Крайние даты» на обложке дела указываются даты (год(ы)) заведения и окончания дела в делопроизводстве: 5 февраля 2020 года – 15 декабря 2020 года.

Пример 17. Описание книги в сноске

Правила написания дат в текстах документов отличаются от их написания в других реквизитах. Рассмотрим на конкретных примерах.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью:

Пример 18. В тексте только год

Пример 19. В тексте указываем квартал года

Пример 20. В тексте указываем полугодие

Пример 21. В тексте указываем учебный год

Пример 22. В тексте указываем период из календарных годов

Пример 23. Предлог перед цифрой

Пример 24. Предлог перед словом согласуется с ним

Пример 25. Слово «год» / «годы» при указании периода пишется 1 раз

По материалам сайта http://www.gramota.ru

Слова и обороты деловой речи, не требующие выделения знаками препинания

В списке представлены слова и выражения, о пунктуационном оформлении которых часто спрашивают посетители «Справочного бюро» ГРАМОТЫ.РУ 
Следует запомнить, что эти слова обычно не выделяются знаками препинания:

Какую дату ставить в документе?

Датой документа считается дата его подписания, для акта — дата события, для протокола — дата заседания, принятия решения.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:

Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.

Как писать, с пробелом или без пробела: 1500г.; 150г. до н.э. / 1500 г., 150 г. до н. э.?

Графически наличие пробела — признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008-2014 гг., с 2001 по 2008 г.

Можно ли так писать дату в документах: 19.04.08?

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год — четырьмя арабскими цифрами: 19.04.2008.

Если дата записывается цифрами (22.08.2007), уместно ли после 2007 писать «года», и если уместно, то как правильно это делать?

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Как правильно писать: 2000-2002 г.г. или 2000-2002 гг.?

Принятое сокращение слова годы — гг.

Следует писать: 2000-2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный — две тысячи второй годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа.

Когда применять наращения?

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: 10-й класс «Б»; ученик 11-го класса; 1-й вагон из центра; 5-й уровень сложности; занять 2-е и 3-е места; в начале 90-х годов, 12-й маршрут.

Наращение не используется:

Как применять наращения?

Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

По закрепившейся традиции наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 25-я годовщина (двадцать пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двубуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го дня (пятого дня), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го издания (из тридцать второго издания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивают:

а) только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

б) у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м — 20-х рядах.

Источник: Справочная книга редактора и корректора: Редакционно-техническое оформление издания / Сост. и общ. ред. А. Э. Мильчина. М., 1985.

Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?

Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Росийской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем…

Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.

Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?

После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.

Например, корректно:
С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д.О. Иванцева

Нужна ли точка после подписи в деловом письме?

Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.

Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.

Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов — восклицательный знак или запятую?

Первая фраза делового письма — обращение — может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 17.10.2022 N 88-18803/2022 по делу N 2-3453/2021
Категория спора: Кредит.
Требования заимодавца: О взыскании основного долга по договору займа.
Обстоятельства: Факт передачи истцом денежных средств ответчику подтверждается распиской.
Решение: Удовлетворено.Суд первой инстанции, оценив экспертные заключения по правилам, установленным в статье 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, принял их в качестве доказательств. Относительно выводов судебной экспертизы в части технического исследования расписки, суд первой инстанции указал, что соотносимость даты, которая указана в расписке, и времени фактического написания расписки, не имеет существенного значения для рассмотрения и разрешения дела по существу, поскольку само по себе содержание расписки подтверждает факт передачи денежных средств заемщику займодавцем, независимо от даты их фактической передачи (в момент написания расписки или в иной срок); расписка сама по себе только фиксирует наличие договорных заемных обязательств и фактическое получение денежных средств заемщиком. Из буквального содержания текста расписки следует, что ответчик ознакомлен с текстом расписки, его содержанием, смысл которого ему понятен, подтверждает изложенные в тексте расписки обстоятельства. Факт написания (подписания) расписки ответчиком не оспорен.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 19.04.2022 по делу N 88-8705/2022, 2-252/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О взыскании заработка за задержку выдачи трудовой книжки; 4) Об изменении даты увольнения.
Обстоятельства: Истец указал, что был уволен по собственному желанию. В день увольнения приказ об увольнении, трудовая книжка, медицинская книжка и справка для биржи труда истцу выданы не были. Медицинскую книжку истец смог получить спустя месяц, а остальные документы спустя несколько месяцев.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено в части; 3) Удовлетворено в части; 4) Удовлетворено.Суд апелляционной инстанции отметил, что оценивая по правилам ст. ст. 67 и 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации представленные сторонами спора доказательства, суд первой инстанции верно не принял в качестве доказательства, подтверждавшего дату увольнения истца с 14 августа 2020 года представленную ответчиком копию заявления Д. об увольнении по собственному желанию от 31 июля 2020 года, поскольку оригинал данного документа ответчиком утрачен, а истец оспаривал факт написания им заявления 31 июля 2020 года с даты 14 августа 2020 года, настаивая, что это заявление им было написано 20 апреля 2020 года по согласованию с директором магазина об увольнении с этой же даты, но без проставления даты написания заявления и даты увольнения.