Можно ли в современном мире обойтись без документов сочинение

«Documentum» с латинского – «доказательство». Именно эта роль отведена документам и документообороту. Они позволяют сохранять и передавать информацию как в пространстве, так и во времени. Как только появились первые знаки и символы, которые человек мог оставить, – появились и самые первые документы.

Роль документа

Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре. Нет необходимости верить на слово или не верить человеку, который передает распоряжение, требование, пожелание, сведения о количестве чего-либо (товара, переходящей в распоряжение собственности). Вместо этого необходим соответствующий документ.

Каждый человек с самого рождения сталкивается с массой документов:

• справкой из роддома;
• свидетельством о рождении;
• аттестатами;
• свидетельством о браке, о смерти.

Одновременно документом (в идеале) завершается каждая покупка. Каждый кассовый чек – это документ, правда, фискальный. Кассовый чек подтверждает факт купли-продажи. А вот для безналичных расчетов нужны специальные расчетные чеки – они имеют четко определенную, заранее установленную форму. На основании этих документов формируют другие, которые сопровождают деятельность магазина, банка и так далее.

Документ

В целом, в делопроизводстве, документом называют материальный носитель любого вида (бумага, пленка, цифровые носители) с отраженной на нем информацией.

Без документооборота перестанет функционировать не только отдельное предприятие, но и общество в целом. Идеалистические взгляды и идеи о том, что люди могут быть просто ответственными и выполнять все данные ими обещания, неисполнимы в реальности. А значит, часть документооборота будет работать на то, чтобы зафиксировать обязательства и добиться их исполнения – как простыми гражданами, физическими лицами, так и компаниями, то есть юрлицами.

Более того: накапливаемой о людях и их деятельности информации настолько много, что без системы документов не смогла бы работать ни одна отрасль и сфера деятельности, даже самая простая.

Значение документов очень велико, а задач у них немало. К ним относятся:

1. хранение и накопление данных;
2. ведение учета;
3. возможность многократного использования;
4. возможность передачи другим людям;
5. возвращение к сведениям в определенном временном периоде;
6. наличие или обеспечение доказательной силы.

Создание и оборот документов позволяют не только создать «внешнюю память» о действиях человека (информационная роль), но и передать сведения, приказы, обязательства, потребовать исполнения (коммуникативная роль) и даже подтвердить его правоту (правовая роль).

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Документ — явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.

В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Все прекрасно знают, что в нашей стране и в наше время любой документ имеет огромную силу. Он может запретить или разрешить какое-либо действие. Наличие документа избавляет нас от многих проблем.

К примеру, у мамы есть паспорт, а у меня свидетельство о рождении, благодаря которому я имею право купить билет, так как уже являюсь юным гражданином России. Это мой первый документ, его дают, когда рождается ребенок. В нем написаны моя фамилия, мое имя, гражданство, фамилии моих родителей.

Есть у меня и еще документ. Это медицинский полис, по которому я могу получить медицинскую помощь. И это здорово!

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение».

С какой бы деятельностью человек ни столкнулся, ему потребуется определенный набор документов. Например, когда мои родители строили дом, кроме строительных материалов, им нужен был какой — то план, разрешение, свидетельство, справки на получение кредита. И чтобы собрать все необходимые документы, нужно было потратить много времени. И хорошо, что теперь в России создали сеть государственных услуг МФЦ (многофункциональный центр). Теперь такой центр есть и в нашем Чамзинском районе. Он помогает людям в оформлении документов на землю, дом. Можно оформить и получение паспорта, и много другое. Там нет длинных очередей, все люди приходят по записи в определенное время. И люди, которые там работают, доброжелательные, всегда готовы помочь, подсказать и вежливо ответить на все вопросы. Нам с мамой там очень понравилось.

Конечно, это очень удобно: не надо ходить по многим инстанциям и государственным учреждениям, собирать кучу документов и справок.

Я считаю, что каждый документ в жизни человека важен и играет свою особую роль.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации

Анализ роли документа в жизни человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Скачать: